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才不會忘記你呢!專案工作事項追蹤管理系統

PM:「Jenny,對了!電子商務那個專案上週開會說要完成產品的更新記錄,你做完了沒有?」
Jenny:「報告PM,上週開會是說這個星期嗎?好像是下週吧?我有點忘了,我翻一翻會議記錄,看是那一天!」
客戶:「Chris你好,你們上個月說要去機房幫我們的設備安裝上滑軌,怎麼到現在還沒有弄好?」
Chris:「對吼!我忘了這件事情,你們可不可以再給我們一兩天時間,我趕快請同事幫忙!」
總經理:「Jason,明天要報告第三次BigData產品研發案,你應該準備得差不多了吧?」
「報… … 報告總經理,嗯!我們快… … 準備好了!明天向您報告。」Jason抓抓頭皮,知道自己忘了這個天大的事情。
不管你是專案經理、專案成員、主管或任何組織中的成員,是不是都發生過這種很尷尬的情境呢?且不論你未完成工作的主要原因是忘記、還是工作太多太忙碌、或是其他你認為充分而不可抗拒的理由,都顯示你在工作上的時間分配及問題追蹤管理上出了皮漏,客戶及老闆不會聽你解釋任何理由,迫使你必須要在時間更不充裕的狀況下,完成你應該要完成的任務,這個時候,如果你是一位 Leader,Team Member 可能會認為你在領導統御的能力上出了亂子,影響的層面不可言喻。

在PMBOK聖經裡「溝通管理」章節中就題到會議記錄、問題追蹤⋯⋯等,是 ProjectStakeholder 彼此之間溝通的重要橋樑,約翰今天就是要跟大家分享一個利用 Excel 製作完成的「Issue Tracking Management」,隨本文章分享檔案給各位,歡迎專案管理的同好們大力分享及推廣,更期望大家能給約翰一些回饋,讓這些管理機制更臻完善。(檔案下載處:https://www.dropbox.com/s/wy2t3ad4nvcfb6b/%E5%B0%88%E6%A1%88%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%BA%8B%E9%A0%85%E8%BF%BD%E8%B9%A4%E7%AE%A1%E7%90%86%20%28Issue%20Tracking%20Mgmt%29%20for%20%E5%B0%88%E6%A1%88%E7%B6%93%E7%90%86%E9%9B%9C%E8%AA%8C.xlsx?dl=0

首先,請大家打開附件 Excel,檔案底下有 10 個工作表(Sheet),第一張表是在列管專案中登錄任可大小事情(Issue)的表格,不管什麼專案,把問題都記錄在這裡就對了,約翰在表格中舉了一些例子,相信大家一看就明白了,此表格的「設計精神」說明如下⋯⋯

  1. 編號這個看起來平凡不過的號碼,是整張表格的靈魂之窗,以後開會只要直接把編號拿出來討論就行了,加速決策的過程。
  2. 提出者可以是主管、PM、客戶或組織中的成員⋯⋯皆可,總之就是必須要記錄這事情是誰提出來的,以便後續的追蹤及分析。
  3. 「影響程度」及「優先等級」是很多人都會忽略的記錄,PMBOK 其實有提到在處理問題的優先順序上,應該比照 Risk Management 矩陣表,聞到有先後,術業有專攻,有時候「急事可以緩辦」,身為PM的你應該要帶著專案團隊穩健地處理每一件事情。
  4. 經辦者:這是必填欄位,每件事情一定都會有一個主要的當責人員,專案的執行過程中最怕的就是公親變事主,該做事情的人沒有做完,卻是別人成為該事情的苦主,責任很難釐清不說,往往爭執就從這裡開始。
  5. Excel 橫軸 M~Q 欄位底下有四個不同的日期,是為了要建立 Baseline 以及後續執行績效的追蹤,請確實填寫。說到此,約翰明白PM圈裡有些不能說的秘密,例如:績效數字造假⋯⋯等,但約翰想說的是「PM可以利用竄改績效數字來達到目的,但本質上,這個團隊的專案能力還是倍受質疑的。」
  6. 橫軸 R~V 欄位是用來進行「效率監控」的目的,應該要養成每天來這裡看這五個欄位的習慣,這裡的資訊會提醒你那些是本週或下週的待辦事項?那些事情 Delay 了幾天?再者,還會顯示那些事情快到期了?你想忘都忘不了。
  7. 最後,只要你在 Q 欄位填上「實際完成日」,後面的「產能績效」(橫軸 W~Z 欄位)就會如實呈現每個人的工作效率。
    接下來,我們來看幾個實用的統計圖表⋯⋯
    【處理狀態統計表】

PM可以很明顯地看得出來每個成員的執行結果,Jenny 有 4 件事情 Delay 了,但是她也是做完最多事情(9件)的成員,身為PM的你,若執行工作沒有專業上的問題,是否考慮撫平資源,才能讓專案執行地更有效率。

【經辦者服務對象統計】

PM 可以立即知道 Chris 支援了 Benson、John、Vincent 執行工作;而 James 及 Peter 都只有 1 項工作在做;工作量最大的就是 Jenny 了,PMBOK 裡面談的 Fast Tracking 以及 Crashing,你們準備怎麼應用呢?

【問題重要程度統計】

more文章內容:http://goo.gl/8yGjWW


2 則留言

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Albert
iT邦高手 1 級 ‧ 2014-10-30 09:08:14

為什麼都已是科技專案 !!!

但是沒錢或沒時間寫一個系統 !!

我最近才教歐洲的SAP導入廠商, 寫一個專案導入控管系統

跟 [HR] 連動, 專案進度獎金, 專案出勤獎金,
所有專案進度跟獎金扯上關係
一定會清清楚楚
因為一定會有人來抓出錯誤

Albert iT邦高手 1 級‧ 2014-10-30 09:10:49 檢舉

projectclub提到:
只要你在 Q 欄位填上「實際完成日」,後面的「產能績效」

專案經理好像都不會寫程式
都用 Excel
沒人可以遠端填報跟查詢

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darkslayer
iT邦好手 1 級 ‧ 2014-11-03 17:36:39

滿實用的表格, 收下..讚

感謝!

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