看版制度是豐田生產方式創始人- 大野耐一 在美國參訪時，從超市獲得的靈感，超市的顧客只會在有需要的時候，購買所需數量的商品; 而為了讓顧客隨時能夠買到想要的商品，超市必須隨時視情況補貨。
若將超市當作生產線上的前製程、顧客當作後製成看待，當顧客(後製程) 需要某件商品 (零件)，就在需要的時間，到超市(前製程) 去購買(領取) 剛好的需求量，而當或架上商品減少，超市(前製程) 立即補充被顧客 (後製程) 拿走的商品(零件) 數量。
至於看板，則可視為櫃台為顧客結帳時，將其所購買的產品與數量印製成的清單。櫃檯只要叫這些清單傳遞到補給部門，補給部門就能按圖依照貨架上被買走的商品，加以補貨。也就是說，透過看板，後製程可以明確知道自己該領取多少數量的哪種零件，前製程也可以得知多少的零件在何時被取走了，又該在哪個時間點補充多少數量回去。
大野強調，憑著這張紙卡，舉凡生產量、生產時間、方法、順序，或搬運量、搬運時間、搬運目的地、放置場所、搬運工具、容器等資訊，都可一目了然。只要運用徹底，廠內的所有生產行動不僅指令清楚，還夠一體化有效銜接，也就能達成 “避免生產過剩” 的零浪費狀態了。
看板的英文Kanban，是從日文看板的拼音而來。看板的概念應用到專案管理上，讓專案的進度，從待辦項目、執行中、已完成的工作一目了然。
大看板也不是唯一的看板，專案的成員可以製作自己的看板，記錄他自己要做的事情。軟體開發界把這些看版數位化，常用的工具像是Flow、Trello、Asana 和Jira 。以往的專案管理多用條狀的甘特圖(Gantt charts) ，敏捷的思維則認為軟體開發應該切割為比較小塊，才能盡快發行，等使用者提供回饋，資訊可以迅速整合到未來的更新。
經典的看板包含3個部分:
待辦清單 : 尚未處理的工作 (參見)
進行中 : 正在執行的工作
已完成 : 表示做完的任務
看板上的任務卡片，是用來溝通明確的工作任務，必須清楚描述，明確指派給個人。通常都透過視訊會議ㄒ決定卡片放在看板的那個欄位，被指定給誰，這些會議的請每個人簡短報告自己的工作進度，需要其他人的什麼協助。
<<沒有 email 的世界>> 作者卡爾 紐波特提到，個人也可以使用個人任務看板來組織生活。書中引用了吉姆 班森 (Jim Benson) 的著作 個人看板 (Personal Kanban)，白板上用不同顏色的便利貼，代表了工作、家人、朋友與我們自己的期望。把各項責任用便利貼排列出來，把正在進行的任務放在中間欄位。
這個系統要好用的秘訣是，你應該嚴格限制，你在一段特定的時間中要進行的任務數量。以看板用語來說，這叫做進行中工作 (WIP) 限制。如果想在同一時間推數十項任務，最後會過著亂七八糟的生活。完成的任務，就移到第三欄。理論上完成之後，你可以把便利貼丟掉，但其實移動到完成中的這個動作，就會給人帶莫大的成就感，就是一股激勵的動力。
關於個人看板，紐波特建議，可以使用一個以上的看板。他身為教授，將看板區分為3個，研究、教學、研究所所長。這樣的好處是，思考看板時，上面都是相關的工作。但總體而言，大概 2 ~ 4 個看板已經是能夠管理的上限。另外，和專案管理一樣，最好安排定期個人檢視會議。每週設定時間來檢討與更新個人看板。在每個人檢討會議上，審視所有的卡片，移動位置更新狀態，應該在5 ~ 10分鐘內可以完成。
增加 ”待討論“ 欄
需要其他人給意見的工作就移到這個欄目。你可以固定時間安排會議審視這個欄目，或者等到這個欄目快要集滿了，才召開會議。就可以避免你一直在 email 中往返，讓你不斷的來回檢視、回覆信件。
增加 ”等候回覆” 欄
在合作型工作中，一項任務的進行往往必須暫停下來，等候其他人的回覆或資訊整合，這些停頓下來的任務，就可以移到等候回覆欄，卡片上註記你在等誰的回覆，等到回覆之後要做什麼？就不必老是擔心自己忘了什麼。
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