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DAY 7
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IT管理

從零開始學Notion,打造你的All-in-one管理系統系列 第 7

【Day07-Board View】用Notion來管理你的任務進度吧

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不知不覺,時間也來到一個禮拜了
如果前面的內容都大致上摸過一次之後,那恭喜你現在應該已經對Notion最基礎的操作有了一定程度的概念了
接下來我會試著帶你繼續去探索Notion的各種功能,也會開始有一些應用場景~

Board View(看板模式)

Board View適合用來管理分類

Board本身是一個非常適合管理分類的模式
選好一個分類,一字排開大家站好,每個分類的有些什麼資料都可以清楚的列出來
比起Table View來說更方便進行類別之間的對比

技巧8:在Board View計算分組特徵值

在之前我們有講過,Notion可以幫助我們計算同一個欄位的數量/總和/範圍等值,當我們在Board View下的時候也可以使用計算值來幫助我們快速比較不同的類別哦(ง๑ •̀_•́)ง

Board View也是最適合任務流的View

一個任務或待辦事項,從被建立到被完成(或捨棄),基本上都是一個單向的過程
因此當我們把這個單向的過程用Board View去展示的時候,我們就可以有一個非常直觀的視覺化來感受到我們的任務進度

橫向的進度比較

我習慣把完成度從低到高依序從左排到右,這樣當任務在逐漸被完成的過程中我們就可以透過感受到它被推進而產生滿足感來讓我們的效率維持

縱向的數量感受

當然,不是隨時都是保持一個非常高效的狀態
因此當我們意識到某個階段累積太多任務卡在那邊的時候,就是一個非常應該要回頭檢視是否有什麼需要調整狀態或是清理任務的時候了!

技巧9:善用隱藏,讓把已經不重要的任務收起來

通常在一個任務完成之後,我們就應該要讓它從我們眼前最顯眼的地方消失
但只是一味的把任務拖到完成的進度並不能讓版面上的卡片減少
因此我們可以透過Filter設定一個封存的欄位,當勾選之後就讓它在這個頁面隱藏,如此依賴版面就會乾淨許多了哦

講古時間:以前只能用Select

Status是在今年的某次版本更新才新增的,讓我們可以對任務的進度有更階段性的規劃,不然以前只能用單選選項自己手刻呢

小提醒:除非必要,否則別分太細

通常剛開始做項目或進度管理的朋友都會有一個現象是希望把進度階段劃分的非常仔細,但當我們劃分太細的時候一方面會增加需要更新移動的精力成本,另一方面增加在歸類進度的時候需要消耗腦力的程度,這樣反而和我們希望讓自己比較輕鬆的目的是背道而馳的,因此==除非真的有必要,否則進度階段不要分太細==
同時要定期回來檢視各個項目的進度情況並進行調整,才能讓進度管理真的發揮作用ヽ(・∀・)ノ


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