iT邦幫忙

2021 iThome 鐵人賽

DAY 10
0
Modern Web

機智接案生活 - WooCommerce 金流串接實戰系列 第 10

Day10 - 敏捷式接案實踐 (二) - 專案管理

當同時進行多個專案,每個專案又有上百個工作項目待執行的時候,看板方法可以非常有條理的呈現專案狀態。我喜歡使用看板是因為它可以很方便的知道接下來要執行的項目,同時又能讓客戶很直覺的了解目前正在進行的工作,透過推拉系統來更新專案狀態,比以往的甘特圖來得更靈活且彈性。

早期最知名的線上看板軟體莫過於 Trello,但後來發現另外一套名叫 Ora 的工具更適合我,它有許多實用的免費功能:

看板範本:我可以在建立新專案時使用預先定義好的範本,省去重新建立的時間。

豐富的卡片設定:我習慣把一個大功能放在同一張卡片,在裡面我可以紀錄客戶需求、使用者故事、新增待辦清單、加入附件、留言與標籤註記,方便把所有與這功能相關的資料、討論集中在一起。

計時功能與報表:每張卡片可以設定預估完成的小時數,在執行時按下計時按鈕,就能在卡片上看到累計時間,如果超出了預估時間它會以明顯的樣式提醒,另外卡片裡的待辦清單也能個別計時,透過分析報表可以追蹤某段時間內特定專案的工作項目個別花費的時數。

行事曆檢視:除了看板顯示外,它還可以切換成行事曆模式,如果卡片有設定預計執行時間,在行事曆上面就能看到一週或是整月份的工作安排,讓自己知道目前手邊的工作量與進度。

聊天模式:當有上百個卡片、上百則留言要回覆時,使用看板會非常難找,常常一不小心就會漏掉,因此 Ora 設計了像是 Slack 的聊天頻道來讓專案成員可以快速在不同的卡片間進行切換並留言,同時還能看到既有卡片的資訊,解決了看板模式不方便檢視與回覆留言的問題。

佛系的付費方案:Ora 可以用個人或是組織的方式加入成員,用組織的方式比較好,有些功能像是聊天模式只有組織可以用,它的收費模式是當組織成員超過三位時,才需要按成員數量付費,對於個人接案者來說非常夠用。

雖然 Ora 常常會有些小臭蟲,但綜合以上的好處,它已經是我作為敏捷式接案的必備管理工具,下面列出我實際在使用 Ora 管理專案的流程:

Step1. 建立組織、看板與 Github 存放庫

當承接新專案時,我會先建立合作單位的組織名稱,再把專案建立於該組織下,因為同一個合作對象可能會不只一個專案,以組織來區分比較有系統。完成專案建立後,我會套用固定的看板範本,這個範本是根據自己的工作習慣而建立的流程,主要分為幾個步驟:

衝刺工作項目:我會把案件開始前評估的工作項目加到這邊,如果之後有新增任何需求也都會直接寫在這邊,在加入卡片的同時也會把預估時數加進去,在執行時就能確保時數用量。

預備 - 分析及文件製作(2):這裡面的項目會從衝刺工作項目拉進來,分配接下來準備要做的工作,名稱有中 (2) 代表的是 WIP( Work In Progress ) ,意思是這個 Board 最多只能放兩個 Task,再多的話就要排隊或是插隊了。

開發 - 進行中(2):確認要做的工作後,我就會把卡片拉到這邊,並且開始計時,同樣的後面也有 (2),也就是如果進行中的工作超過兩張卡片,剩下的就要排隊了。

開發 - 完成:當卡片完成後我會停止計時,由於大部分時候我都在本機開發,所以在還沒部署到測試機的項目我會先放在這邊,等到累積到一定數量或是完整的功能都完成時才會進行部署。

測試:這邊放已經部署到測試機的完成項目,也是需要請客戶驗收的項目,確認沒問題後就可以打勾,即代表該項目製作完成,如果有問題可以透過下方的留言區進行討論,並確認花費時數,如果有需要修改的地方,那麼這張卡片就會回到預備的步驟,如果留言中有提到新的需求,再把它獨立成新的卡片並放在衝刺工作項目。

發佈:已經完成驗收並部署到正式機的工作事項,作為歸檔的用途。

完成看板的建置以後,我會去 Github 建立這個專案的存放庫,並且把權限分享給客戶,可以讓他看到每次更新的 Commit 以及隨時下載最新的版本,如果客戶不會操作也沒關係,Ora 可以跟 Github 連動,直接把 Commit 跟卡片做關聯,這樣就能在同一個地方看到程式碼的修改狀態。

Step2. 管理工作項目

我以前會把每一個工作項目都建立卡片,好處是可以針對每個項目進行追蹤與討論,但後來發現卡片太多管理不易,而且很多卡片所完成的內容並非是能讓客戶驗收的,像是「傳送資料到金流商」、「接收金流商回傳資料處理」,因此我現在改為把完整可以驗收的功能放在同一張卡片之中,而完成這個功能的執行細節放在卡片的待辦清單裡面。

這樣當卡片移動到測試的步驟時,客戶就可以依照使用者故事來進行測試,並驗收每個環節是否運作正常,同時也能追蹤該功能所花費的總時數。

Step3. 每週回顧與月結算

Ora 的報表可以看當月的總花費時數,我會在每週一上午把截至上週的總工作小時數回報給客戶,並說明上週完成項目以及本週預計執行工作,最重要的是跟客戶確認目前的工作優先順序,以便根據客戶的預算與商業目標進行調整,到了月底結算日再用 Ora 報表功能匯出當月所有時數明細以供客戶備查。

透過預估、Ora 管理與 Github 分享可以有效降低客戶對於計時模式的不安全感,搭配定期回報主動告知專案狀況更能讓客戶掌握專案進度。

當這樣的工作模式建立起來之後,接下來就是該重新檢視自己的工作習慣了,下一篇我會介紹接案者的時間管理,如果常被客戶追殺進度,搞得必須熬夜趕工,這樣無法擁有好的工作品質。

本文同步發表於:https://oberonlai.blog/tw/wordpress-freelance-practice-2/


上一篇
Day9 - 敏捷式接案實踐 (一) - 拆解需求
下一篇
Day11 - 敏捷式接案實踐( 三 ) - 時間管理
系列文
機智接案生活 - WooCommerce 金流串接實戰30

尚未有邦友留言

立即登入留言