Recap

前天提到, 建立一頂訂單銷售的流程大致可以分為

1. Customer enter Sales Order
2. Fulfill Sales Order
3. Invoice Sales Order
4. Account Receivable

今天我們會主要著重在 Invoice Sales Order 的部分.

收據, 發票, 小票 - Invoice

Invoice主要用來記錄銷售給顧客的紀錄, Invoice 通常被用在商品或是服務提供時, 顧客還沒有付款的情況. 比方說網路費帳單, 對於種花電信而言, 他提供的網路服務但是顧客在月底收到帳單才給錢.

Invoice 透過新增出售的商品清單來記錄銷售. 每一個 Invoice 的商品應該與Sales order ㄧ致. Invoice 的總和即為所有商品 Amount的總和.

建立 Invoice

在 Sales Order 上面, 可以看到 Next Billing 的按鈕

點選後會進入 Invoice 主檔

並且商品列表會自動帶入尚未Inovie的商品, 如果一張 Sales Order 開了兩張 Invoice, 第二張Invoice 在建立時僅會帶如除了不在第一張Invoice內的商品及數量.

確認無誤後, 選擇 Save, 建立 Invoice.

可以看到, 此時的 Invoce 是處於Open的狀態, 表示尚未有任何 Payment, 也就是客人尚未付款的意思.

付款紀錄 - Payment

當客戶付款時, 記錄付款這個後, apply到適當的Invoice or Cash Sale(Cash Sale表示倉庫不用出貨, 銷售成立時, 顧客直接拿走商品, 例如: 便利商店). 當 apply Payment 時, 會減少顧客的應付金額並增加公司收入.
除了透過 Payment 這個方式支付 Invoice, 使用者也可以根據不同的使用情境, 利用顧客的押金(Deposit)或是信用額度(Credit memo)來支付顧客的應付金額.

Payment 的流程大致可以參考下圖(From NetSuite help)

如果 Payment applied 到 Invoice後,

• 該筆 Invoice的應付金額 = 所有 Payment 的總和, Invoice 狀態為 Paid in full
• 該筆 Invoice的應付金額 > 所有 Payment 的總和, Invoice 狀態仍為 Open

建立 Payment

通過點選 Accept Payment

會到 Payment 主檔頁面

在下方可以看到該使用者所有狀態為 Open 的 Invoice, 在我們的範例中, 這個客人只有一個

在同一row 的後方可以看到, 此筆 Payment 會支付該 Invoice 多少金額, 預設是所有金額.

在 Payment method subtab 底下可以依據實際情況選擇, 在這邊為了方便可以選 Cash

都確認無誤後, 按 Save 保存
回到 Invoice, 由於我們剛剛支付全額, 該Invoice已無應付金額, 所以可以看到狀態已經變成 Paid in full

GL Impact

在 Invoice 的 GL Impact 我們可以看到, AR 帳戶減少, Sales Revenue 帳戶增加.

表示公司的銷售金額又高了一些.

到目前為止就是整個 Order to Cash 的流程, 之後會開始介紹一些 NetSuite 的報告功能, 來協助公司內進行各項分析及統計使用.