iT邦幫忙

第 11 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 2
38
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菜鳥工程師必修的 30 堂溝通課系列 第 2

第一天上班就該學會的精準提問術

我還記得我前半年進入公司的時候,整個菜逼巴,尤其是在提問問題上面,回想到十幾年前的自己,真的想抽好幾個巴掌給自己,分享一些例子吧,我同事當我在提問的時候,最喜歡講下面這幾句話:

「洧杰你可以直接講重點嗎?」
「我沒有很多時間,你可以盡快長話短說嗎?」
「你真的廢話很多耶...你大學都沒在跟人講話的嗎?」

在那時候我就會很掙扎,因為我自己的工作是必須從其他同事上獲得資訊,才可以繼續往下步走。或者是要其他同事一起協助才可以交付專案。

但我又很顧及別人的感受,不想讓同事不開心,但那時自己的溝通能力又很差,所以那時每天都在跟自己天人交戰,當我要走去別人的座位討論事情前,我真的不誇張,自己都必須花 半小時~一小時做心理建設,才敢去找同事或老闆討論事情。

所以這篇也是寫給十幾年前的自己看得,如果我那時知道這些細節,或許工作上就可以更順利不少。

讓對方感受到你有尊重他的時間

每個人在公司工作時間至少有 8 小時,如果因為你頻繁打擾到對方,就會壓縮到對方的辦公時間。首要的課題就是當你在進行溝通的過程中,務必要讓對方有覺得你有尊重他的時間。

在以前我還是死新手的時候,我曾經一個下午瘋狂去找後端工程師問問題,一有個小問題我都會下意識去找對方問個到底,直到後端和我抱怨說:「都回你問題我就飽了,也不用寫程式啦~」。我才意識到自己好像過度打擾了。

我那時也花了很多時間去思考,到底要怎麼辦才好而傷透腦筋,最終我歸納出了以下方法來解決:

溝通頻率不宜過於頻繁,一天 1~2 次,最多不宜超過 3 次以上

當你打算找其他窗口討論事情前,先整理好你要提問的項目清單,你可以寫在筆記本或在 todolist 軟體上後,再一口氣問個明白。當對方窗口跟你討論完一個重點時,你就畫線掉表示結束,對方也會認為跟你討論是有共識的,而且你是有備而來的,這點至關重要,因為這樣對方才會認為你是有尊重對方的時間,自己先做好要問的順序後才去找他。

找同事討論時,可先問對方有沒有空,以及預期討論時間

有些工作項目是需要高度專注才可完成,所以如果臨時被打斷時,集中力也會因此而喪失。所以我會先詢問對方有沒有空,以及預期討論的時間,讓對方有個心理準備。如同以下的對話

洧杰:「 後端你現在有空嗎?我想跟你討論一些 API 的事情,大概需要 20 分鐘左右」
後端:「我正在測試金流服務誒,大概 15:30 分再跟你討論可以嗎?」
洧杰:「好啊,這個討論完我明天就可以把 XX 功能做好了」
後端:「ok,等等聊」

以上的對話也是在一個大立場上,也就是有「尊重對方的時間」,確保他工作到一個段落後,再與他進行討論,畢竟讓同事腦袋同時卡太多事情時,溝通品質也會比較低落,與其如此,我自己是先了解對方的工作狀態後,再詢問何時溝通較於方便。

另外一點就是,如果公司有使用通訊軟體,例如 Slack、Line 的話,或者是 issue 系統,也可以先用發訊息的方式,因為訊息內容是屬於被動式接收訊息,干擾上自然會比實體詢問還要來得低。

要讓對方認為,每次的溝通上都是有助於整體專案推動

今天一個比較複雜的專案,絕對不會是一兩個人單兵作戰就可以完成,有很多項目都是必須倆倆組隊去挑戰,所以在每次溝通上,都要讓自己的隊友知道說,這次的作戰討論,是為了要攻克某個 BOSS 或任務才需要的,這樣你的隊友才知道為何而戰。

以下我就舉兩個正反案例給各位參考:

A場景
洧杰:「後端我想問你這個 API 一直有問題誒」
後端:「是什麼問題?你詳細描述一下,這很重要嗎?」
洧杰:「有啊..這樣我就做不下去了,因為接不起來」
後端:「可是我自己的東西都做不完了,也沒辦法幫你誒..」

B場景
洧杰:「後端我有個狀況想請你看一下,這問題解了後,週五我們做的東西就可以交付給客戶了
後端:「好,是 API 有問題嗎?」
洧杰:「對,有兩點只要我搞通以後,之後我自己就可以解決了」

上面的對話,各位可以看得出差異了嗎?一個是以「自己」為中心,另一個是以「團隊」為中心,另外就是當對方認為說,跟你溝通是有助於整個進度發展時,也跟對方工作有息息相關時,對方才會認真聽你對話。

提問技巧

在上面我們已經掌握到如何「讓對方感受到你有尊重他的時間」,這樣至少在一開始接觸有邁進很大一步,但接下來的溝通該如何順暢,就讓我們繼續講解下去。

所謂的溝通,我自己的見解是,「你問的問題是否足夠精準」,例如以下情境:

  • 你問網站企劃人員,這個案子什麼時候結案?
  • 你問後端工程師,這個地方有個 BUG,什麼時候可以解掉?
  • 你問前輩一個程式碼問題,因為你有觀念一直轉不過來?
  • 你問 UI 設計師說,某個 UI 介面的動線該如何運作,流程上才比較順暢?

所以這裡分享幾個小技巧,以幫助你提問時能夠有 87% 精準。

超出預期事件提問法:當要從對方獲得資訊時

這裡的對話 SOP 是 「你原本認知的事情是要跑 A 流程,但試著執行後卻發現出現預期外的 B 結果,想詢問自己認知是否有錯」。

如果是程式出錯,沒依照自己的預期來運作時,你想問其他工程師同事時,你就可以說:「原本我預期他會跑 A 結果,但我使用 某某程式碼時,卻出現了我預期外的 B 結果。」

再來更多情境舉例:
「我改了 PHP template,本來想要讓這裡的 li 跑 for 迴圈顯示資料,所以在 77~80 行這裡寫了這段語法,但前台卻顯示紅字出錯畫面,log 是顯示 xxxx,想問問這行程式碼是哪裡錯了?」
「我看了你的 UI 畫面,本來是認為從 A 頁面要連到 B 頁面應該是用 slide 轉場,但是我看到了 C 頁面好像跟我預期想像的動畫轉場好像不一樣,你可以描述你心目中的正確轉場方式嗎?」
「我看了服務建議書裡面提到的時程是 8/10,但是看到你跟客戶對話的內容,時程卻改到了 8/5 ,想確認正確的時間是什麼時候?」

提供選擇題問法:當要請別人替你處理事情時

通常在溝通項目時,為了要讓事件可以有效推動,所以也必須讓對方窗口也必須花自己的時間一起同步處理時,我就會這樣子做,因為如果你直接問說:「這東西什麼時候給我?」、「你可以幫我處理一下嗎?」,對方也會增加思考時間,所以我蠻常用提供選擇題的方式加速對方思考。

例如當我有個東西要請對方協助處理時,我會直接說:

「這個東西你下班前可以給我嗎?還是明天中午呢?這樣我都能在明天下班前,準時交辦項目給主管,看你方便的時間為主。」
「我想了下, A 跟 B 方法都 ok,那你傾向用哪個方法來解這個 BUG 呢?依照你比較好解決的方式為主。」
「這個問題困擾了我很久,我想到 A、B、C 作法,但不知道哪個比較好,你可以幫我看看哪個比較適合呢?」
「主管你臨時插件的 B 案子我覺得沒問題,那你要先做這個 B 案子嗎?如果是這樣 本來 A 案今天下班前就可以給你,就會變成 後天下班前才能給你,這樣 ok 嗎?」

這個方法很不錯的地方在於說,可以順便壓交辦時間,能夠預期讓對方將你交辦給他的事情,知道何時可以拿到東西。同時在有選擇題的情況下,對方也可以從中挑選適合他的方案。

總結

如果以養成遊戲來說,如果每次的溝通都是順暢的,你針對特定同事的好感度就會提升,而同事也會認為跟你討論是有助於快速推動專案時,自然就會對你產生信賴感,

最後再幫大家總結意見

  • 在每次開啟對話前,要讓對方感受到你有尊重他的時間
  • 如果你想從別人身上獲得正確資訊時,請用 超出預期事件提問法
  • 如果你想試著交辦事項給別人,不妨試試選擇題提問法

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6
Riven 林育正
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-03 13:55:12

這主題很棒,人際溝通真的是 IT 產業工作的最重要軟技能沒有之一!/images/emoticon/emoticon12.gif

真的,也期待你的 UI 文章哩 :D

3
罐頭
iT邦新手 4 級 ‧ 2019-09-04 13:51:36

推,這部份真的跟寫程式一樣重要/images/emoticon/emoticon70.gif

感謝支持,所以才想寫這篇專欄 :D

3
hannahpun
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-06 12:30:44

好想丟給公司同事看,會問問題超重要啊

能問出一個好問題真的會省力很多 XD

1
robertmaus
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-09 11:14:18

謝謝你發文救菜鳥XD(菜鳥路過

大家都是從菜鳥過來的,一起加油 :D

1
faust
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-16 11:41:55

很棒的主題,提及的方法也很好:把要問的問題先用筆記下來,待 "目標" 有空時,抓緊時間問,當然,也不宜一次問太多。有時間,會專注幾個 "目標"記錄,看誰有空,就抓緊機會。人家願意幫忙,都要感謝。因為別人沒有義務幫我們的忙。

0
RNA-Sick
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-09-20 09:54:09

謝謝你願意把這些東西寫出來,不只是職場,學術環境、新鮮大學生也超需要啊~

0
hamy820326
iT邦新手 5 級 ‧ 2019-11-15 10:20:08

超實用的主題,我也是每次要跟主管討論事情,都要先做心理建設...(目前也還在學習)

不論如何,提問時記住要「帶著自己的答案去找人」,這樣對方才知道你是有嘗試自己解決,而不是直接把爛攤子甩給別人

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