章節八：Google Workspace 儲存空間管理

在數位戰場上，每位員工的檔案、郵件和雲端資料就像戰士的魔力，存放在一個巨大的魔法水晶球——Google Workspace 儲存空間。
如果這個水晶球容量用完，整個軍團的作戰效率將大幅下降，甚至導致重要資源無法使用。
身為 MIS，我們就像後勤大法師，負責監控與管理整個團隊的儲存魔力，確保每位戰士都能順利施展技能。

🔐 為什麼需要管理 Google Workspace 儲存空間？

1. 避免儲存空間爆滿

   • 若 Gmail、雲端硬碟或共用磁碟空間用滿，員工將無法收發郵件或上傳文件，影響工作效率。

2. 掌握使用者資料狀況

   • 不同部門檔案大小差異很大，例如設計部影像檔案、行銷部影片素材、工程部程式專案。
   • 若沒有管理，容易造成某些使用者佔用過多空間，而其他人卻缺乏資源。

3. 節省成本與資源

   • 適當管理空間，避免額外購買無用的儲存配額，降低企業成本。

4. 維持資料安全與整潔

   • 定期清理過期檔案或郵件，不僅節省空間，也能減少敏感資料風險。

⚙️ 如何管理 Google Workspace 儲存空間？

1. 查看整體與個人使用量

• 步驟：

  1. 登入 Google Workspace 管理控制台。
  2. 選擇 儲存空間。
  3. 可查看整個組織、部門及每位使用者的儲存使用量。
     

• 典型情境：

  • 設計部員工佔用 80% 的空間，工程部員工佔用 20%，MIS 可針對性規劃。

2. Google Workspace 儲存空間配額設定與應用

在 Google Workspace 的環境中，企業的雲端空間採用 集區式管理 (pooled storage)，
也就是所有使用者授權的容量會加總在一起，再由企業依需求分配給各部門與使用者。

預設情況下，系統 不會對使用者或共用雲端硬碟設定上限，因此單一使用者的上限 = 企業總容量。
若缺乏管理，可能會導致某些部門或人員過度佔用資源，影響其他人。

為了更合理地分配使用空間，建議 MIS 或系統管理員為 各組織單位 (OU) 規劃上限。

⚙️ 如何設定儲存空間配額

🔹 使用者儲存空間上限

1. 登入 Google 管理控制台。
2. 前往 管理控制台 > 儲存空間，點擊「儲存空間設定」卡片中的 管理。

3. 在 使用者儲存空間上限 區段，選取 開啟。

4. 輸入上限值（例如 50 GB、100 GB），並選擇單位。

5. 點擊右下角 儲存 完成設定。

🔹 共用雲端硬碟儲存空間上限

1. 同樣在 儲存空間設定 頁面，找到 共用雲端硬碟儲存空間上限 區段。

2. 選取 開啟。
3. 輸入上限值（例如 500 GB、1 TB），並選擇單位。

4. 點擊右下角 儲存 完成設定。

📌 注意事項：

• 儲存空間上限代表該使用者或共用雲端硬碟不可超過的容量。
• 若企業總容量已滿，即使單一使用者或硬碟未達上限，也無法新增或編輯檔案。

🎯 設定儲存空間配額的好處

• ✅ 公平分配：避免單一部門或人員過度佔用。
• ✅ 成本控制：防止空間被浪費，降低購買額外容量的需求。
• ✅ 管理彈性：可依部門需求設定不同上限（如設計部 500 GB、業務部 50 GB）。
• ✅ 可視化監控：MIS 可隨時追蹤使用狀況，提前預防容量不足。

🏹 實際案例：銷售部門的雲端空間告急

情境：
銷售部同仁 Jack 為了準備年度簡報，將所有客戶資料與影片檔案都上傳到 Google Drive，結果一個人就用掉了公司 500GB 的空間。
其他部門同仁開始遇到「無法上傳檔案」的錯誤訊息，導致專案進度延誤。

MIS 解決方式：

1. 管理員進入 儲存空間設定，為 Jack 的帳號設定 100 GB 上限。
2. 為銷售部的共用雲端硬碟規劃 300 GB 上限，避免資源被單人耗盡。

結果：

• Jack 仍能保存必要資料，但不再影響其他部門。
• 整個公司的雲端空間恢復正常，專案順利完成。
• 企業避免因購買額外空間而增加成本。

🧹 教育員工與清理技巧

在 Google Workspace 環境中，除了管理員可以透過控制台設定配額之外，
教育員工主動清理與正確使用雲端空間也是非常關鍵的一環。
透過簡單的搜尋與檔案管理技巧，可以有效減少空間浪費。

⚙️ 如何進行清理與管理

1. 檢查大檔案
   • 在 Google Drive 的左側選單，點選 「儲存空間」。
   • 頁面會自動顯示您所有檔案的列表，並按照檔案大小由大到小排列。
   • 您可以逐一檢視，確認是否需要保留或刪除。

• 在 Gmail 搜尋列輸入：

  has:attachment larger:10MB
  

  → 找出附件大於 10MB 的郵件，評估是否可刪除或下載備份後移除。
  

3. 使用共用雲端硬碟

   • 將團隊檔案集中存放於 共用雲端硬碟 (Shared Drive)。
   • 避免同一檔案多次上傳到個人雲端硬碟，減少重複佔用空間。

4. 定期清理不必要資料

   • 設定每季度或半年提醒員工檢查並清理檔案。
   • 建立部門內部清理規範，例如：超過 2 年的舊版檔案須移除或歸檔。

🎯 這樣做的好處

• ✅ 釋放空間：避免無用檔案或郵件長期佔用容量。
• ✅ 提升效率：員工能更快找到所需檔案，減少混亂。
• ✅ 降低成本：減少企業購買額外雲端儲存空間的需求。
• ✅ 加強協作：共用雲端硬碟集中檔案，避免版本混亂。
• ✅ 培養資訊安全意識：員工學會定期檢視與管理資料，降低敏感資訊外洩風險。

🏹 實際案例：行銷部的郵件清理行動

情境
行銷部門的同仁因為經常收發設計稿與影片，導致 Gmail 空間快速爆滿，
結果有員工無法再接收新郵件，影響與客戶的溝通。

解決方式

1. MIS 舉辦一場「清理郵件與檔案」的小型訓練，教員工使用：
   • Gmail 搜尋 has:attachment larger:10MB 清理大附件郵件。
   • Google Drive 儲存空間 找出大型檔案並整理。
2. 引導團隊將設計素材移到 共用雲端硬碟，避免每人重複上傳同一份檔案。
3. 設定季度清理提醒，讓行銷部門養成定期檢視的習慣。

🛡️ 管理 Google Workspace 儲存空間的好處

• ✅ 提高工作效率：員工隨時可以上傳與存取檔案，不怕空間不足。
• ✅ 成本控制：減少無效空間浪費，避免額外付費。
• ✅ 資料安全：清理過期檔案，降低敏感資料暴露風險。
• ✅ 團隊公平性：確保每個部門和使用者都有合理資源。
• ✅ 可視化監控：MIS 隨時掌握誰用得多、誰用得少，方便調整策略。

🌟 總結

在數位戰場上，Google Workspace 儲存空間就像魔法水晶球，承載每位戰士的能量。
MIS 的任務是：

1. 監控容量：及早發現空間不足問題。
2. 合理分配：設定配額，公平使用資源。
3. 清理與維護：刪除過期檔案，保持魔法水晶整潔。
4. 集中管理：利用共用雲端硬碟與清理規則，避免重複浪費。

透過儲存空間管理，不僅保障團隊高效運作，也降低企業成本與資安風險。
當 MIS 成為「空間大法師」，整個軍團的魔法力量才能源源不絕，順利作戰。