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2023 iThome 鐵人賽

DAY 30
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在過去幾年的工作經驗中,有機會參加了一些不同的活動,其中包括均一的教育設計工作坊、矽谷阿雅分享的專案管理經驗談以及 Marty Cagan 分享的 Product Is Hard,這些經歷讓我能以不同的角度來看待我的職業生涯和參與的專案。

產品一次一次的迭代,職涯中一次次的轉換,人生一次一次的嘗試,在長大的過程,選擇了什麼? 放棄了什麼? 如果把生涯當成一個產品,我們當時相信的那些事情,如今是不是有成為了人生路途中的美麗風景?

Yes

從專案演變的角度來看,整個故事線應該會是從規畫走到執行,現在讓我們來深入了解看看整個迭代流程該是什麼樣子。

  • 規劃: 定義目標 → 定義問題 → 選擇準則 → 解決方案 → 取捨
  • 執行: 專案時程評估 → 專案難度評估 → 專案執行成效評估

定義目標 (Objective)

首先,我們需要確定我們的目標是什麼,以及如何做出決策?

我的職涯旅途中目標可能包括每天七點前回家吃晚餐、轉向純前端工程師職位、回台南休養生息、到大城市體驗生活並利用其學習資源快速成長。

對於一個網站的每個活動或專案,目標可能是增加曝光和使用者黏度或增加行銷活動營業額。在教育科技領域,目的可能是討論新型態的教學工具對學生的影響與成效,參與人員包括實際在使用線上教育平台的老師和開發者。

定義問題 (People Problem)

明確了解需要解決的問題是什麼?可能需要解決的問題包括求學和工作遠離家鄉太久,需要更多家庭時間,或者不擅熬夜無法常態性加班。

在網站設計方面,我們可能需要將設計和工程師置身於使用者的角度,體驗使用者的痛點,使用工具如 Persona (人物誌) 或 User Journey Map (用戶旅程)。

以電子商務網站為例,問題可能包括網頁速度很慢、使用者不容易找到自己想要的東西或購買流程複雜。

Persona 人物誌

目的是讓人真實的感受到使用者,增加開發團隊的同理心,協助解讀行為和需求,更關注在使用者和產品互動的方式與情緒。

與其說是定義目標對象,倒不如說是過程中的一個資訊視覺化工具,協助大家在討論的過程中,盡量進入人物的感受與體驗。

我們直接從教育的角度切入,底下是當時均一歸納出來的 Persona:

  • 學習態度
    • 快速學習: 像是考古題、速解,想得到考試成績不用懂也可以
    • 慢速學習: 解決問題的方法
  • 學習動機
    • 理解差異: 理解到每個人都可以有自己的學習速度,可以用不同的速度前進
    • 找到自信: 學著從容易的部分開始一步一步前進,找到阻力最小的方式累積成就
    • 維持專注: 乾淨的引擎才有力量,心靈也是,心思有空間也才可以放進去新東西
    • 重要貢獻: 從接受知識的人成為分享知識的人
    • 自主選擇: 學習成為一種選項
  • 學習環境
    • 講者互動
    • 同儕互動
    • 自己學習
      • 依照進度各自學習,藉由導入資訊系統,前後測評估,自行選擇難度

選擇準則 (Selecting Criteria)

當我們確定了各種問題之後,在有限的資源和時間內,我們需要決定首先解決哪個問題。

  • 釐清個人價值觀與願景
  • 考量薪水
  • 考量可點的技能
  • 考慮未來職涯發展,下下一份工作想做什麼

專案上,要考慮的可能會是:

  • 專案是否符合公司的願景
  • 用戶族群年齡
  • 使用情境 (能夠離線使用嗎)
  • 成本 (會需要跟其他團隊來回溝通嗎)

解決方案 (Solution)

接下來,我們需要列出各種可能的解決方案,並以最簡單的方式驗證這些方案是否能夠解決我們定義的問題,以轉職來說

  • 精進面試和工作能力
  • 在面試中表達不願意長時間加班的意願(我確實這樣做過)
  • 向同學或朋友詢問有關公司內部情況的建議
  • 使用網路論壇或線上資源進行調查

針對一個活動或專案,可能的解決方案包括:

  • 響應式網頁
  • 開發應用程式
  • 電子報

無論解決方案是什麼,我們都需要清楚地了解我們的預期結果 (Outcome),並確保結果能符合我們當時選擇的準則 (Selecting Criteria)。

儘管過程很重要,但結果更重要,重要的是要確保結果符合我們的目標,否則就只是一堆隔靴搔癢無意義的成果 (Output)。

  • Output 是發現了然後解決定義的 People Problem,程式上只是解 Issue 跟 Commit code
  • Outcome 是透過理解問題並決定我們想要得到,增加 5% 的營業額透過擺平某幾個 People Problem 來解決

以未來的教育科技來說

  • 促進溝通: 通訊軟體
  • 學習社群: Facebook 社團、讀書會
  • 即時回饋: 資訊系統回饋
  • 個人化學習: 按照個體學習速度前進
  • 無邊界學習: 網路教學與練習
  • 平台解決方案
    • 均一
    • 達學堂
    • Quizlet
    • Zuvio

取捨 (Trade-off)

為什麼會需要取捨,因為功能不是越多越好,多了必定有其他是下降的,定目標時,要有另外一個可能減少的項目來評估。像是減少優惠折扣時,但使用者同時也不能少太多。

工作、睡眠、運動、家庭、朋友,五選三,人生會好過一點

各種可能方法除了依照 Selecting Criteria 外也要綜合的去評估,有能力的員工只會知道最終的 Outcome,剩下的就要靠員工們自行去尋找與實作,最終這個團隊就會變成一個 Accountable 的團隊,可以由 Outcome 來進行檢視,而不是看寫了幾行程式碼。

時間有限的情況下只做基本的,只有我能做,也對目標有幫助的,最會做也不得不做的事情,最重要的是與 Mission 要一致,英文會是底下幾個單字:

  • Value
  • Usability
  • Feasibility
  • Viability

商業的專案可能還要考慮的因素:

  • 了解消費者
  • 了解產品商業模式 (了解老闆)
  • 了解消費者產生的資料
  • 了解這個產業

以教育來說,從學生行為、思考方法、來分析問題

  1. 學生行為優化: 透過引導的方式,讓問題是被發現而非被指出
    • 垃圾無法投到垃圾袋中,請大家討論出好的方案
    • 排隊去科任課,上課前班長集合困難,走過去學生會很吵,大家一起想出可以講話又可以準時到的方法
  2. 思考方法優化: 協助 XXX 在 XXX 情境達成 XXX 的目的,將討論的結果,用八格漫畫去說好一個完整的故事,但如果要小學生討論主題太大的時候,怎麼找到開始的方法、蒐集資料、收斂資訊、組織與口語輸出?
    • 偏鄉學生: 家庭功能不足,從陪伴與較低侵入感的學習系統開始培養學習習慣與信心
    • 城市學生: 有資源,所以可以藉由提供工具、給予機會進行組織溝通、口語表達的機會

在解決問題之前,不急著修復,首先分析可能的問題,並將問題範圍縮小到最小,接著是建立問題的漏斗,並理解背後的動機。

數據可以告訴我們問題出現在哪裡,但無法解釋為什麼是問題

雖然還不能明確知道未來的樣子,但還是要為自己在短期內找到一個理想的樣貌,這樣也才會知道還缺少什麼,在目前和接下來的人生中也才知道要培養什麼。

滿分的解決方案並不會出現,所以我們需要去做取捨,最重要的事情是,我們的 Objective 是什麼?

專案時程評估

時程評估問題,在工作初期就開始被主管要求,但那時無法合理的評估,問題是對自身及專案的掌握程度都不夠完整,也不知道有哪些方法,主管建議的就是儘可能多查資料增加掌握程度。

在讀了人月神話之後,發現除了沒有先後關係也不需要討論的任務,其他專案時程確實會有時程估計上的困難,尤其在溝通成本過高的團隊中,這樣的問題會更明顯。

人月神話
圖片來源: https://cdn-images-1.medium.com/max/2600/1*1ytrUVfjjOh7rJDorSj8eA.png

專案難度評估

後來看了另外一本書 SCRUM:用一半的時間做兩倍的事,裡面建議不是去評估時間,而是用斐波那契數列去評估難度(2 3 5 8 13),這種數列好處是可以差異化分差。

在決定難度的過程中,可以用投票的方式,其中比起舉手表決使用牌卡進行投票,會是一個比較不會受他人影響的方法,牌卡的數字結果也就代表這個問題的難度。

如果大家的分差過大或不一致怎麼辦?就再進行討論,討論為什麼簡單?為什麼困難?為什麼需要花時間?這樣估計的準度就會大為提高,也方便分派任務,且只有當每個人都發揮所長的時候,團隊的效率才有機會高於個人。

在這個方法中,感覺工時的估計可能不是重點,大家共同決定的點數才是,同類型的專案在團隊經過一段時間的磨合後,大概就可以看出團隊可以在一段時間內解掉多少的點數,時程的預估也才有參考的依據也更為真實。

專案執行成效評估

在個人的成效管理上,由於軟體工程師的工作性質關係,會是需要在專心的情況下才容易有產出,所以要儘可能去減少溝通成本

缺乏軟體開發團隊經驗的人,很可能會以為在口頭分配並得到口頭回覆後,就只需要心裡想著發大財或時不時的走去詢(打)問(擾)成員作事,所有待解問題就會迎刃而解,專案就會自動完成發大財然後放眼台灣、征服宇宙

網路上也就出現了下面的玩笑話:

Go away or I will replace you with a very small shell script.

在被沒有制度的團隊雷過以後,即使覺得打文件對自己來說並沒有什麼太大的幫助,我還是開始在團隊裡開始主動寫文件,像是開發時程、評估、重要的邏輯、參考資料等等,時間許可的情況下都盡可能把事情簡單的交代清楚。

後來發現乍看之下也許花時間,但比起來回的確認問題、回覆解答,那為什麼不練習一開始就把文件寫清楚? 這也許才是最有效率的方法。文件可以呈現的方法有很多:

  • 任務的卡片:每張卡片等於一個 User Story,List 則用狀態分類。ex 卡片處在開發中 List
  • Google Doc:更詳細的文件
  • Google Sheet:開發時程
  • README.md:專案怎麼跑起來

處理一件事情的流程通常包括以下步驟,完成、刪去、分派、延後

  • 完成: 評估正在處理的事情是否可以立即完成,如果有時間和資源就盡早完成
  • 刪去: 在清單上的任務但不再需要處理或不再追蹤就可以刪除
  • 分派: 任務更適合他人處理,則可將其分派給適當的人
  • 延後: 若需要更多時間、資源或資訊或不是優先事項,可將其延後

流程管理的 PDCA 循環 Plan → Do → Check → Action → Plan

  • Plan (計畫): 在開會前就該把相關的資訊整理清楚,跳過只需要閱讀的部分,需要討論的才進行討論,畢竟開一個會把有產出的人關在同一個地方,成本是很高的,所以主持會議的人也要控制問題不要發散
  • Do (當天要做的事項): 每次討論的目的在能快速的修正及同步訊息
  • Check (確認): 大家的進度、方向、遇到的問題
  • Action (更好的方法): 能夠趁今天試看看? 怎麼找出答案? 可優化的有哪些?

就好像鐵人賽三十天一樣,過程中每天不斷計畫、修正然後持續不斷的閱讀和寫作。

三十天過後不論成果如何,最後成長的一定會包含你自己


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未來的那個你,該成為工程師嗎?
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