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DAY 5
4

雲端發展之見解系列 第 5

今天來談談最有名氣的「Google 雲端連線」

「Google 雲端連線」是專為 Microsoft Office® 2003、2007 以及 2010 開發的外掛程式,方便您與公司同事同時共用並編輯 Microsoft Word、PowerPoint 以及 Excel 文件。您不但可以享受「Google 文件」的協同合作優點,還能夠繼續使用 Microsoft Office

現在檔案儲存空間現在改為「Google 雲端硬碟」,隨時可以在 drive.google.com 存取這些檔案。可以在線上上載、編輯、共用及建立檔案。不過,Google 雲端硬碟可隨時隨地透過任何裝置存取檔案。此外,如果安裝 Google 雲端硬碟應用程式,還可以使用更多檔案類型。

可以透過下列三種方式存取所有檔案、資料夾和 Google 文件:

前往 drive.google.com,登入 Google 雲端硬碟線上版。
開啟電腦上的 Google 雲端硬碟資料夾 (安裝 Mac 或 PC 版 Google 雲端硬碟時,系統會建立這個資料夾)。
使用 Android 或 iOS 裝置開啟 Google 雲端硬碟行動應用程式。

按一下紅色的 [建立] 按鈕,即可建立 Google 文件。
與您指定的對象共用文件,就此擺脫傳統的電子郵件附件。
搜尋或排序您的檔案、資料夾和 Google 文件清單。
預覽檔案和 Google 文件。

更新部份
文件集改稱為資料夾。
設定選單提供了更多選項,包括上載設定。
左側導覽區提供新的檢視方式:
我的雲端硬碟 /與我共用的文件 /活動

原本的 [首頁] 檢視畫面已移除,現在可以使用 [我的雲端硬碟] 來整理所有檔案、資料夾和 Google 文件。

新功能

將所有裝置上的檔案與 Mac 或 PC 版 Google 雲端硬碟中的檔案保持同步。
使用網格檢視模式,以視覺化方式瀏覽及搜尋 Google 雲端硬碟線上版。
按一下檔案或 Google 文件、試算表或簡報中的資料夾圖示,即可將檔案新增至資料夾。
從 Chrome 免費線上應用程式商店安裝 Google 雲端硬碟應用程式,即可使用更多檔案類型。
搭配使用 Google 雲端硬碟和其他 Google 項目

直接透過 Google+ 分享 Google 雲端硬碟中儲存的相片。
使用關鍵字搜尋圖片,不用加上標記。
Google 雲端硬碟支援 Google Goggles 技術,可識別相似的項目及地點。

分享這麼多,還不快點手重去試試,沒像google 這麼貼心的服務了
操作方法

同步處理與共用文件:「Google 雲端連線」可追蹤、管理以及同步處理 Microsoft Office 文件的所有變更,還可將這些變更同步彙整到單一的更新版本。每份透過「Google 雲端連線」同步處理的文件都會有專屬的網址,讓您可以透過即時訊息或電子郵件與協同合作人員共用。視您所設定的文件隱私權而定,其他人將可經由點選這個連結,在瀏覽器中檢視文件。
同時在文件中進行協同合作:Google 雲端連線可讓您輕鬆與其他人共用文件。當您在文件中將其他人新增為編輯者,對方會收到一封電子郵件,瞭解您與自己共用文件。他們可以開啟連結,然後在瀏覽器中查看文件。如要編輯內容,可以下載文件並使用 Microsoft Office 開啟文件。當另一位編輯者在 Microsoft Office 中編輯文件時,系統會將一切的變更進行同步處理,然後顯示在您的畫面中。
修訂版本記錄:使用「Google 雲端連線」時,您可以在線上或在離線狀態時編輯文件。每當您同步處理文件時,系統都會儲存文件的每個修訂版本,讓您輕鬆將文件還原成先前的版本。您隨時可以將文件還原為先前任一修訂版本。

安裝 Google 雲端連線
您必須先安裝「Google 雲端連線」,才能在 Microsoft Office 中使用。方法如下:

下載「Google 雲端連線」。
開啟 Microsoft Office。
按一下 [登入]。畫面會開啟一個視窗,請求您授予存取「Google 帳戶」的權限。
輸入您的使用者名稱及密碼,然後按一下 [登入]。
按一下 [授予存取權]。

系統需求和支援的檔案類型
Google 雲端連線 (Google Cloud Connect for Microsoft Office) 適用於下列的作業系統:

Windows 7 (32 位元與 64 位元)
Windows Vista (32 位元與 64 位元)
加裝 .NET Framework 2.0 的 Windows XP
注意:「Google 雲端連線」不適用於 Mac。

「Google 雲端連線」支援 Microsoft Office 2003、2007 以及 2010 大部分的版本。

「Google 雲端連線」可以同步處理下列 Microsoft Office 檔案類型:

Word 檔案類型:
.DOC - Word 97-2003 文件
.DOCX - Word 2007 或 2010 文件
.DOTX - Word 2007 或 2010 範本
.DOCM - Word 2007 或 2010 啟用巨集的文件

Excel 檔案類型:
.XLS - Excel 97-2003 試算表
.XLT - Excel 97-2003 範本
.XLSX - Excel 2007 或 2010 活頁簿
.XLSM - Excel 2007 或 2010 啟用巨集的活頁簿

PowerPoint 檔案類型:
.PPT - PowerPoint 97-2003 簡報
.POT - PowerPoint 97-2003 範本
.PPS - PowerPoint 97-2003 投影片
.PPTX - PowerPoint 2007 或 2010 簡報
.POTX - PowerPoint 2007 或 2010 範本
.PPSX - PowerPoint 2007 或 2010 投影片
.PPTM - PowerPoint 2007 或 2010 啟用巨集的簡報
.POTM - PowerPoint 2007 或 2010 啟用巨集的範本

Google 文件總覽
「Google 文件」系列產品可讓您建立不同類型的文件、與其他使用者一起即時處理文件,以及儲存您的文件和其他檔案,一切都在網路上作業,而且完全免費。只要有網際網路連線,不管您在世界的哪個角落,都能透過任何電腦存取您的文件和檔案。即使沒有網際網路連線,您仍可處理部分工作!

下列是您可以在「文件清單」中使用的功能:

建立 Google 文件、試算表、其他檔案類型和文件集。
上載 (也可以選擇從電腦中上載)、管理及儲存檔案和資料夾。
共用「Google 文件」、檔案和文件集。
開啟或共用文件和檔案前先行預覽。
檢視已上載至「文件清單」的圖片和影片。
依名稱、類型和瀏覽權限搜尋項目。
下列是您可以使用的文件功能:

將多數檔案類型轉換成「Google 文件」格式。
套用格式、邊界、間距和字型等選項,藉此設定文件格式並增添特色。
邀請其他使用者成為協作者,並授予編輯、查看文件或加上註解的權限。
線上即時協同合作並與其他協作者進行即時通訊。
查看文件的修訂版本記錄並還原為任一版本。
將「Google 文件」以 Word、OpenOffice、RTF、PDF、HTML 或 ZIP 等檔案格式下載到桌面。
將文件翻譯為其他語言。
透過電子郵件附件方式將文件寄給其他使用者。

以下是您可以使用的試算表功能:

匯入並轉換 .xls、.csv、.txt 和 .ods 格式的資料。
匯出 .xls、.csv、.txt 和 .ods 格式的資料以及 PDF 和 HTML 檔案。
透過設定格式和編輯公式來計算結果,並以您喜好的方式顯示資料。
與其他試算表編輯者進行即時通訊。
建立圖表和小工具。
將試算表或試算表中個別的工作表嵌入您的網誌或網站。

以下是您可以使用的簡報功能:

與好友和同事共用並編輯簡報。
匯入並轉換現有的 .ppt 和 .pps 類型簡報檔案。
將簡報下載為 PDF、PPT 或 .txt 檔案。
插入圖片和影片,並設定投影片格式。
讓其他使用者從不同的遠端位置即時檢視線上簡報。
在網站上發佈簡報並予以嵌入網站,讓更多訪客觀看其內容。

以下是您可以使用的繪圖功能:

與好友和同事共用並編輯繪圖。
將繪圖下載為 PNG、JPEG、SVG 或 PDF 檔案。
插入圖片、圖案和線條,並依您的偏好設定格式。
無論其他使用者身在何方,您都能與對方即時協同合作。
在文件、試算表或簡報中插入繪圖。

將上載的檔案轉換成「Google 文件」格式
在上載檔案時或上載完成後,您可決定將檔案轉換為「Google 文件」:

上載檔案時:當您選取上載的檔案時,系統已自動勾選直接將檔案轉換為「Google 文件」的選項 (如果您不想要轉換檔案,只要取消勾選此選項即可)。轉換後的新檔案仍保留您上載的原始檔案名稱。

上載檔案後:如果您在檔案已上載完成後才決定轉換檔案,可在該項目上按滑鼠右鍵,並自選單中選取 [建立 Google 文件副本]。這個選項只適用於上載的檔案,如果是「Google 文件」的文件,您不會看到這個選項。當您選擇這個選項時,系統會完整保留原始檔案,且您的「Google 文件」副本會顯示在文件清單中。
系統可將下列檔案類型轉換為「Google 文件」:

試算表:.xls、.xlsx、.ods、.csv、.tsv、.txt、.tsb
文件:.doc、.docx、.html、純文字 (.txt)、.rtf
簡報:.ppt、.pps、.pptx
繪圖:.wmf
OCR (光學字元辨識):.jpg、.gif、.png、.pdf
轉換檔案或文件時發生錯誤訊息
如果您在嘗試轉換檔案時收到錯誤訊息,請等候幾分鐘再試一次。如果系統持續顯示錯誤訊息,請參考下方清單自行排除常見的錯誤:

很抱歉,伺服器發生錯誤,請稍後再試。 這是暫時性錯誤,請於幾分鐘後再嘗試轉換檔案。
檔案太大。 檔案太大導致轉換作業無法進行;系統僅支援轉換 1 MB 以下的檔案 (詳情請見大小限制一文)。建議您將原始檔案分割成數個檔案。
很抱歉,檔案已損毀或是檔案格式不明。 我們無法轉換檔案,請檢查系統是否支援該檔案格式。如果該檔案格式是系統支援的格式,請重新嘗試上載。
無法轉換文件。 請於幾分鐘後再嘗試轉換檔案。如果仍然無法轉換檔案,建議您重新上載檔案。

不支援的功能
「Google 雲端連線」不支援 Microsoft Office 的部分功能。

文件包含不支援的功能,「Google 雲端連線」仍然可以正確地將文件同步處理到「Google 文件」。而且,如果您從「Google 文件」下載這個檔案,就會發現這個檔案與在 Microsoft Office 中儲存的檔案相同。不過,在「Google 雲端連線」中開啟文件時,有些人可能會發現這些功能並沒有正確地同步處理到文件的本機副本。發生這種狀況時,「Google 雲端連線」會讓將「Google 文件」同步處理到文件本機副本的使用者,選擇是否要將本機的副本置換成「Google 文件」的版本,或是選擇略過「Google 文件」上的所有變更。

可以同步處理到「Google 文件」但不會同步處理到本機副本的功能

Excel
PowerPoint
可以同步處理到「Google 文件」但不會將尚未同步處理的變更同步處理到本機副本的功能

Excel
PowerPoint
●投影片 /投影片顯示設定 /投影片的轉場特效
●圖案 /圖形上的動畫 /電影 /聲音 /頁首與頁尾 /背景漸層、材質、混合填滿 /Z 順序
●備忘稿 /區段 /可程式化的控制項

在 Google 文件中查看檔案
透過「Google 文件」可以在線上快速查看多種類型的檔案,包括 PDF、Microsoft Office 檔案,以及許多圖片檔案類型。

如果您上載到 Google 文件的檔案尚未轉換成 Google 文件格式,就會有一個 Google 文件網頁。如要存取這個網頁,請按一下文件清單中的檔案標題,或開啟「Google 文件」提供的連結。

您可以在 Google 文件網頁上進行下列操作

顯示檔案的修訂版本記錄 (您必須具備擁有者或編輯權限)
變更共用設定 (您必須具備擁有者或編輯權限)
如要下載及列印檔案,請前往 [檔案] 選單,然後選取 [下載格式...]
使用 Ctrl + F 鍵盤快速鍵搜尋網頁文字
支援的檔案類型

Google 文件支援超過 15 種不同的檔案類型,類型如下:

Microsoft Word (.DOC 和 .DOCX)
Microsoft Excel (.XLS 和 .XLSX)
Microsoft PowerPoint (.PPT 和 .PPTX)
Adobe 可攜式文件格式 (.PDF)
Apple Pages (.PAGES)
Adobe Illustrator (.AI)
Adobe Photoshop (.PSD)
標記影像檔案格式 (.TIFF)
Autodesk AutoCad (.DXF)
可擴充向量圖形 (.SVG)
PostScript (.EPS、.PS)
TrueType (.TTF)
XML 文件規格 (.XPS)
封存文件類型 (.ZIP 和 .RAR)
Google 文件與 Gmail 之間是相互連結的。如果在 Gmail 中收到附件,您只要按一下 [檢視] 連結,檔案附件就會顯示在 Google 文件中。
搜尋上載的檔案

如何搜尋圖片檔案和 PDF 中的文字:

在文件清單的搜尋框中輸入查詢。
開啟 Google 文件網頁,然後使用 Ctrl + F 鍵盤快速鍵。
在含有 PDF 附件的 Gmail 郵件中按一下 [檢視],然後使用 Ctrl + F 鍵盤快速鍵。
Google 文件網頁的鍵盤快速鍵

動作 快速鍵
開啓 Ctrl + O 鍵
下載 Ctrl + S 鍵
播放/暫停影片 空格
簡易控制介面 Ctrl + Shift + F 鍵
編輯說明 Ctrl + Alt + E 鍵
開啓 Ctrl + O 鍵

上載檔案與資料夾到 Google 文件

如何上載檔案

簡述
將檔案上載至「Google 文件」的方式有兩種:

將檔案直接拖放到您的文件清單中
按一下 [上載] 按鈕,然後選取 [檔案...]
上載檔案之後,您所選的設定就會套用至所有上載的檔案,您可以在 [上載] 下拉式選單中的 [設定] 部分調整這些偏好設定。

當您上載檔案時,畫面右下方會顯示一個指示上載進度的方塊,您可以將這個方塊縮到最小、移動方塊至螢幕左側或右側,也可以按一下 [共用] 連結直接在方塊中設定共用。完成上載後,按一下文件標題即可開啟上載的檔案,如要關閉方塊,請按一下方塊右上角的 [x]。
拖放檔案即可上載

您可以直接從電腦中將檔案拖放至「文件清單」內,甚至可以直接拖曳至文件集中。

您只能在最新版本的 Chrome 和 Firefox 中使用這項功能,如果您使用的不是最新版的 Chrome 或 Firefox,請按一下 [上載] 按鈕,然後從下拉式選單中選取 [檔案...]。

檔案上載

如要手動選取電腦中的檔案以上載至「Google 文件」,請執行下列步驟:

在「文件清單」中,按一下 [上載] 按鈕,然後選取下拉式選單中的 [檔案...]。
如果您想要直接將檔案上載至文件集,請先在「文件清單」中按一下文件集名稱,然後按一下 [上載] 按鈕。注意:如果您使用的是 Internet Explorer,則必須安裝最新版本的 Flash。
選取您要上載至「Google 文件」的檔案。如要選取多個檔案,請按住 Shift 鍵或 Ctrl 鍵,同時點選您要上載的所有檔案。
您的檔案將會顯示在「文件清單」中。

在 Google 文件中播放影片
使用搜尋框內的下拉式箭號篩選「文件清單」中的「影片」,就能找出您先前上載的所有影片。您會看到影片檔案的縮圖,這些小型圖片能幫助您查看所有的內容,而不需要逐一點選每個檔案。

如何播放影片與尋找檔案相關資訊

一旦您將影片上載至「Google 文件」,就可透過「Google 文件」影片播放器觀賞。只要在「文件清單」中按一下該檔案,影片就會在新網頁中透過內嵌影片播放器開啟。
×我最喜歡做成播放檔了,可以讓遠在國外的學生,也知道我們的操作×
在投影片中插入影片或圖片
圖片

使用圖片可讓您的簡報更加出色。以下是在簡報中插入圖片的方式:

將圖片從電腦直接拖曳至投影片中。
上傳儲存在電腦中的圖片。
使用桌面應用程式時,請將圖片複製並貼入簡報中。
使用網路攝影機拍攝快照。
輸入可在網際網路上公開使用的圖片網址。
透過 Google 圖片搜尋尋找圖片。
從您的「Picasa 網路相簿」中選擇圖片。
搜尋平面影像封存並選取圖片。
使用網際網路上的圖片之前,請先確認您擁有該圖片的使用權。您只能插入 .PNG、.JPEG 或是 .GIF (不包括動態 GIF) 檔案格式的圖片,圖片尺寸上限為 2000 像素,大小上限為 2MB。
以下說明如何使用插入圖片工具將圖片插入簡報中:

按一下簡報工具列中的 [插入圖片] 圖示 (位於 [T] 文字圖示的右側),或是前往 [插入] 選單,然後選取 [圖片]。
從四種選項中選擇一種即可插入圖片,然後根據不同選項來選擇檔案、輸入網址或是進行搜尋。
選取圖片後,按一下 [上載] 或 [選取]。
系統即會在選取的投影片中插入該圖片。
拖曳圖片即可將圖片移至投影片中的其他位置,移動圖片周圍的調整大小白色控點即可調整圖片大小。

影片

您可以在簡報中新增 YouTube 影片,方法如下:

前往 [插入] 選單,然後選取 [影片]。
接著,請搜尋您要插入的影片,或是輸入影片的 YouTube 網址。
選取影片後,請勾選影片縮圖旁的方塊,並按一下 [插入影片]。
簡報中即會顯示該影片。開始播放影片後,按一下影片右下方的全螢幕圖示,即可將影片最大化為投影片的完整大小。
將字幕軌加入影片檔案
為影片加入字幕之後,將有更多觀眾能夠觀賞您的影片。字幕對於有聽力障礙的觀眾或其他語言的使用者很有幫助,另外,在「文件清單」中也能搜尋到字幕文字,讓您輕輕鬆鬆就能找到上載的影片。

將字幕加入影片時,可以使用兩種檔案類型:

字幕檔案:這種檔案包含文字和影片時間資訊。
字幕記錄檔案:這種檔案僅包含文字。如果您所上載的是字幕記錄檔案,播放程式會使用自動同步功能,藉由演算法來判別文字在影片中出現的時間。字幕記錄檔案需要額外的處理時間 (時間長短視影片長短而定),而且只能處理英文或日文。
準備您的字幕檔案

「Google 文件」目前支援簡易字幕格式,這種格式與已知的 SubViewer (*.SUB) 和 SubRip (*.SRT) 格式相容。。雖然您可以上載任何格式的原文/翻譯字幕,但是只有受支援的格式才能正確顯示在播放頁面上。

如何將字幕上載到 Google 文件

完成影片上載程序後,可立即在影片中添加字幕,步驟如下:

在您的「文件清單」中找到您要的影片,然後勾選影片旁的核取方塊,接著按一下滑鼠右鍵,即可存取 [動作] 選單。
選取下拉式清單中的 [管理字幕軌] 選項。
按一下 [上載字幕軌...] 連結。
按一下 [選取檔案...],然後從檔案選擇器中選擇字幕檔案或字幕說明檔案。
選擇字幕語言。字幕的預設語言會隨著您的語言設定而改變。
如果您要變更字幕軌標題,請在文字框中輸入標題。
如何編輯和管理字幕

選取「文件清單」中的影片,然後按一下 [其他] 以展開下拉式選單。
選取 [管理字幕軌] 選項。
可用於編輯字幕軌的選項包含:
變更字幕的標題或語言。
將您已上載的不同字幕軌啟用或停用。
使用每一列末端的 X 來刪除字幕軌。
如要編輯字幕文字,請依序下載字幕軌、編輯文字內容,然後重新上載檔案。

如何翻譯字幕

將字幕軌上載至影片後,就能使用字幕自動翻譯功能。觀賞影片時,按一下 [隱藏式輔助字幕] 圖示,然後選取 [翻譯原文字幕]。

共用設定和存取權

影片的共用設定也會套用至字幕,如果協作者具有某部影片的編輯權限,那麼,該協作者就能夠上載及下載該部影片的字幕。

錯誤訊息

如果您在上載檔案時收到錯誤訊息,請確定檔案是否:

格式正確。我們支援與已知格式 SubViewer(*SUB) 和 SubRip (*SRT) 相容的格式。
過大。您的檔案必須小於 2MB。
大於影片長度。如果字幕記錄檔案長度或字幕軌長度大於影片長度,自動同步功能將無法正常運作。
儲存到電腦
從文件清單中下載項目

您可選取個別檔案或同時選取多個檔案進行下載:

勾選要下載項目旁的核取方塊。
展開 [其他] 下拉式選單,然後選取 [下載...]。
選取要以何種檔案格式 (如 Microsoft Word) 轉換及下載項目。選取多個項目時,這些項目會全部壓縮成一個 .zip 檔案。
按一下 [下載]。
如果您嘗試匯出超過 2 GB 的檔案大小,系統會顯一則訊息,列出有哪些檔案並未納入到 ZIP 檔中。

在檢視文件或檔案時下載項目
您在檢視 Google 文件、試算表、簡報或繪圖時,可以按一下 [檔案] 選單中的 [下載格式],然後選取一種格式。

目前提供的格式如下:

文件:HTML、RTF、Word、Open Office、PDF、文字檔。
試算表:CSV、HTML、ODS、PDF、XLS、TXT (僅限單一工作表)
簡報:PDF、PPT、TXT
繪圖:PNG、JPEG、SVG、PDF
注意:匯出檔案時,部分原始格式可能會遺失

當然一定有不支援的類型文件
「Google 文件檢視器」不支援部分的檔案類型,因此您可能無法預覽文件。如果您嘗試預覽文件,就會看到說明文件無法預覽的訊息。即使無法預覽文件,系統還是可以正常同步處理文件
ps..系統對上述類型的檔案設有 50MB 的上限,目前不支援大型檔案。


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1 則留言

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ted99tw
iT邦高手 1 級 ‧ 2012-10-05 08:39:14

有些科技的東西永遠讓人看起來壓力粉大,嗯嗯,咱還是去打怪唄....逃跑

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