你無法預估半年後的專案計畫是否會變動,但你對這一兩個月的專案計畫應該是有把握的,做的事情應該要十分的明確,既然已經明確,那我們要管理就會相對簡單很多,我們可以把一個一年期的專案切開成數等份,每一等份就是「局部的」專案,我們的目標就是讓每個局部專案能順利推進,我只要確保這段時間內的工作準時完成,原則上就能保障下個局部專案可以準時開工,一個比較長的專案,原則上我會把它切成數個局部專案(或子專案),然後進行局部要徑管理
(原文來自gipi的學習筆記,圖片如果看不見請點選以下連結):http://www.dotblogs.com.tw/jimmyyu/archive/2012/07/07/partial-critical-path.aspx)
由於最近在上專案管理的課程,上禮拜剛好上到時程的預估與排定,其中有稍微提到要徑法(Critical Path Method),前兩天有個同仁問我:「我們日常的專案在控管時,好像沒有什麼在畫要徑,那當進度落後時,我們怎麼知道如何將資源配置到對應的工作項上頭?」,這個問題其實問的很踏實,既然PMP教要徑法,但為什麼我們在專案中確實很少去把整條要徑畫出來,這是代表著要徑不重要嗎?當然不是的,要徑的觀念是很重要的,要徑法告訴我們,你必須找出專案中最長的那條路徑,並時刻觀察這條路徑上的工作項是否有變化,若專案有落後時,應儘量將資源投入到要徑中,才能加速專案的進行,「最長的那條路徑」怎麼來的,我們可以透過Project的功能來展開專案的要徑,如下圖:
上面這個專案,我只排了26個工作項,然後將時間、前置工作(Predecessors)都排定好,在右邊的甘特圖中紅色的部份就是專案的要徑,試想一下,如果今天我們的工作項不是26項,而是260項時,我們的要徑會長什麼樣子?你會看到一條又常又複雜的路徑,這時候你心中一定會有個疑問,這麼大一沱,我怎麼管阿?所以小型的專案我會去關注要徑,但在大型的專案中,我幾乎不看「完整的」要徑,而看「局部的」要徑,為什麼在大專案中不畫完整要徑呢?不是因為他太長太複雜,而是因為,一個大型專案的整體工作很難在前期就完全預估,在過程中會有逐步精進的特性,一開始將整條路徑畫出其實意義並不大,因為變動機會太高了,與其去監控一條肯定會變動的要徑,不如好好的將精神放在目前可控制的計畫上頭。
你無法預估半年後的專案計畫是否會變動,但你對這一兩個月的專案計畫應該是有把握的,做的事情應該要十分的明確,既然已經明確,那我們要管理就會相對簡單很多,我們可以把一個一年期的專案切開成數等份,每一等份就是「局部的」專案,我們的目標就是讓每個局部專案能順利推進,我只要確保這段時間內的工作準時完成,原則上就能保障下個局部專案可以準時開工,一個比較長的專案,原則上我會把它切成數個局部專案(或子專案),然後進行局部要徑管理,至於如何找出那個局部點呢?習慣上我會找出路徑中的「匯流/分流」處,例如上圖中的工作項4,他是工作項2,3完成後的匯流,也是工作項5,6,7,11的分流源頭(如下圖),所以在7/9-7/20這段工作中,我會監控工作項4,為了確保它不延誤,我就會看看匯流進入工作項4前的局部要徑是哪條,這時我會發現是1—>3—>4,所以我便合理的將資源投入到工作項3,然後再用同樣的方法找出工作項12、13、21,並予以監控。
如果我們將專案的檢視畫面切到要徑檢視,我們會發現我們監控的幾個匯流/分支點也都在要徑上,所以監控局部要徑的結果仍可確保在已知的專案狀況下,我們仍可將資源有效的投入在要徑上頭,當然了,若考量到資源的可得性問題,或狀況較特殊的專案,我們可能仍是要關注全貌,但在多數專案中,關注你的局部要徑以及分支/分流處,便能有效的協助你更準時的交付你的專案。