電腦版Outlook 封存郵件無法包含有作標幟的郵件

outlook 封存標幟

aaronyeh 2024-11-14 00:44:54 ‧ 515 瀏覽

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我們是使用m365 exchange plan 1郵件空間方案。
因最近同事雲端郵箱快要滿了，要協助同事封存郵件下來本機。
但在電腦版outlook跑封存時，只要那封信件是有被標幟(待處理)，封存的動作就會略過這封郵件。

想詢問大家，是否有方法或選項，可以批次或大量的清除在不同資料夾的標幟信件嗎？

(因該同事於收件匣下，建了數以百計的分類匣，每個分類匣中又保存了數封至數十、數百封的已上"待處理"或"已處理"的標幟，暫時無法靠人工一個匣一個匣的清除，太耗時了。)

或是有方法可以讓封存這個動作，是包含有標幟的郵件也一起archive過去嗎？
(封存時有勾選"包含已核取「不要自動封存」的郵件，也是無效的。)

supermaxfight iT邦研究生 5 級 ‧ 2024-11-14 09:23:47 檢舉

MIcrosoft 365 Outlook
我習慣用本機收件夾，因為我信件都能很快的找到，所以也沒有過多的分類匣
直接本機收信匣建一個年度的資料夾，移動過去
另外我在待處理的信件使用封存這個動作，他也是移到特定資料夾
(Mail Server 是Linux體系)

因該同事於收件匣下，建了數以百計的分類匣
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1.生意作很大
2.不懂如何簡化分類
3.依靠過多分類會連自己都找不到信
4.用規則將未讀的新信往分類匣丟，會漏掉新信
然後跟你說沒收到信，一整天煩你資訊人員
5.未讀的新信統一在預設收信匣
6.如果使用者堅持，那就是他自己的事了
7.除非他暗戀你，但這又是另一件事了

小處成就大事 iT邦研究生 1 級 ‧ 2024-11-14 13:52:52 檢舉

搜尋「目前信箱」→「待處理旗標」
搜尋出全部的插了旗的郵件後，選擇那些要被封存的標幟郵件。
點右鍵，選擇「待處理」→「清除標幟」或「標示完成」
這樣會去掉標幟
這樣會去掉標幟
這樣會去掉標幟
說三次以便提醒你這樣會去掉標幟
User同意去掉標幟，去掉之後再試一次封存。
User就是想要保留標幟，那就沒轍，請他手動搬移那些標幟郵件。

aaronyeh iT邦新手 5 級 ‧ 2024-11-14 23:33:36 檢舉

這邊有實測，使用搜尋：『目前資料夾、子資料夾、目前信箱、所有信箱』，下有標幟狀況的信或是使用參數is:flagged，去作搜尋，但實際上搜出來的結果都只有1~200封，和自已概估的數千或數萬的數量落差太大了，而且搜來搜去都只能列出百來封，或是顯示不正確的結果信。
感覺他的搜尋功能可能index有損毀，所以相關搜尋出來的結果都不正確。
有必要的話，再擇期重建索引看看。

所以搜尋的方法，可能該同事的outlook是有問題的，先放棄，因為後面有找到更方便的方法。

該方法是使用"規則"，先建立一條規則，條件一：僅在此電腦上，動作是：清除郵件標幟，直接完成這條規則，再來同樣叫出規則管理，可以"立即執行規則"，這個方法可以指定信件匣及其子目錄，然後就可以一次批次清除掉不同分類子信匣中有標幟的信了。

(已有和該同事溝通過，要協助他封存的話，就不能保留標幟的，同事是同意的。
也幸好那些標幟都是待完成或已完成，效期都過了，可以不保留的。)

但這樣清除完標幟後，我跑封存，仍然是有很多信不會被封存說，現在又要開始找新的問題…為什麼封存動不了這些標幟被清除掉的信…苦惱。

不過以下ray兄有提供新的reg key的思路，目前是要再和同事約定時間後，再測試reg key調整後的作法是否有效，後續我再回覆於ray兄的回應留言區中了。

先感謝提供思路協助的大家。

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