資料的源頭只能有一個

不知道大家有沒有遇到「手上拿到過舊的資訊，卻誤以為是正確的」，資料中也沒有任何蛛絲馬跡可以發現，這些資訊已經過時。

資料源頭只有一個的好處

1. 資訊維護容易
2. 確保大家資訊一致的正確性
3. 建立彼此取得資訊的默契

如何建立資訊源頭只有一個

1. 單一資訊只在一個地方更新。
   例如：線上會議室連結，只出現在行事曆邀請中。
2. 使用線上共同分享的平台並且每個人都擁有資訊編輯與瀏覽的權限，另外的好處是資訊可以即時更新。
   例如：使用 Google Drive、One Drive...
3. 每一次都告訴大家「要如何開啟資訊的位置與方法」，不厭其煩的重複，大家都會記得唷！
4. 第一次說明資料時，確保大家都可以順利開啟檔案。
   我們都會習慣確認「可以把這份檔案打開嗎？」，直到對方回覆「可以，我已經開啟了！」。

資訊同步

1. 信件中，使用副本(Cc)帶給相關人員，讓團隊中的每個人都知道所有資訊。
2. 討論事情建議使用「群組」溝通，也許大家會不好意思群組討論事情，但這好處是團隊中的每個人都可以同步資訊。
3. 最終定案的資訊要確保每個人都收到並且沒有問題。
   我們總是習慣會議上會詢問每一個人「有沒有問題」，直到收到每個人「沒問題」的回應，才會進行下一步。

如何確認資訊有沒有同步與單一呢？

可以問以下問題

1. 這項資料是不是只出現一個地方？
2. 知道這項資訊要去哪裡看嗎？
3. 可以開啟指定的檔案，確認是否可以順利開啟瀏覽

實例

我們在好奇學生大哉問使用 Google 雲端硬碟、行事曆、KKTIX、Youtube 同步資訊，提供資訊如下

• Google 雲端硬碟：共享籌備演講的資料
  
• Google 行事曆：提供線上會議連結與會議時間
  
• KKTIX：演講資訊
  例如：近期一場 9/30 的演講資訊，工作人員與報名觀眾都是看同一個資訊來源，就是報名網址https://technologyandlife.kktix.cc/events/9-30-22
  所以，只要與演講公告資訊有關，我們都統一彙整到報名頁面資訊。
  
• Youtube：每一次演講的紀錄影片