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MIS人生—要搞企業e化 先把老闆搞定才是真!

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在這個快速競爭的年代,企業e化似乎是一條不得不走的路。日前,在某家廠商研討會中,演講者滔滔不絕的闡述:「電子表單(Workflow)系統完全不需紙張及印刷成本,不但可節省企業支出成本,且能落實無紙化辦公室的環保觀念,而表單透過網路的傳遞,節省人力也加快流程處理的效率」。在該場研討會結束後,我便前往該公司的攤位進行產品與功能的了解。
其實,在參加該研討會之前,我早已規劃今年的IT預算要做電子表單系統。主要原因是,公司的ERP系統以及因為業務需求而書量倍增的紙本表單,不但收納極佔空間且類人工簽核所衍生的書面簽寫、文件傳遞、等候簽單的流程走向無法監控,經常會有員工不慎將文件遺失,造成簽核流程拖延或是中斷的困擾。

如果導入了電子表單,便能節省傳統人工跑公文繁瑣的流程與時間;另外,想知道現在公文在誰手上,利用系統一查就有,基於以上種種導入原因以及導入後效益,於是便寫了一份電子表單系統導入企畫書給老闆。「在導入資訊系統的過程中,總難免會經歷「使用者抗拒」的情況。」,這一點我知道。只是,沒想到這位抗拒的使用者竟然是我的老闆,而其理由竟是…

在早上的每週例行的營運會議上,老總當著各部門主管的面告訴我,在他任期間不要做電子表單系統,他說,「你要我按1個Enter,就要我付新台幣1,000萬元出去,我實在沒有勇氣按下去。」

以前透過傳統紙本的方式,後面通常附上許多相關付款的附件資料,當要我付1,000萬元時,我可以看到該份公文後面附的發票、報價單,更可以自己手動著翻閱,但若使用電子表單,對我來說可就沒那麼方便了。「我要看到所有東西,才會覺得安心。」雖然說電子表單也是有附件檔的格式,但是你要1個個去點開來看,加上翻頁時也不像手動翻頁那樣有具體感,在處理上,以電子表單的話,總覺得沒有紙本速度來得快。

怎麼辦呢?這算不算是e化失敗的案例之一呢?難道我真的要像他所說,等到下1個總經理新上任時再來做嗎?我想,現在絕大部分的MIS,除了具備IT技能知識外,也必須要有說服老闆的嘗試新科技的能力才行。


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jessewang
iT邦研究生 4 級 ‧ 2008-05-26 09:17:12

同樣從事 IT 工作多年,我還是不太敢在公司推電子表單,雖然知道他的好處。但是也知道缺點在哪裡,就如作者提到的,就是那個附件,附件不是只有平面的,即使是平面的或是能夠掃瞄數位化,但是在瀏覽附件就是一大困擾,比如說設計圖。很多時候瀏覽附件是需要在桌上同時打開,三四份文件互相即時參照,以目前的螢幕來說即使換成最大尺寸還是無法這樣使用。

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-05-26 10:22:25

都是習慣的問題

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john651216
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-26 11:37:17

我也是,身在傳統產業要說服老闆使用新的東西,要花上好大的功夫,我們老闆又喜歡看廣告說那項技術好用,電子表單好用可以節省紙張的費用,就像上面提的一樣,他沒有看到其他有關的資料他怎麼敢簽名,真正要執行又是困難重重,每次要說服老闆就是一件苦差事

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fanylu60
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 19:33:19

謝謝分享

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yce701116
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-27 22:46:00

感謝提供此資訊

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gkkangel
iT邦好手 1 級 ‧ 2008-09-02 10:16:18

感謝!

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ithomelee
iT邦研究生 1 級 ‧ 2009-09-04 13:53:34

老實說,我實際使用經驗,有附件的e-form確實不方便使用,有時也不能全怪users or boss.

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lraychee
iT邦新手 3 級 ‧ 2009-09-04 15:54:24

我認為 科技始終來自於人性
人性來自於惰性
如果有惰性 但卻又不想承擔
那科技能幫的忙就有限囉!!

不過MIS對於老闆有疑慮的地方該先想好對策,這樣推行政策才會比較順利
EX:大家都用電子簽核,但老闆核准付款時用簽章...
可是特別服務老闆,別人會認為你抱馬屁股...
MIS難為阿...

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