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2018 iT 邦幫忙鐵人賽
DAY 4
8
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前端工程師養成手冊系列 第 4

番茄鐘工作法 - 設立短、中、長期里程碑

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20171207/20040221cIFtYI39Ff.png

經過一年洗禮後,主管交辦下來的項目大部分都能如期完成,就算有困難,部門間彼此照應,倒也覺得沒太大問題,原本對自己能力開始洋洋得意時,周姐和主管竟然讓我自己去負責兩個專案,一個公司內部系統專案,另一個是公司官網改版,我當下就傻了。

周姐:「洧杰,這兩個東西就交給你了,你規劃一下,然後再把各期間的時程壓給我。」
我:「....(一臉傻逼樣)」

壓時程?但我只會網頁排版啊,代表我也要問下工程部、設計部時程,然後東西也要規劃 UI 介面、動線流程,而且又是公司門面,這麼多事情到底該怎麼想啊,而且又要壓時程,這不是企劃部該做的事嗎?

周姐可能也看出我的心思,一臉不耐煩地說:「現在企劃部門每位都在準備拉明年的案子,都沒時間做這件事。況且,你不要以為事情都是你一個人全部做完,你只是先將項目拉出來,問各部門時程,你只要幫忙控管專案就好!」

我:「喔...」

最後,我還是搞砸了,我比預期時間超出整整兩個月才交付項目,才意識到以前工作都是被動式接收小項目工作,當需要多人共事與專案控管時,才發現要去注意一大堆細節,除了自己的事情外,重要的是還要管「人」,除了同事還有客戶與第三方合作廠商。

所以東西只要一 delay 我就開始找各種藉口給自己。還不是工程部門拖拖拉拉的、還不是周姐不喜歡哪個版面設計一直改,後面也根本沒辦法動。時間那麼少我自己的東西都做不完還管得了別人?我只是進來做網頁排版的,為啥要我做企劃的事?更不好的是,該驗收的時程點我開始選擇裝死,上層問進度我會用盡各種理由去搪塞,最後就進入到一個很負面的死循環,每天上班壓力超大,又會覺得自己很菜,不敢向前輩催進度,所以整個進度大緩慢,我真的恨不得自己十項全能,都我一個人做就好,這樣我也知道我何時才做得好。最後開始逃避專案,故意去做自己擅長的工作內容,讓自己很忙,不正視自己真正該負責的內容。

就在那時我一直過得生不如死,罪惡感越來越重,直到有一次我拖延一個禮拜,上層跟周姐都沒再問我進度,我還天真以為他們終於不想管了而沾沾自喜。當然,事情沒有這麼簡單,又過一個禮拜後被叫去會議室被飆了超久,而我也是真的被罵醒了,才開始正視自己的問題。

所以這篇番茄鐘文章,也算是寫給八年前的自己,如果早點知道這些時間管理的心法,那段時期我也不會過得那麼痛苦,同時分享給各位。

什麼是番茄鐘?

番茄鐘是一個心法觀念,工作 25 分鐘後可以休息 5 分鐘,結束一個循環代表你嗑了一顆番茄。網路上其實也有不少文章可以參考。你可能會想說,那到底該如何運用呢?先不要急,我先分享一些心法給您。

複雜的事情可以試著把它碎片化,先從簡單的事情下手

還記得我 2012 年讀在職碩士準備論文時也很頭痛,光是上班就很累了,還要準備量化研究與準備論文,感覺好龐大,總有一股完全做不完的 fu,那時候教授就指導我說,你應該是要試著將困難的問題拆解成一個個小問題,再逐一攻略,先處理簡單的問題,再把一些困難的問題繼續拆解,每週固定產出進度,積沙成塔自然容易水到渠成。

雖然說起來很簡單,但做起來自然需要花時間習慣這樣的模式,所以當下就和指導教授約每週固定一次的 meeting 來解決問題,而這也讓我培養起將困難的問題簡單化的做事心法。

每天上班時先列最重要的幾件事情出來

許多事情都有輕重緩急,但有些東西一定是你今天該完成的進度,我自己習慣將項目寫在紙或 trello上,工作項目大概會有 7~12 件,每當我做完一件事情時,我就會用筆把它劃掉,會有一股莫名的治癒成就感。

當一個大專案需要一個月時程做完時,我會在每週的週一規劃一個禮拜要做完哪些項目,週五當做一個小里程碑來進行小驗收,而且訂在週五的好處是隔天就放假了,你完成一個小里程碑,你和部門同事都會覺得事情向前邁進一大步,不會覺得事情都沒有做完,假放起來更爽。

不要習慣加班

有些人會習慣加班,這時候就要問問自己,是否是你自己效率不好,每次有比較多的工作,就會心裡安慰自己反正加班一下就完成了,而反而讓它變成常態?而且假使是常態性加班,主管其實也會質疑你是不是效率不好?與其如此,為什麼不找尋有效率的方式來完成工作,或找出自己的工作時間小偷,並正視問題加以解決呢?

時間一直倒數,你會有時間壓迫感

我是用這套軟體,網路與 APP 也很多,找一個自己喜歡的就好,它會在我的電腦桌面上一直進行倒數,所以當我看著它倒數時,心裡也會不自覺地感到時間快到了,得盡快把任務做完。身體會不自覺地想要挑戰在時限內完成。

當一天規劃要做哪幾件事情,就會思考我今天預期要吃五顆番茄,第一顆番茄我想同時完成 A、B項,下午再花四顆番茄去完成 C、D、E 項。

容易進入心流模式

所謂的心流模式就是你會進入一個相當專注的狀態,因為在番茄鐘督促你時限時,你自然會打起精神將事情做好。當在這狀態時有時候我預估要花九顆番茄才能寫好的程式,只要花三顆就做完了,相信你也曾經有過這樣的體驗,當然,要容易進入心流模式還需要一些工作上的心法,例如自己創造一個不被打擾的空間、把通訊軟體都關掉等等,有機會的話後面再繼續談。

另外工具是死的,人是活的,像是有時進入心流模式後,我就不繼續用番茄鐘了,讓自己持續專注享受這狀態快速完成工作。所以它有時候又會像是一種「儀式」,當我開啟表示要認真上班,在持續專注的情況下時間自然就過得很快。不過還是建議工作一段時間還是要多起身走走,身體循環才會好。

不要怕得罪人,做事要看結果

就像是我的故事一樣,以前我很菜,不敢向前輩壓時程催進度,時程 delay 被上層罵,也被同事抱怨,變得裡外不是人。公司要的是結果,就算你真的很努力了,但是用錯方法或是不尋求建議導致時程因此延宕,客戶對公司產生不信任感,對公司真的是好事嗎?

後來這觀念也影響我可以很正面地跟同事們溝通正事,厚著臉皮討論時程催進度,畢竟大家在同一條船幫忙賺錢,沒錢我們哪來的薪水呢?

不只用在工作,也能用在學習上

當你想學習一個新技能時,也可以利用以上的心法,首先先**訂立你學這個東西,希望能做出什麼成果?**這個目標越具體越好,否則你自己也會不曉得學這技能到哪時才會結束,自然會想要偷懶。

這裡就以初學者學習 HTML、CSS 當做例子吧,學 HTML、CSS 可以做到哪些例子?自然是做出一個網站嘍!所以你的方向就可以寫說我要做出一個個人介紹的網站開發去列出你的學習項目,並將任務碎片化。

這裡我就列出一個學習階段項目出來:

一、大項目 - 尋找資源

  1. 中項目 - 尋找 2~3 個 學習資源,最好是找能夠讓你完成一個網站的範例尤佳
  2. 中項目 - 詢問友人、上網尋找評價關於這幾個學習資源的評比

二、大項目 - 找到線上課程開始上課(大項目)

  1. 中項目 - 完成 1~3章
  2. 中項目 - 完成 4~6章
    1. 小項目 - 第四章
    2. 小項目 - 第五章
    3. 小項目 - 第五章 float 看了課程原理不懂,需要多找些範例
    4. 小項目 - 第五章 position 看了課程原理不懂,需要多找些範例
    5. 小項目 - 第六章
  3. 中項目 - 完成 7~9章

三、大項目 - 開始實作自己的個人網站

  1. 中項目 - 思考網站版型規劃 (鉛筆稿)
  2. 中項目 - 網站排版
  3. 中項目 - 網站部署

從上面可以看出,做事情時先規劃大項目出來,越籠統也沒關係,然後再從大項目切成中項目,中項目如果太難再繼續切小項目,再來就從最簡單的開始實作,並規劃這一個小項目預期要幾顆番茄才可以完成小項目。每一週你可以訂立至少要完成一個大項目或中項目,然後再從每一天的零碎時間撥 1~2 顆番茄來達成你的目標,這樣才會是比較具體的學習方式。

最後,我相當建議你要有一個自己的線上筆記本,像是 quip 就還不錯,我找了之前我學 ionic 寫 APP 的線上筆記本給各位參考,你可以看得出來我將一些常用的指令與筆記寫了上去,另外該學習的項目也放上去。如果是別人整理的東西,那並不是你自己的,只有你整理自己的筆記,才會知道你做了哪些練習。時間一久忘記某某指令時還可以翻一下自己的筆記,彷彿時光機般紀錄著當時你的學習狀況,其實是很不錯的。

另外也可以將一些你雖然當下看不懂的文章,但你又覺得他是一個很重要的懶人包或原理解釋,我也習慣先放著,等到我對該技術越來越熟時,再去看艱澀原理文章,往往觀念就整個貫通了。

結語

以上便是我個人一些工作流程的心法,也提供各位參考與學習,最後再附上以前我常用的 chrome 插件工具

  • StayFocusd :可以限制一天你只能看特定軟體的分鐘數,例如一天只能看 20 min FB,超過就鎖定畫面
  • Life Is Too Short:每打開 chrome,就會倒數你的人生,督促你不要浪費時間在蠢事上
  • TodoList:習慣用的 todolist 軟體

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前端工程師養成手冊30
0
King Tzeng
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-12-07 00:58:33

謝謝校長分享~受益良多!!最近的我也是在時間上卡住了.../images/emoticon/emoticon02.gif

廖洧杰 iT邦研究生 1 級‧ 2017-12-07 13:36:51 檢舉

時間永遠不嫌多,管理時間一輩子的課題,一步步來哩 :D

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r567tw
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-12-07 10:07:54

說到寫線上筆記本,我目前比較慣用的是Hackmd,但是我發現內容一旦累積越來越多就不好管理;不知道您有沒有用過; 你覺得quip 好用之處在哪裡呢?

廖洧杰 iT邦研究生 1 級‧ 2017-12-07 13:36:21 檢舉

Hackmd 我有用,尤其是拿他來設計簡報的時候,若要跟 hackmd 比可能就好在他有「資料夾」的功能,可以讓我將 markdown 分門別類哩 :D

0
kuankuan
iT邦新手 5 級 ‧ 2017-12-28 17:22:25

Life Is Too Short 真的是一個很有壓力的倒數呢
/images/emoticon/emoticon02.gif

廖洧杰 iT邦研究生 1 級‧ 2017-12-28 17:51:54 檢舉

真的,每次看到就覺得不能再耍廢下去了 XD

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