iT邦幫忙

第 11 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 1
10

第一天 - 初入職場,要學會主動回報進度

小杰大學畢業後,主要靠網路資源自我研究,經過一年後,讓自己獲得了初級前端工程師職缺,雖然已進入軟體公司三週,但卻一直被主管嫌「動作太慢」。

主管:「上週交辦給你的 A 案子,為什麼到這禮拜還沒有任何進度呢?」
小杰:「因為設計師有 delay,所以我兩天前才拿到設計稿..」
主管:「那為什麼不早點跟我講?你這樣動作真的太慢了!還有前天和你提要修改 B 案子上的小問題,只是改個文字而已,為什麼到現在還沒好?」
小杰:「因為想說 A 案子比較趕,想說先專注在 A 案上..」
主管:「為什麼都要到最後關頭,你才說有問題?一定要我問你才會說?
主管:「你效率要再快一點,你這樣子不行!

小杰:「好...」

相信很多初入職場的工程師,總覺得被交辦的事情很多,有時候也不知道哪個工作內容比較重要,以及目前主管到底在想什麼,所以這裡提供一些建議給各位。

主管想盡快了解你的「產能」

什麼是產能呢?其實產能這個詞在硬體場比較常見,例如這個 A 工廠的生產能力是一小時可以製作出三台車,而 B 工廠的生產能力是一小時可以產出四台車。當然 B 工廠的產能就比較優越。

主管想要知道你的產能的話,最快的方式丟任務給你,而依照任務的難度,以及你完成的時間,去評估你的產能。

那為什麼產能會很重要呢?因為主管會評估所有人力累加起來的總產能,來去思考未來的開發戰略,例如說全公司的人力產能加起來有 100%,目前公司接了 A 與 B 案,之後的三個月都已投注了 70 % 產能,而現在又再談 C 的新案子,但是這 C 案需要 40 % 產能,那麼多出來的 10% 究竟該怎麼辦,加班處理?抑或是找外包廠商協助,或者是與 C 廠商協調開發內容,這也就是公司得思考的環節。

而身為新人的你,主管當然會迫切想要之後你的戰力值是多少,他巴不得有七龍珠的戰力掃描器,快速查出你的戰力是多少,好讓他評估公司目前的總戰力,是否可以去打下一場仗。

你的產能也包含與其他窗口的溝通時間

首先你要有個認知,那就是工程師的工作不是只有開發而已,為了確保產出的東西是客戶要的東西,所以許多窗口都會與你溝通,例如主管、企劃、設計、行銷、企劃、產品部門都會密切詢問你各種項目,每個窗口都有可能交辦工作內容給你,所以你身上的工作內容也絕對不會同時只有一項,而是會有很多工作內容在身上。

那麼為了讓你的產能能夠有效運用,並且是直屬主管希望你先產出的東西時,就需要藉由「主動回報進度」,所以接下來我們將時光倒回一週前,如果小杰已經學會的話,他會如何因應。

讓窗口知道你的完成時間,並主動回報

我們時間再轉到一兩週前,如果我是小杰,會如何因應主管的需求,關於主動回報,請見下面粗體字部份。

禮拜三中午
主管:「這個 A 案子你處理下,這東西下週三可以好嗎?」
小杰:「好的,這案子我看了下,有一兩個我沒碰過的技術,我研究一下,明天中午前和你匯報
主管:「ok,那我先去開下個會議了」

週四中午
小杰:「主管,這東西我評估了下沒問題,如果設計師有給設計稿的話,那我需要花三個工作天就可以完成」
主管:「那目前設計稿大概多久才會好?你有去問 UI 部門嗎?」
小杰:「PM 那裡還在跟客戶做最後 UI 確認,UI 說要到下禮拜二才會確認完稿,我可以先把些核心技術先處理完,這樣就能確保下週五前可以交付,這樣可以嗎?」

主管:「時程上還可以,那 不然你先幫我處理 B 案好了」
小杰:「好」

週五中午
小杰:「主管 B 案我處理好了,您可以回覆客戶了
主管:「感謝,那你就繼續先處理 A 案」
小杰:「好的,UI 部門說下週二會提供給我設計稿,我先研究些必要技術,確保下週五可以交付」

下週二中午
主管:「小杰,我這裡有個 C 案,時間比較趕一些,你處理一下!」
小杰:「好,但是主管,我這裡 A 案設計稿今天才拿到,預期是要週五交付,請問這兩個案子我要先處理哪個?A 案不是下週三就要結案,這樣會影響專案交付嗎?」
主管想了一下說:「我都忘記還有 A 案了,我來跟其他部門討論,以緊急度來說,是 C 案比較趕,但我必須先知會 A 案窗口的同仁,這裡請你先做 C 案」
小杰:「好,我看了下 C 案需要一個工作天,所以 A 案可能最晚下週一或二才可以交付,再請主管跟其他窗口協調下,我先做 C 案」

針對以上建議來做統整,

  1. 接收任務時,告知主管完成時間,任務完成時,也一併告知主管,藉此提升工作默契。
  2. 若接收多個任務時,要詢問主管專案的執行優先順序
  3. 若遇不到負責窗口,可先透過 email 來告知以上事項,之後再口頭告知

當進入公司時,為了讓主管理解你的技術能量,並與部門間培養默契,最好的一步就是「主動回報工作進度」,這樣也能讓主管對你的工作能力逐漸產生信心,並培養好的工作默契!

  • 「專案插件」在軟體公司是很常見的,因為軟體上線時,很常會有些意外性的 bug,或者是新案評估,所以要接受意外性的變化。
  • 當接收到主管交辦時的 SOP 有
    • 案子沒有不確定因素,例如已經做過類似專案時,就直接回報主管「預期完成時間」
    • 案子有 10~20% 沒接觸過,雖然無法當下回覆主管完成時間,但可以先和主管說,你得研究一下,才可提供具體的完工時間
    • 案子有 50% 以上沒接觸過:老實告知,說這個案子超出自己技術太多

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會犯這種錯誤的人,一開始就不會想用了~
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這也是為什麼想寫這篇專欄,將一些基本常識溝通細節寫清楚,這樣以後公司遇到相同狀況就可以丟這篇給對方
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你當大家生下來就知道職場規矩了?

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Riverwind
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-05 15:07:55

支持你的專欄
這不單單是菜鳥工程師的問題, 不同部門的菜鳥都有的通病

感謝支持,也是希望拋磚引玉這些議題,讓大家更有啟發 :D

3

留一下心得:
我第一份工作的時候也有這個問題。主管開了task list,我就埋頭做,進度都是主管敲我才回報目前狀況。
主動回報對於主管的好處是能夠掌握你的進度、產量,或是你卡在某個問題上太久能適時幫忙,甚至討論別的替代方案。
對自己的好處是讓主管知道自己做了多少事,包括過程中做了哪些嘗試、解掉了哪些bug,或是你覺得複雜的問題主管看到可以給出很簡單的解法。
如果事後檢視工作產量、效率,這些細節是不會在當初開的task list上。(某些程度上也是刷存在感XD

好系列推推

謝謝你喜歡我寫的專欄,主動回報也是種刷存在感的好方式,方便雙方更新工作進度哩 :D

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