iT邦幫忙

2018 iT 邦幫忙鐵人賽
DAY 16
0
自我挑戰組

再戰軟體工程系列 第 15

『ESVP,你是哪一個』 -- 談不能忽略的會議簽到

前文中,我們提到了再回顧會議的一開始,主持人要先向語彙人員宣布今天的會議流程與預估時間。這是為了要讓大家在一開始就對今天會議的內容與時間有所掌握。這對會議的順利進行,能有所幫助。

在會議流程哩,有一件很重要卻經常被忽略的事:簽到(Check-in)。

『簽到有什麼了不起的,每次參加還不都是那些人,大家這麼熟了有什麼好簽到的?』有喔!簽到這件事,至少有以下兩種意義:首先,他讓主持人能夠概略了解到今天與會人員對於這場會議的看法,是積極而正面的呢,還是被強迫而不樂意參加的。萬一大家都不樂意參加這場會議,主持人就必須去了解原因了,說不定是外頭正有非常重大緊急的事情要處理,大家根本心思不在這裡。這樣的情況下,你硬把大家留在會議現場也沒用,大家也無心參與討論,會議就又徒具形式,還不如直接放大家回去處理緊急事項,這個會議我們擇期再開也可以。

第二,他有『破冰』的正面效果。應該說,他能在一開始時,提示每個人『大家好,我進來囉!』並同時強迫每個人都至少從心裡挖一點東西出來發表。不要小看『破冰』這玩意兒,誰說熟的同事就不會有冰?結婚30年後一句話都不說的夫妻大有人在不是?(咦,太敏感嗎?)反正你懂我意思。

不過這件事有點tricky,萬一會議中有人不願意開口,那也不要強迫對方,畢竟,『不發言』也是一個選擇,他至少能夠明白的表示『我不想講話只想看或聽』這個態度,那也算是表達了意見了。

ESVP

ESVP是一個簡單調查成員心情的破冰活動。我們請成員們思考一下自己參與這個會議的心情:你認為自己現在比較像是下列四個角色的哪一個:

  1. Explorer探索者:渴望獲取新知,積極地想要參與。
  2. Shopper購物者:只是推著推車逛逛,看有沒有好東西可以買,沒有也就算了。
  3. Vacationer度假者:以輕鬆隨意的心情參與,並沒有想要發鰾什麼或獲得什麼。
  4. Prisoner囚徒:根本就不想參加,如果可以,我希望現在就離開。

大家匿名地寫出自己的選擇,然後統計出結果:
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20171230/20107429kRJShEvNT7.png

幸好,大家都還蠻正面的,也藉由寫紙條做了本會議中第一次的思考與發表意見。我們可以繼續會議了。

萬一負面消極的心態比較多,就如我們前面所說的,主持人就需要去了解原因了,看看會議應該怎麼調整或者是乾脆延期讓大家去做現在更需要做的事情,才不會浪費大家的時間唷!記住:

所有徒具形式的會議都沒有必要開,那只是浪費時間而已,包括回顧會議。


上一篇
『真拿你沒辦法』 -- 現學現賣回顧會議工具箱
下一篇
『嚨乎你啦!』 -- 一口氣降低所有不確定性
系列文
再戰軟體工程30

尚未有邦友留言

立即登入留言