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Maill 備份問題詢問

各位前輩大家好
小弟有一個很菜雞的問題想請教一下觀念


1)現在公司的email都是所有人共用一個,頂多每個人所發出的信件能夠用簽名檔辨別是誰寄出的
用的都是thunderbird的email收發工具,公司有專屬網域名,email是使用google的服務,架構是IMAP。
對年輕人來說 所有資訊集中在一個email裡,只要善用搜尋其實不難很快找到自己想要的資訊,好處是能確保所有的重要資訊會有多人同時關注,不至於超過時效還沒人處理,但是對一些年紀較長的同事會覺得裡面資訊太多太雜了,他只想看跟他有關的就好。

因此,較有規模的公司都是在員工到職時會配發一個他專屬的信箱並套用公司的網域名,例如
ABC@XXX.com.tw
並訂制cc規則

我有疑問的是,當這位員工離職時,他所有的信件往來紀錄,我能不能不需要另外花時間整理,自動回歸到總信箱裡面?

2)由於是IMAP架構,幸好目前都沒有遇到惡意刪信的員工,我自己有架NAS,但不想用NAS提供的email管理軟體,怕大家又不習慣,能夠讓NAS自動排程或隨時備份google上的email信件嗎?

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黃彥儒 iT邦高手 1 級 ‧ 2021-09-09 17:55:55 檢舉
一,不行
二、可以
ks1217 iT邦研究生 3 級 ‧ 2021-09-09 18:07:11 檢舉
看看Google Mail是否有Email log服務, 把所有進出的郵件都備份下來,
即使離職人員把信都刪了, 也還可以從LOG找出信件.
我司使用SPAM+LOG, 進出信件保存七年.
kenwhz iT邦新手 5 級 ‧ 2021-09-09 23:15:27 檢舉
我舉例一下實際情境

假設今天有兩個新進員工
我分別以公司網域派發給他們各一個email信箱
一位是設計AAA@XXX.com.tw
及人資BBB@XXX.com.tw

後來業務縮減
人資這個職位我沒有足夠的工作養他,只好裁撤

但人資這個職缺還是有零星的工作要做,而且需要用到以前BBB的往來信件
讓AAA 兼著做

如果這兩個email之間是獨立的,那AAA就得想辦法去以前BBB的舊信箱翻資料,或是管理者得幫AAA 想辦法把BBB的信件全部搬到AAA 的信箱裡 ,那萬一之後又有人資這個職位了,似乎又沒辦法很快地把本來被搬到AAA信箱裡的信再全部拉出來

如果說能類似群組的概念,或者說 每個使用者代表的只是不同窗口
@的前面只是用來辨別身分,當外部信件寄到 BBB@XXX.com.tw時只有BBB會看到(但admin可以看到所有信),實際上所有人用的信箱其實都還是同一個,共用同一個信箱空間

當今天BBB離開公司了,我只需要在同一個信箱底下作業,把他的那個窗口的帳號看是要改名,或是搬移後刪除就好,不用一個一個帳號去登入、搬移、創建⋯
1. 有,但是要是企業板,最高級的那個才有,之前商務版有,但是被拿掉了
2. 有,也是要花錢買有這項功能的 NAS 或是雲端服務,但已經是企業版了,無限容量備份,還需要花錢買其他服務嘛 ???
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我有疑問的是,當這位員工離職時,他所有的信件往來紀錄,我能不能不需要另外花時間整理,自動回歸到總信箱裡面?

這邊我比較常見的做法。是公司內部所有信件都會統一轉發一份到一個總控管的信箱。該信箱平常是沒人使用。當員工離職時。就會直接封鎖該帳號但不刪除。(怕有附件相關的東西)
轉發控管的目的就是忉員工去砍信。但實際並不會直接砍掉員工的帳號。只做封禁處理。

由於是IMAP架構,幸好目前都沒有遇到惡意刪信的員工,我自己有架NAS,但不想用NAS提供的email管理軟體,怕大家又不習慣,能夠讓NAS自動排程或隨時備份google上的email信件嗎?

如果你是用GMAIL的企業信箱。我映像中它本身就有自動備份的設定。會佔用雲端空間(要花錢)

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raytracy
iT邦大神 1 級 ‧ 2021-09-09 22:05:56

你提到用 Google 信箱, 就用 Google 的方法解決:

  1. Google 可以設定郵件規則將每封信加上 BCC: 暗中複寫到指定信箱; 但是這個方法不是正規作法, 因為可能涉及隱私爭議和員工管理的法律問題. 此外, 如果你的規則中會將信暗中寄給其他信箱的話, 在用戶登入 Gmail Web 介面的時候, 上面會出現警告字樣, 告訴你信箱已經被人 BCC 了...這個方法雖然可以保存信件資料, 但是由於不具有: 不可否認性, 所以作為法律證據時, 其證據力會受到挑戰.

  2. 購買 Google Vault 服務 (在 Google Workspace Business 以上等級的方案是內建免費的, 其他較低價方案要加價買), 這是 Google 官方提供給企業保存員工資料專用的服務, 你可以將離職信件或 G Drive 檔案鎖在這裡面, 以後可以經由法律調閱, 這個方法符合法律上電子蒐證(又稱: eDiscovery)的合規性與不可否認性, 可以明確作為法律訴訟上的證據.

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japhenchen
iT邦大師 1 級 ‧ 2021-09-10 08:04:13

找個好的系統整合公司幫你們規劃郵箱伺服器吧,人少於50的可以考慮用GWS或Outlook365或AWS
.......平均每人每月少於200元台幣,可擁有自己公司的域名及個人專屬信箱一兩TB空間...以及堅強的垃圾信篩選機制

如果是多於一兩百人的公司,才考慮自架主機

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