365微軟官方有建議的離職操作程序
可以去搜尋來看
微軟的建議是把離職人員轉為共用信箱
這信箱可以再次掛載到部門主管或其他人
但是共用信箱基本上還是佔據雲端空間
不過我不清楚共用到底會搞爆哪個空間
所以其實最後要清除信箱的
看過不少公司離職信箱管理模式大多有些離奇
在以前用本地mail時
常常都把無數不知多久的pst丟往NAS
最後就不知那些資料有啥用了
只是吃了10年空間還在那
你的問題出在
每年續約前都不統計實際使用授權數量，才會發生這件事情。
人員離職且確定不會再補充該職缺，下一次續約就應該跟廠商說「我們公司M365xxx方案授權數-1」。
誰要去統計這個實際使用數量？
誰要去跟廠商反應「續約時授權數要增、減」這件事？
以我公司來說就是我這個IT要做的。
你的話，你要去問你們公司誰要做這件事情。
如果只是要收未來的郵件，用別名 alias
如果有需要保留、使用之前收到的郵件，可以轉為共用信箱Shared Mailbox。Shared mailbox不需要授權，但還是會占空間。
有一個最簡單粗暴的方法，您參考看看
講的專業點這方法叫：職務角色命名法，說人話就是一個蘿蔔一個坑
以公司通常是最強勢的業務部為例:
業務主管：sales_mgr@abc.com.tw
業務人員：salesXX@abc.com.tw (XX為流水號,看業務部門人數決定流水號位數)
要顯示個人名字一律在郵箱裡的顯示名稱或收信軟體/簽名檔中作設定。
人員離職時，先設定給交接人或主管收信，問一下還會不會補新人，如果不會補，看多久後能刪信箱？會補等新人真進來再交接給新人就好。
如果業務部能接受這命名規則，其他部門應該都不會有問題~~跟部門主管溝通時，就朝不會錯失商機及節省費用這方面作訴求
由於人員離職免不了，因此會偏向依照性質不同，建共用信箱來給廠商或客戶，例如marketing@xxxx.com
如此不管人員離職，客戶或廠商都是寄到這個信箱，然後將這個信箱授權給需要的人去存取，以後也不用怕找不到以前的資料
以前這方法不好用，因為垃圾信太多，現在倒是還好，不過其實久了還是會有一些廣告信，可以參考看看
iThome鐵人賽
看影片追技術