(此圖由 AI 生成)

今天來看非常重要的利害關係人，在《專案管理輕鬆學》書中第二章提到，利害關係人參與主要圍繞這六個核心流程進行：

• 識別
• 了解
• 分析
• 排序
• 參與（應對）
• 監督

接下來我們一個一個列點介紹

識別利害關係人

這是管理利害關係人的起點，目的是確定專案涉及的所有利害關係人有誰，確定所有可能對專案有影響或受專案影響的個人、群體或組織。

了解利害關係人

在這個流程中，PM 需要了解利害關係人的特徵和需求，好知道他們在這個專案中的期望是什麼。

分析利害關係人

這個流程和上一個「了解」階段容易搞混，不僅僅分析利害關係人的「影響力」和「關注點」，還要分析彼此間的利害衝突、權力、衝擊、對專案態度等等。

利害關係人排序

根據利害關係人的影響力和興趣來排序優先度，以決定應如何分配有限的資源和時間來管理這些利害關係人。

利害關係人參與(應對)

設計和執行與每個利害關係人進行有效互動的策略，確保他們的需求和期望被考慮，並確保他們對專案的支持。

利害關係人監督

持續監控利害關係人的參與情況，在專案的整個生命週期實施的階段，好評估利害關係人與相關策略的效果，並根據需要做出調整。

三大產出物

根據上方利害關係人參與的流程，可能會產出三個成果。

利害關係人登錄表

利害關係人登錄表是一個文件，用來記錄專案中所有已識別的利害關係人資訊。包括但不限於：利害關係人的姓名或組織名稱、角色和職位、聯絡方式、對專案的興趣、權力和影響力等資訊..etc。

圖片來源：‘How To’s for Effective Stakeholder Management: Stakeholder Register

利害關係人對應展現象限

此圖表會根據利害關係人的權力（影響力）和興趣（關注度）分類的象限。通常會區分成四個象限，如下圖：

圖片來源：Stakeholder Mapping Complete Guide

其中四個象限，分別對應：

高權力，高興趣

需要密切管理和積極參與的關鍵利害關係人（如公司高層、專案贊助人、主導者）。

高權力，低興趣

需要隨時告知情況，避免激怒或失去支持的利害關係人（如政府監管機構）。

低權力，高興趣

應定期溝通，保持參與和支持的利害關係人。

低權力，低興趣

不需要過多管理的利害關係人，但仍應定期告知進展（如間接影響者）。

因為有 x 軸和 y 軸，這個圖可以幫助 PM 和團隊識別重要性和優先度，好根據其權力和興趣高低制定相應的參與策略。

利害關係人參與評估矩陣 Stakeholder Engagement Assessment Matrix

用於評估和分析利害關係人當前和期望參與水平的工具。此表能幫助 PM 或團隊了解利害關係人的狀態，如下圖：

圖片來源：Stakeholder Engagement Assessment Matrix: Uses & Example

表格內容包括但不限於：

• 利害關係人姓名或組織名、身份
• 當前參與狀態，用來表示利害關係人當前對專案的參與程度或態度，通常分成：
  • 帶領
  • 支持
  • 中立
  • 阻礙
  • 不明

期望參與狀態

表格中的「C」是指參與等級(Current Engagment Level)

表格中的「D」則是指目標理想(Desired) 等級。

評估矩陣能使 PM 清楚識別需要改進或加強互動的利害關係人裝態，透過分析當前期望和參與狀態，PM 就可以有效地管理和提升利害關係人參與度，有助於減少衝突、增強支持度。

不要過度重視產出表格變成形式主義

請注意，現實中並沒有說一定要有上面的圖表，這專案才能進行下去，如果只是小專案人很少，大家也只是同公司同事並且都共事很久了，堅持產出圖表可能會顯得很形式主義，我們應注重價值交付，如果覺得對大家有幫助，那就做。

如果今天團隊有點規模，甚至是涉及外部廠商一起合作，更甚者還有負面利害關係人的存在，那麼上方三個產出圖表就可以幫助 PM 和團隊好好辨識、管理利害關係人。

結語

不知道為什麼，在職場上識別利害關係人是很常被忽略的基本職場能力。

尤其是基層 PM 和 RD 突然被加到涉及外部廠商的任務群組，結果大家傳完 LINE Hello 兔兔揮手貼圖後就當沒事了，導致有的人可能專案都在執行階段了還不知道對方公司誰是做什麼的，真是非常奇怪。

最好辨別利害關係人的時機其實是剛被加進群組時，馬上自我介紹 (當然若主管或其他同事、專案經理能幫忙介紹是最好的)，如果群組人真的太多，至少詢問與你自身有關的任務或職責要對到哪個窗口。因為你剛進群組所以大家不會說啥，甚至還會當你有禮貌，這不是什麼壞事，識識利害關係人是專案執行中非常重要的動作，千萬不要輕忽呀..。