利用ChatGPT輔助公司合約管理：功能侷限與可行解決方案

前一篇提到了GPT可以在合約管理中所做的貢獻。然而，針對合約管理中十分關鍵的時限追蹤，大眾版的 ChatGPT 本身並不具備自動記錄或建立提醒機制的功能，也無法直接將分析過的資料彙整成Excel表單。若想實現自動追蹤合約到期日並發送提醒，或是彙整表單的功能，可以考慮結合其他工具或技術來輔助管理。這涉及將 ChatGPT的生成能力與其他軟體平台結合，例如使用以下方法：

1. 外部付費工具與系統整合

將 ChatGPT與專門的合約管理系統（如 DocuSign、ContractSafe、Concord等）結合使用，這些系統已具備自動追蹤合約到期日和提醒功能。ChatGPT可用於生成或分析合約，而合約管理系統則負責追蹤到期日與發送提醒。這是一個實際可行的方式，尤其是對於需要處理大量合約的企業。

2. 結合日曆與工作流程管理工具

如果不打算使用專門的合約管理系統，可以結合 Google Calendar 或 Microsoft Outlook 等日曆工具來手動設置提醒。具體操作可能是：

• 使用 ChatGPT 瀏覽合約時，重點標示出合約到期日等關鍵日期，並手動將其記錄在公司使用的日曆系統中。
• 設定自動提醒功能，如在合約到期前的30天、60天等時間點發送通知。

雖然這個方式需要一些手動操作，但適合免費版 ChatGPT 使用，且仍能有效達到提醒目的。

3. 利用 ChatGPT 結合 Power Automate 進行合約管理

Power Automate 是 Microsoft 提供的自動化工具，能將不同的應用程式連接起來，實現自動化的工作流程。通過將 ChatGPT 與 Power Automate 結合，企業可以創建一個更智能化的合約管理流程。

1. 合約數據提取與自動記錄：ChatGPT 可以用來生成合約內容，並自動提取關鍵數據（如合約到期日、付款日期等）。這些數據可以通過 Power Automate 自動傳送至 Excel、SharePoint 或其他合約管理工具，實現合約的即時記錄與更新。

2. 合約到期提醒與通知：在 ChatGPT 輸出合約內容後，Power Automate 可以設定工作流，自動追蹤合約的到期日。當到期日臨近時，Power Automate 會自動發送電子郵件、Teams 訊息或日曆提醒，通知相關人員進行續約或合約檢查。

3. 續約流程自動化：當提醒觸發後，Power Automate 可以自動生成續約流程，指派給相應的法務或業務人員，並將所需的續約合約模板通過 ChatGPT 自動生成，提升整體管理效率。

   這個方式可以利用通常公司都有Power Automate進行協作，但需要具備Power Automate的相關知識，並且需
   要監測運行上是否會有出錯的情況。才不會因為流程出錯未成功發送提醒。

4. 利用 ChatGPT 結合 Google 表單進行合約管理

Google 表單 是一個簡單且強大的數據收集工具，通過將 ChatGPT 與 Google 表單 結合，公司可以將合約資料系統化，實現高效的合約管理。

1. 合約生成與數據輸入：ChatGPT 可以根據用戶的輸入生成合約草案，並自動提取合約的關鍵數據，如合約編號、簽署日期、到期日期等。這些數據可以通過 Google 表單進行輸入和收集，並儲存在 Google 試算表中進行統一管理。

2. 合約數據管理與提醒：Google 表單收集的合約數據可以與 Google 試算表連接，並且通過 Google 試算表的內建功能或結合 Google Apps Script，實現自動提醒功能。例如，當合約到期日臨近時，Google 試算表可以自動發送提醒郵件，通知相關人員進行合約的續約或審查。

   這種方法特別適合合約量不多的中小型企業，幫助他們利用免費工具和 ChatGPT 進行合約的有效管理。

5. 專業版 ChatGPT 或企業版整合

OpenAI的ChatGPT 企業版提供更強的API 介接功能，可能更適合需要深度整合的企業。透過API，可以將 ChatGPT集成到現有的合約管理系統或內部的專屬平台，從而自動化合約記錄、追蹤和提醒流程。

結論

ChatGPT目前無法自行記錄到期日或建立提醒機制，但可以通過結合其他工具來達成此功能，並且還能達到表單化管理合約的效果。
若希望更大程度的自動化，或需要管理大量複雜的合約，或則需考慮搭配使用 API 或專業的合約管理系統。

本篇屬於比較進階的功能整合介紹，作為想進一步了解的朋友們的參考。
朋友們還想到其他可以整合的方式嗎？歡迎留言讓我知道。