Outlook 2013同步管理指引(一)

SharePoint Server 2013最基本同時也是最強的整合能力，就是整合自家的Microsoft Office系列應用程式。首先對於一位行動工作者來說，想想看哪一項Office應用程式是它每一天必定使用的呢？相信大家都猜對了！那就是Office中的 Outlook。懂得善用Outlook與SharePoint同步管理的商務人士，能夠讓每一天的工作處理都事半功倍，相對於IT專業人士也是一樣的，因為它可以幫助您快速處理掉許多惱人的雜事喔。
當您詢問微軟的員工哪一個版本的Outlook是結合SharePoint Server 2013的最佳選擇，不用說也知道他們一定會異口同聲地回答：「Outlook 2013」，絕對不會有人告訴你是內建在Windows XP中的Outlook Express。

筆者也可以很肯定的告訴您，確實Outlook 2013是整合SharePoint Server 2013的最佳收發信軟體，然而如果您公司的訊息平台也是Exchange Server 2013的話，那可就真是太完美了，因為請永遠記得！Outlook 2013不僅只是讓你用來收發Email而已，它還可以讓您同步SharePoint網站上的喜好文件庫、小組行事曆、個人工作、小組專案工作、小組聯絡人清單等等，此外也是您的Social Network Client。在接下來的內容中，筆者就來示範幾個常用的操作。

首先我們可以在SharePoint的網站上，來開啟一個專案工作管理的清單，然後在上方的工作列中點選[連線至Outlook]圖示，僅接著將會開啟如圖1所示的頁面。在確認已勾選[同步處理任務]之後，點選[確定]即可。

圖1

接下來我們來到SharePoint的個人網站頁面之中。如圖2所示，在此我們一樣可以點選[同步處理至Outlook]即可。

圖2

如圖3所示我們便可以在自己的Outlook 2013工作管理之中，看到已同步的SharePoint工作清單，您可以隨時開啟任何一項工作，並且進行工作內容與進度的回報，而這一些更新資訊也會被同步至SharePoint網站上。

圖3

接著來看看SharePoint行事曆的部分。如圖4所示，便是一個已完成Outlook與SharePoint小組行事曆的同步範例。後續針對您所同步的任何SharePoint網站的清單資料，將會被全部顯示在Outlook的[SharePoint清單]節點下。

圖4

在Outlook 2013的行事曆管理中，我們經常會以如圖5所示的方式，來並列顯示多個行事曆，尤其是小組團隊的行事曆與個人行事曆的同時檢視，以便快速查看最新一周或一個月內的行程安排。

圖5

除了最重要的專案工作與行事曆同步管理之外，Outlook 2013與SharePoint Server 2013的整合應用下還能為我們完成哪一些事，讓工作效率更有力呢？請待下篇分曉。