PM：「Jenny，對了！電子商務那個專案上週開會說要完成產品的更新記錄，你做完了沒有？」
Jenny：「報告PM，上週開會是說這個星期嗎？好像是下週吧？我有點忘了，我翻一翻會議記錄，看是那一天！」
客戶：「Chris你好，你們上個月說要去機房幫我們的設備安裝上滑軌，怎麼到現在還沒有弄好？」
Chris：「對吼！我忘了這件事情，你們可不可以再給我們一兩天時間，我趕快請同事幫忙！」
總經理：「Jason，明天要報告第三次BigData產品研發案，你應該準備得差不多了吧？」
「報… … 報告總經理，嗯！我們快… … 準備好了！明天向您報告。」Jason抓抓頭皮，知道自己忘了這個天大的事情。
不管你是專案經理、專案成員、主管或任何組織中的成員，是不是都發生過這種很尷尬的情境呢？且不論你未完成工作的主要原因是忘記、還是工作太多太忙碌、或是其他你認為充分而不可抗拒的理由，都顯示你在工作上的時間分配及問題追蹤管理上出了皮漏，客戶及老闆不會聽你解釋任何理由，迫使你必須要在時間更不充裕的狀況下，完成你應該要完成的任務，這個時候，如果你是一位 Leader，Team Member 可能會認為你在領導統御的能力上出了亂子，影響的層面不可言喻。

在PMBOK聖經裡「溝通管理」章節中就題到會議記錄、問題追蹤⋯⋯等，是 ProjectStakeholder 彼此之間溝通的重要橋樑，約翰今天就是要跟大家分享一個利用 Excel 製作完成的「Issue Tracking Management」，隨本文章分享檔案給各位，歡迎專案管理的同好們大力分享及推廣，更期望大家能給約翰一些回饋，讓這些管理機制更臻完善。（檔案下載處：https://www.dropbox.com/s/wy2t3ad4nvcfb6b/%E5%B0%88%E6%A1%88%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%BA%8B%E9%A0%85%E8%BF%BD%E8%B9%A4%E7%AE%A1%E7%90%86%20%28Issue%20Tracking%20Mgmt%29%20for%20%E5%B0%88%E6%A1%88%E7%B6%93%E7%90%86%E9%9B%9C%E8%AA%8C.xlsx?dl=0 ）

首先，請大家打開附件 Excel，檔案底下有 10 個工作表（Sheet），第一張表是在列管專案中登錄任可大小事情（Issue）的表格，不管什麼專案，把問題都記錄在這裡就對了，約翰在表格中舉了一些例子，相信大家一看就明白了，此表格的「設計精神」說明如下⋯⋯

1. 編號這個看起來平凡不過的號碼，是整張表格的靈魂之窗，以後開會只要直接把編號拿出來討論就行了，加速決策的過程。
2. 提出者可以是主管、PM、客戶或組織中的成員⋯⋯皆可，總之就是必須要記錄這事情是誰提出來的，以便後續的追蹤及分析。
3. 「影響程度」及「優先等級」是很多人都會忽略的記錄，PMBOK 其實有提到在處理問題的優先順序上，應該比照 Risk Management 矩陣表，聞到有先後，術業有專攻，有時候「急事可以緩辦」，身為PM的你應該要帶著專案團隊穩健地處理每一件事情。
4. 經辦者：這是必填欄位，每件事情一定都會有一個主要的當責人員，專案的執行過程中最怕的就是公親變事主，該做事情的人沒有做完，卻是別人成為該事情的苦主，責任很難釐清不說，往往爭執就從這裡開始。
5. Excel 橫軸 M~Q 欄位底下有四個不同的日期，是為了要建立 Baseline 以及後續執行績效的追蹤，請確實填寫。說到此，約翰明白PM圈裡有些不能說的秘密，例如：績效數字造假⋯⋯等，但約翰想說的是「PM可以利用竄改績效數字來達到目的，但本質上，這個團隊的專案能力還是倍受質疑的。」
6. 橫軸 R~V 欄位是用來進行「效率監控」的目的，應該要養成每天來這裡看這五個欄位的習慣，這裡的資訊會提醒你那些是本週或下週的待辦事項？那些事情 Delay 了幾天？再者，還會顯示那些事情快到期了？你想忘都忘不了。
7. 最後，只要你在 Q 欄位填上「實際完成日」，後面的「產能績效」（橫軸 W~Z 欄位）就會如實呈現每個人的工作效率。
   接下來，我們來看幾個實用的統計圖表⋯⋯
   【處理狀態統計表】
   

PM可以很明顯地看得出來每個成員的執行結果，Jenny 有 4 件事情 Delay 了，但是她也是做完最多事情（9件）的成員，身為PM的你，若執行工作沒有專業上的問題，是否考慮撫平資源，才能讓專案執行地更有效率。

【經辦者服務對象統計】

PM 可以立即知道 Chris 支援了 Benson、John、Vincent 執行工作；而 James 及 Peter 都只有 1 項工作在做；工作量最大的就是 Jenny 了，PMBOK 裡面談的 Fast Tracking 以及 Crashing，你們準備怎麼應用呢？

【問題重要程度統計】

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