資料庫必須要有一個資料庫管理系統(database management system)來負責管理資料的新增、刪除、更新和查詢等操作，使用者可以不需要知道存放資料的磁碟位置，只要透過此系統就可以操作存放在資料庫的資料。
資料庫系統不僅儲存資料庫，同時也儲存詮釋資料(metadata)或索引資料(index data)來描述作業資料的定義還有資料與資料間的關係。，在此系統中資料儲存在資料庫，只是概念上呈現的邏輯空間，實際上則是由更底層的一群相關檔案(files)所組成。

資料庫三層綱要架構

1. 外部層(externsl level)
   也稱景觀(view)，來定義使用者應該看到或操作的部分資料，外部綱要描述特定使用者群組感興趣的資料部分，其他部分則被隱藏起來。
   例如:醫院的掛號人員可能只能看到病人的基本資料和看診科別等，而看不到病人的費用資料
2. 概念層
   提供使用者概念綱要來描述整體性的資料結構。
   例如甚麼樣的物件(entity)必須包含在資料庫內、資料物件與資料物件間的關聯性、資料有效性的界定等
3. 內部層
   提供內部綱要來描述實際的資料庫儲存結構和存取路徑的細部資料，內部層必須考慮資料結構和檔案儲存組織。內部層下面還有實體資料庫，由作業系統(os)管理，負責將資料儲存到儲存設備內或從儲存設備將資料取出。

舉個例子:

外部綱要

參考:醫學資訊管理學(華杏出版)