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如何防止採購亂象

pc

公司因為長久沒正式IT職位
導致一些稍微懂資訊的其他單位 一直以來都自己買3C硬體進來
在我進來之後發現其他單位主管 會動用公司預算在網路上買組裝電腦
也沒有通知IT評估是否真有需求
這些組裝電腦都沒有廠商support
到時出問題一定都要IT搬電腦去送修,而且非常難以管理各種設備亂象
後續維修問題會很麻煩
大家有方式解決這問題嗎?
我的想法都是要採購品牌電腦 不能讓採購流程再亂下去了
這樣也導致IT預算被隨意亂花掉

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小魚 iT邦高手 1 級 ‧ 2017-07-27 20:36:35 檢舉
除非有上級支持,要不然你就只能上網抱怨了...
魷魚 iT邦新手 1 級 ‧ 2017-07-28 08:14:40 檢舉
我也這樣認為,既然沒有正式IT職位,那就要看貴公司的採購流程
如果都照流程走.....那就無力回天了QAQ

如果要改變流程,先變成採購或IT人員比較有解:D
結果上級就是亂象的來源這樣會很悲劇
hon2006 iT邦大師 1 級 ‧ 2017-07-28 09:12:43 檢舉
那要看你們公司是會定期汰換電腦還是用到壞才換,過保的品牌電腦比組裝電腦還難處理,你做久了就知道組裝電腦反而比較容易更換零件,話說電腦回來不是要先判斷那裡壞了再送修,既然知道那裡壞了就隨手換一換,不然你整天坐在那裏也看不出有產值,很快就被人力精簡了.
CalvinKuo iT邦大師 7 級 ‧ 2017-07-28 09:30:15 檢舉
不然用租賃的,一則都是品牌電腦,二則IT預算固定(幾台電腦租金多少),三年到期一半就是新約換新或加價購回(要保固就得再簽約)...
品牌電腦一般都有8*5三年保固,打通電話就可以叫修,沒用到是最好的...
很多品牌都用特規的主機板與電源供應器,自行維修大概也只能淘寶或買二手零件....
看你想怎麼說服高層主管了... 畢竟若IT只是總務人員兼任,這塊不熟也麻煩...
到時出問題,那就等吧!! 等真的"出問題",
你又能輕鬆愉快的解決問題後,
再跟上面提出你的建議,
現在提,上面還不知你有沒能力解決問題,
只知道你檢討了其他單位主管的作法,
老闆就是信任這些主管,才升主管的,
先觀察再動作,不紅還能生存,莫名黑了,日子一定過得很精采。
hon2006 iT邦大師 1 級 ‧ 2017-07-28 15:30:35 檢舉
總務兼it阿! 真是辛苦了,
沒有得到老闆的支持, 你什麼也不行
除非你能說服老闆, 如其他部門自行購買電腦硬件及沒有得到老闆 / 上級批准, 所有硬件均不能到會計部 claim 回 money, 所有不是公司電腦硬件不獲 IT 部支援 .... 看看還有沒有人亂買硬件?
goodday18 iT邦新手 5 級 ‧ 2017-07-31 13:31:40 檢舉
雖然亂象看在眼裡很為難
但沒有正式IT職位如果你發聲真的會替你感到擔憂
先顧好自己吧
組裝電腦都沒有廠商support => 老闆表示,那我養 IT 要幹嘛
什麼都要 廠商支援,那IT 人員要幹嘛 => 以上是當初我問過老闆,老闆給的答案
本公司連 SERVER 都是 DIY 自行組裝的,老闆都沒再怕的,我們IT都只能備份備份在備份,沒事要跑災難復原,備份資料要仔細檢查
備份硬碟時間到就要換掉,不然出狀況倒楣的就是 IT
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做工仔人!
iT邦高手 1 級 ‧ 2017-07-27 20:48:58

1.先說服老闆下一道命令:
凡資訊用品的請購單或採購單上沒有資訊人員簽名.公司概不付款.
費用由購買人員自行支付.
2.自己可不可以"公平"而且"合理"的評估各單位的需求並頂住各單位主管的壓力?
=>這部份最好是有一份資訊備設的汰換計劃或需求規劃來做支撐.這份資料要先取得老闆的同意.

aptx1596 iT邦新手 4 級 ‧ 2017-07-27 21:02:26 檢舉

幾個實務問題跟大家的分享:

  1. 常見的狀況是IT主管對於"文書需求"的錯誤評估,對呀 他認為助理工作只有操作EXCEL(所以配給他Core2 2GB WIN10 OFFICE2010電腦) 但是他把EXCEL當資料庫用啊,我曾經真的遇過一張超複雜的表,傳統硬碟的電腦,根本打不開,同一個檔案搬到SSD的環境才有辦法打開。但部門主管交辦的工作,還是要完成啊,所以最後部門主管就會自己調配部門內的電腦,導致資訊設備管理作業的混亂。
    1.1 所以大大說的汰換計畫一定要有。
  2. 另外,就是如果是補助品(員工也要出錢)的話,還有公司有無能力拿到好價錢的問題,如果公司買的筆電總是比市場貴10%~15%的話,員工也會不想要公司買。
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ak02
iT邦研究生 3 級 ‧ 2017-07-28 09:19:12

照公司制度走就好了,不要違反自已的職業道德就好了。

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海綿寶寶
iT邦超人 1 級 ‧ 2017-07-28 10:01:37

我覺得你的工作態度很積極
/images/emoticon/emoticon12.gif

但是在貴公司這個環境

公司因為長久沒正式IT職位

我建議你
除非你是老闆的小孩
或是有什麼能替公司賺大錢的點子
不然
就不要多管閒事
/images/emoticon/emoticon16.gif

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chsinzk
iT邦新手 3 級 ‧ 2017-07-28 10:27:37

就很單純

誰說了算找誰

不然你想半天

老闆不同意有什麼用

一般來說都是買固定型號的品牌電腦

有問題可以報修

甚至有相同的備用機替換

所以你的角色是新任IT?

如果不是......你又想管這一塊

會得罪很多......人吧

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T.M.R
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-07-28 11:14:55

本人做IT採購評估,提供給您參考我們公司採購的作法,

程序為:請購單位申請人--->請購單位主管核可簽章--->資訊課採購人詢比議價(評估是否使用備機或其他解決方案,不見得同意請購)--->依核決權限5萬內由資訊課主管結案--->5萬以上~14萬9999由管理部協理核可簽章--->15萬以上~999萬由總經理核可簽章,超過1000萬就要經過董事長同意了。

所以我覺得公司制度必須要夠完整與嚴謹,不過連公司上頭都不在意,都是些食古不化又很頑固的老人,那還是乖乖做事明哲保身就好,是可以可慮以其他方式來讓自己做事效率增加,但還是受到層層阻撓,那我覺得倒不如另謀他職更快,核決權限、採購流程都必須要有標準SOP。

不過實際上我也不贊同資訊只需要做到評估與建議這塊即可,採購的動作由採購人員去做即可,目前我單位也正在往這方向努力中 (要不然我天天在跟廠商談價錢就飽了,事情都不用做的捏~)

至於我們公司還是以買品牌電腦為優先考量 (保固內到府收送或現場更換硬碟,不用跑出去),

才不會有規格不一的情況,除非有部門需要開視訊會議系統(加顯卡)、或是需要用到繪圖軟體如

Illstrator等才會採購稍微高一點的品牌電腦 (ex.繪圖工作站)

資訊部門如果能直屬於某個大主管之下,其實就不用怕得罪誰了 (名正就言順)

之前我們也是直屬於總經理室,之後新任總經理覺得不太想管就在丟給管理部...

所以後面就呵呵.... 希望有幫助到您。

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丹尼
iT邦研究生 4 級 ‧ 2017-07-29 08:06:57

電腦很簡單 憑收據請款阿

用資產管理塡申請單,主管簽核

電腦硬體很便宜了

送修.....保固五年舊汰新

丹尼 iT邦研究生 4 級 ‧ 2017-07-29 08:07:40 檢舉

擋人財路要不得事情

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愛.迷路
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-07-30 08:09:32

其實不見得要品牌電腦,品牌電腦你要送修、過保要更換零件都不是你想的那麼美好,特別是一些扁扁的,小小的那種。規格要統一,那更是不可能的事,一般公司不可能讓你一次汰換所有電腦。
我想你的重點應該是沒有IT,後續維修很麻煩。所以我建議
1.收回電腦採購權,不要讓各單位自行採購(各單位可以提請購)
2.找兩三家當地的電腦公司配合(帳還可以月結),保固要求至少三年,有問題直接請對方來處理。因為外面維修還是沒有自己IT快,所以可以準備一兩台備用機(這個也可以跟廠商要求)
3.把各部門使用的IT費用每月統計列表,我相信老闆會很有感覺。我相信一個可以沒有IT的公司,老闆絕對不會想把錢花在亂買電腦硬體上,軟體更別說了,大概都是盜版吧。

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