章節九 - 利用 GWS 生產力工具、TasksBoard 與 NotebookLM 提升團隊效能 (帳號與雲端篇)

⚔️ 故事背景：戰場上的三大神器

在數位戰場上，我們的軍團（公司團隊）面臨著三大挑戰：

• 文件四散，就像地圖碎片散落各地，無法完整拼湊
• 任務不明，戰士們彼此只憑口頭指令，常常誤解戰術
• 知識流失，每次作戰結束，戰報與經驗無法沉澱，下一場戰役又要從零開始

為了突破困境，身為軍團的 MIS，我為戰士們準備了三大神器：

• 🛡 GWS（Google Workspace）：即時協作、溝通與檔案管理的核心堡壘
• ⚔️ TasksBoard：像戰場指揮圖一樣的任務看板，分工清楚透明
• 📜 NotebookLM：魔法書般的知識管理工具，幫助我們快速檢索與生成重點

有了這三大神器，軍團就能真正做到「同心協力、進退有序、知識長存」。

🚀 為什麼需要利用這些工具提升團隊效能？

在現代職場的數位戰場中，協作速度、任務透明度與知識整理能力 是團隊勝敗的三大關鍵。

如果缺乏合適的武器：

• 文件分散在個人電腦，就像地圖碎裂無法拼湊
• 任務僅靠口頭分工，戰士們難以同步進度
• 戰役記錄缺乏整理，經驗無法累積，敵人一來又得重新摸索

因此，MIS 必須替軍團準備好武器與策略。

GWS、TasksBoard、NotebookLM 三者結合，就像團隊的三大職能：

• GWS：打造堅固的協作堡壘
• TasksBoard：部署任務、指揮作戰
• NotebookLM：保存戰報、沉澱知識

⚡ 如何利用 GWS 生產力工具提升團隊效能？

1. 即時協作：Google 文件、試算表、簡報

• 多名戰士同時揮筆，不再版本混亂
• 內建「歷程之卷軸」，隨時追蹤修改紀錄
• 評論與建議模式，加速戰術討論

2. 高效溝通：Gmail 與 Google Chat

• Gmail 標籤與篩選器 → 像戰場上的信鴿，訊息井然有序
• Chat 創建專案頻道 → 就像作戰頻道，討論與文件共享集中進行
• 與 Drive 整合 → 避免附件像箭矢一樣亂飛

3. 敏捷會議：Google Meet

• 支援錄影與字幕 → 戰會完整記錄，避免遺漏
• 與 Google 日曆整合 → 自動生成「戰會召集令」

• 可邊會議邊共筆 → 決策立即落實

4. 檔案管理：Google Drive 與共用雲端硬碟

• 文件集中存放 → 不再迷失在「版本之森」
• 權限分層 → 只有指定部隊能進入特定堡壘
• 強大搜尋 → 再也不怕找不到「關鍵戰報」

5. 工作管理：Google 日曆與 Google Keep

• 日曆標註戰役時間、截止日期 → 進度透明化
• Keep 建立任務便條 → 避免遺漏戰術細節

🗂️ 如何利用 TasksBoard 提升任務管理？

1. 為什麼需要 TasksBoard？

Google Tasks 就像簡單的任務清單，但缺乏「戰場地圖」。

沒有清晰地圖：

• 難以同時管理多人、多戰役
• 無法快速檢視進度
• 缺少看板式分工

TasksBoard 就是我們的「戰場指揮圖」，將任務一目了然地呈現。

2. 如何利用 TasksBoard？

• 整合 Google 帳號 → 直接同步戰士的任務清單
• 建立專案看板 → 為不同戰役設置不同戰區
• 指派任務 → 指派給戰士並設定期限
• 進度拖曳 → 任務完成可直接拖曳，更新戰況
  

3. TasksBoard 的好處

• ✅ 戰場視覺化 → 一眼掌握全局
• ✅ 完全同步 Google Tasks → 零學習成本
• ✅ 支援跨部門 → 部隊之間分工透明
• ✅ 與 Google 日曆結合 → 提醒更精準

📖 如何利用 NotebookLM 提升知識管理？

1. 為什麼需要 NotebookLM？

每場戰役都有大量戰報（文件、簡報、筆記、會議記錄）。

若缺乏知識寶典：

• 戰士要花時間翻找資料
• 相同問題不斷重複討論
• 經驗無法沉澱，下次作戰又要重新摸索

NotebookLM 就是「智慧魔法書」，幫助軍團將散亂知識整合起來。

2. 如何利用 NotebookLM？

• 導入戰報 → 上傳文件、簡報、PDF、youtube連結
  

• AI 問答 → 提問後，AI 根據戰報給出答案

• 重點摘要 → 自動生成作戰摘要或計畫大綱
• 知識庫累積 → 將戰役經驗沉澱，成為軍團智慧

3. NotebookLM 的好處

• ✅ 文件集中管理，避免「資訊碎片化」
• ✅ AI 協助快速搜尋與生成內容
• ✅ 幫助新兵快速了解戰況
• ✅ 提升知識沉澱與再利用價值

⚔️ 實戰案例

情境：行銷部專案

行銷部像一支快速機動部隊，需要在兩週內推出新產品的行銷計畫。

內容包含：

• 社群文案
• 預算表
• 簡報提案

傳統做法

• 戰報（檔案）透過 Email 傳來傳去，版本混亂
• 任務分工口頭交代，戰術模糊
• 資訊分散，常需重複確認

使用 GWS + TasksBoard + NotebookLM

1. 共用雲端硬碟 → 將所有戰報集中存放
2. Google 文件/試算表/簡報 → 多人同時編輯，不再打架
3. Google Meet + 日曆 → 定期戰會，進度同步
4. TasksBoard → 建立「文案撰寫 / 設計製作 / 預算確認 / 簡報完成」戰區

5. NotebookLM → 導入簡報與會議記錄，AI 自動生成摘要與 FAQ

結果

• 協作時間縮短 40%
• 任務分工透明，專案準時完成

📝 總結

GWS + TasksBoard + NotebookLM 就像是軍團的「三大神器」：

• 🛡 GWS → 守護堡壘，協作順暢
• ⚔️ TasksBoard → 戰場地圖，分工明確
• 📜 NotebookLM → 魔法書，知識沉澱

最終讓軍團能：

• 高效共享資訊，減少重複作業
• 明確分工，進度一目了然
• 知識完整保存，持續提升戰力

在數位化的戰場上，善用這三大神器，就像給戰士們裝備了：

• 劍（任務分工）
• 盾（文件協作）
• 魔法書（知識沉澱）

讓軍團能 高效出擊、持續進化、百戰不殆！