Recap

昨天提到, 建立一頂訂單銷售的流程大致可以分為

1. Customer enter Sales Order
2. Fulfill Sales Order
3. Invoice Sales Order
4. Account Receivable

今天我們會主要著重在 Fulfill Sales Order 的部分.

出貨單 - Item Fulfillment

滿足一筆訂單的方式, 就是透過出貨這個動作, 將商品寄送給收貨方. 這樣在NetSuite稱為Fulfilled.
Fulfilled 這個動作包含:

1. Pick(撿貨) - 將貨物從庫存中拉出.
2. Pack(包裝) - 將貨物打包.
3. Ship(寄出) - 將貨物透過承運商(Shipping carrier)寄出
   Pick - Pack - Ship, 就是最簡單的出貨流程. 這其中還會牽涉到很多關於倉儲的操作, 例如: 要從哪一個貨架檢貨, 需要多大的箱子包裝, 要如何選擇適合的承運商, 承運商有沒有體積/重量/尺寸的限制, 諸如此類.
   更詳細複雜的設定及操作, 通常會透過 Warehouse Management System, WMS 來管理. NetSuite 也有 WMS feature 可以使用, 但礙於篇幅不在這次的鐵人賽裡面討論.

創建出貨單

回顧 Sales Order

這是我們剛剛創建的 Sales Order, 預設情況下, NetSuite 是不允許負庫存出貨的, 所謂的負庫存表示在NetSuite 裡面沒有任何 Inventory 的情況下, 是無法建立出貨單的.

我們可以注意Item list裡面有一個 BackOrdered column.

這邊的數字就表示, 客戶訂購數量 > NetSuite內庫存的數量, NetSuite目前還不足 1 個測試商品能夠出貨.

所以要能夠讓NetSUite 順利出貨, 我們需要先讓NetSuite裡面 測試商品-Germany 有庫存才行.

為什麼會沒有庫存.

沒有庫存的原因很多, 最常見的就是:

1. 就是真的沒有, 還沒來得及採購, 或是還在製造等...
2. 使用者剛導入NetSuite, 還在清理歷史資料, 實體倉庫有庫存, 但NetSuite庫存沒有正確顯示
3. 庫存遺失/誤差/破損/etc..

根據不同的情境, 會有不同的方式來增價庫存, 比方說

1. 建立採購單
2. 透過CSV Import等方式導入歷史資料
3. 直接改庫存數量

在這次的範例中, 我們會直接修改庫存的數量, 此方式較為直接, 但在實務操作上此方式較為少用, 因為會直接影響庫存數量與日記帳.

直接修改庫存數量 - Inventory Adjustment

選擇 Transactions -> Inventory -> Adjust Inventory

Inventory Adjustment 主檔如下

輸入以下資訊

1. Posting period - 簿記期間
2. Subsidiary - 要調整的 Item 位在 Germany
3. Adjustment Account - 因為調整 Item 的數量會影響到庫存, 也就會影響會計帳, 需要指定此筆調整要入哪一個會計科目
4. 輸入要調整的 Item - 測試商品
5. Adjust Qty By - 調整的數量

儲存後, 回去 Sales Order 重新整理後, 可以看到 backordered 數量變為 0, 而 commit 數量變為 1.
對NetSuite而言, 可用的庫存 = on hand(100) - commited(1), 所以我們的測試商品目前在NetSuite 僅存 99個.

建立出貨單

在Item足夠的情況下, 可以看到在Sales Order主檔上方可以看到一個 Fulfill 的按鈕

點選 Fulfill 按鈕之後會帶到 Item Fulfillment 主檔, 並且將商品及必要資訊帶入

在 Status 的部分, 可以依照公司的實際情況選擇 (Pick/Pack/Ship)

確認無誤後, 點選 Save 後, 回到 Sales Order 主檔, 可以看到 Sales Order 的狀態變成 Pending Billing.

並且在商品列表會出現測試商品已經被 Picked & Packed & Fulfilled

對日記帳的影響? General Ledger Impact?

回到 Item Fulfillment, 滑鼠移到 Actions -> GL Impact

可以看到 出現兩筆資料

並且 Posting = yes, 因為當商品出貨後, 公司的 資產(asset) 減少, 應收帳款 (AR) 變多.
與 Sales Order 不同的是, Sales Order 僅為建立訂單, 並沒有出貨/收款的事實發生, 所以即便有 GL Impact 的資料, 但是 Posting = No, 因為並沒有會影響會計帳的事實.

明天會稍微提一下, 如何在 NetSuite 開發票, 並且看一下發票對於 GL Impact 的 影響.