從財務和會計部門我們收到其他的需求，要在版本控制中特別標示總金額，並核對所有項目的金額是否符合預期，可以依循以下操作方式：

1. 合約模板設計與金額標示

• 合約模板設計：

  • 在 Odoo 的合約模板中，加入一個專門的「總金額」欄位，並設置該欄位的格式和呈現方式（如粗體顯示）。
  • 確保每次合約變更時，總金額欄位都會自動更新。

• 標示方式：

  • 使用條件格式（Conditional Formatting），當金額與核對的預期金額不一致時，自動標示為紅色警告或彈出提示。

2. 版本控制中的金額核對

• 建立版本變更日誌：
  • 每當合約金額有變更時，記錄版本號和變更時間，並標示出總金額的變化情況。
  • 例如，建立以下變更記錄格式：

    版本: v1.0
    修改時間: 2023-09-27
    修改人: Amanda
    總金額: 100,000 USD
    變更描述: 新增附加費用
    

• 版本間金額差異比較：
  • 開發一個自動化核對工具，對比每個版本間的總金額變化，確保變更後的總金額與計劃一致。

3. 合約金額核對工作流

• 設置工作流：

  • 設定當合約總金額被修改時，系統會自動發送通知給相關人員（如財務部門）進行核對。
  • 當合約進行版本變更且金額超過一定數額時（如10萬美元），自動觸發管理層的審批流程。

• 自動核對金額的機制：

  • 使用 Python 或 SQL 腳本，在每次合約變更時，自動查詢所有合約項目的金額總和，並與合約中標示的總金額進行匹配。
  • 當匹配失敗時，觸發警報系統，並要求負責人進行手動核對。

4. 報表與審核

• 建立核對報表：

  • 定期生成合約版本變更報表，列出所有變更的合約項目、金額及變更原因，方便審核。
  • 使用 Odoo 的自定義報表功能，建立「合約金額核對報表」，顯示每個合約版本的金額及項目明細，並標示金額不一致的部分。

• 審核程序：

  • 設立一個專門的審核流程，當合約金額變更時，系統自動提交給審核團隊進行審查，並留下審核紀錄。
  • 審核人員可以在 Odoo 中直接查看歷史版本的變更情況，並確認每次修改的合約總金額是否符合最終預算。

5. 自動化驗證與警報系統

• 自動化驗證腳本：
  • 開發自動化驗證腳本，在每次合約變更後，系統會自動執行金額校驗，核對所有項目的金額總和是否與標示的總金額一致。
• 異常警報設置：
  • 若金額不符，系統自動發送警報郵件給相關人員，並在 Odoo 的通知欄中標示出異常合約。

6. 與SharePoint 的整合

• 合約變更通知：
  • 當合約版本在 Odoo 中更新並核對完畢後，自動將更新版本上傳至 SharePoint，並同步金額變更紀錄。
• SharePoint 文件版本控制：
  • 在 SharePoint 中啟用版本控制，確保每個上傳的合約版本都可以追蹤其變更歷史，並保留所有紀錄以供稽核使用。

這樣的操作方式不僅能夠有效管理和核對合約金額，還能確保所有版本變更的合約信息都準確無誤，符合企業的財務管理和合規性需求。

7. 合約到期提醒

• 設置合約到期提醒機制，當合約臨近到期日時，自動通知負責人進行後續操作，如續約或結束合約。

8. 報表與查詢功能

• 在 Odoo 中開發合約報表功能，允許用戶按不同條件查詢和導出合約信息（如按客戶、按合約狀態、按合約到期日等）。
• 報表中包含來自 SharePoint 的最新合約文件鏈接，便於用戶快速訪問。

9. 資料備份和恢復計畫

• 確保合約文件和相關資料在 SharePoint 和 Odoo 中都有備份機制，避免資料遺失。
• 設置資料恢復計畫，確保在緊急情況下可以快速恢復合約文件和紀錄。

10. 定期稽核和合規性檢查

• 定期進行系統稽核，檢查 Odoo 和 SharePoint 的資料同步情況，確保合規性和資料完整性。
• 確認所有合約管理流程符合公司內部和法規的合規要求。

在跨部門的溝通文件除了在信件和各自的資料庫管理，企業可以透過 SharePoint 和 Odoo的視覺畫環境，增加檢查與稽核的靈活度，同時賦予更新合約和資料恢復的激化，符合定期財務和會計稽查的流程。