什麼是社團評鑑

1. 社團評鑑是一種評估機制，用來評估學生社團的組織運作、活動執行、財務管理以及其他相關事宜的效果和成果。
2. 評鑑是由學校的相關部門、例如學務組或課外活動組進行的。
3. 評鑑的目的是確保社團達到其設立的目標，並提供優質的活動給社員。

為什麼需要注意社團評鑑

「決定社團是否能繼續生存」

面對社團評鑑的心態

1. 做到最好：盡最大努力提升社團的品質　→壓力大
2. 能過就好：只要達到基本標準和要求就可以了→壓力小

評鑑指南

以下基於台灣科技大學為範例，每一個大學有各自自己的評鑑規範，
可以自己去課外活動組/學務組/管理社團的單位查詢與詢問

舉辦活動流程

分成事前、事中、事後

1. 事前活動籌備

   • 活動計畫書

     1. 提醒學生列出明確的活動目標
     2. 設計活動流程
     3. 定義組織分工
     4. 擬定預算表
     5. 設定緊急應變措施
     6. 整合所有資訊至活動計畫書
     7. 備份計畫書以避免丟失

   • 籌備會議召開情形

     1. 確定會議日期與時間
     2. 發送開會通知單給參與者
     3. 準備簽到表供參與者簽名
     4. 指派紀錄者做會議紀錄
     5. 存放會議紀錄於指定資料夾或雲端

   • 經費編列與審查情形

     1. 詳細列出每項預計支出
     2. 定期確認資金狀況
     3. 在每次消費後，保存收據或憑證

   • 宣傳實施情形

     1. 設計宣傳方案及素材
     2. 執行宣傳計畫
     3. 記錄宣傳效果及回饋
2. 事中活動執行

   • 活動流程執行情形

     1. 確保所有人都清楚當天的流程及分工
     2. 準備流程表及人員分工表

   • 活動參與情形

     1. 準備簽名表或留言板
     2. 拍照或錄影記錄活動過程

   • 活動紀錄

     1. 分配專人負責拍照、錄影或錄音
     2. 確保所有資料都被保存並備份
3. 事後活動績效檢討

   • 回饋情形

     1. 設計回饋表格並分發給參與者
     2. 收集並整理回饋資料
     3. 分析回饋數據

   • 經費整理與檢討

     1. 將所有財務資料彙整
     2. 核對所有支出憑證
     3. 檢討預算與實際支出的差異

   • 檢討情形

     1. 召開績效檢討會議
     2. 分析活動成功與否的因素
     3. 根據反饋和實際經驗提出改善建議

社團營運

1. 組織運作及財務管理
   • 管理運作
     1. 組織章程 包括社團宗旨、社員大會的召開方式、權責分工等
     2. 社團傳承、交接
        • 幹部交接清冊 交接清冊模板，詳細記錄每位幹部的責任及任務
        • 幹訓內容 設計幹部培訓計劃，包括領導技巧、團隊合作等
   • 規劃管理
     1. 社員大與幹部會議 設立固定時間和地點，確保定期召開
     2. 學期行事曆 根據組織章程，編制學期行事曆
     3. 活動計畫與會議紀錄 會議紀錄模板，確保每次會議都有詳細紀錄
   • 財務管理
     1. 經費運作 經費管理手冊，詳細說明社費收退費、支出方式等
     2. 帳本管理 詢問如何分開帳戶和印章管理
     3. 財務報表 設計財務報表模板，如何填寫和呈現
     4. 社團器材管理 設計建立器材清單，並設定借用規則和流程
2. 社團活動績效
   • 社內活動
     1. 活動檢討 於每次活動後召開檢討會，記錄反思和改進建議
     2. 社課教學內容 設計教學計劃，並確保所有內容都有詳細記錄
     3. 活動參與率 使用簽到表，記錄每次活動的參與人數
     4. 心得回饋 提供心得回饋表格，收集學員的反饋
   • 社團融入SDGs
     • 如何將SDGs目標融入活動計劃，例如透過社區服務或教育活動
   • 社會實踐
     • 鼓勵校外組織合作，參與社區活動或校際比賽
   • 活動特色
     • 設計特色的活動，與社會議題 or 學校政策相關

常見模板設計與欄位提醒

基於上述的社團評鑑指南，以下是需要設計的模板
模板的目的是簡化組織活動的管理和操作，
同時確保所有必要的資訊都被記錄下來，方便未來查詢或檢討

1. 活動計畫書模板

   • 活動名稱、時間、地點
   • 活動目的與目標
   • 活動流程與時間表
   • 主辦與協辦單位
   • 組織分工表
   • 預算表
   • 緊急應變措施

2. 開會通知單模板

   • 會議名稱、日期、時間、地點
   • 會議主持人
   • 會議議程
   • 參加者名單

3. 簽到表模板

   • 參加者名字
   • 簽到時間
   • 簽到與簽退欄

4. 會議紀錄模板

   • 會議名稱、日期、時間、地點
   • 出席人員名單
   • 會議內容及討論事項
   • 決策事項
   • 待追蹤事項

5. 經費明細模板

   • 收入與支出項目
   • 金額
   • 日期
   • 負責人
   • 備註/說明

6. 宣傳計畫模板

   • 活動名稱
   • 宣傳策略與方式
   • 宣傳時間表
   • 預期效果

7. 活動流程表模板

   • 時間
   • 具體活動或演講內容
   • 負責人或演講者

8. 回饋表格模板

   • 活動名稱、日期
   • 參與者基本資訊（如姓名、學號等，視情況可設為選填）
   • 多項評估指標（例如活動內容、組織、地點、時間等）
   • 開放性問題供參與者提供意見或建議

9. 財務報表模板

   • 日期
   • 項目
   • 收入或支出金額
   • 總計
   • 負責人

10. 社團器材管理表模板

    • 器材名稱
    • 數量
    • 借用日期
    • 歸還日期
    • 借用人

11. 幹部交接清冊模板

    • 幹部職稱
    • 交接項目或工作內容
    • 交接日期
    • 交接人及接收人

12. 幹部培訓計劃模板

    • 培訓主題
    • 培訓日期、時間
    • 培訓地點
    • 培訓內容摘要
    • 培訓講師或負責人