大學時期可能比較少遇到，但升研究所之後除了會經常性與老師討論事情之外，也會與學校單位、計畫單位、公私立機構等等單位聯絡的機會，而這些公務上的溝通聯絡，幾乎都還是以 Email 聯絡為主，不外乎有以下特點：

• 不需要一直加好友，洩漏私人生活
• 同一封信能直接寄給多人，還可以使用密件副本功能給別人偷看
• 同一件事可以透過主旨、標籤整理，同一封信件可以顯示成討論串形式，方便閱讀、搜尋前文
• 具有官方域名的 Email 帳號，確認為單位人員

隨著 LINE、Instgram 等等即時通訊與社交軟體的普及，使用即時通訊進行溝通的頻率比寫 Email 高出許多，尤其是年輕一代的社會經驗幾乎來自於學校與同學溝通，甚少有與外部單位、公司、公務員溝通的經驗，以至於對 Email 的信件禮儀較為不熟悉，出現 Email 內文看起來像是傳訊息的現象。

一份正式的 Email 應該要有：

• 收件人：主要負責這件事情、與你聯絡的人；視情況可使用副本、密件副本功能
  • 副本（Carbon Copy, CC）：使用於讓與收件人相關的人士知道這封信，但不用做出其他回應；例如跨單位溝通時，就應該將收件人的直屬主管列入副本。
  • 密件副本（Blind Carbon Copy, BCC）：通常使用在大量發信給多人時，若收信者彼此不屬於同單位、也互不認識，就應該將收件者放在密件副本，避免洩漏個資的情況發生。（沒錯，Email 地址是個資）
• 主旨：此封信要討論的主要內容，應該讓人一目了然。
  • 甚至可以在最前方加上標籤，讓收件人知道是哪個單位或與哪件事相關的信
  • 例如：[XX 大學] 產學合作計畫討論、[口試邀請] XX 大學資工所 XXX 老師實驗室
• 內文：詳細敘述要讓收件者知道的事情內容，格式可以參照國高中所學的書信格式，但可以不用太過正式；通常信件內文會包含：
  • 稱謂與問候：稱呼對方，如「老師好」、「Chris 您好」等等。
  • 自我介紹：如果是首次寄信給陌生人時，請務必簡短介紹自己，如姓名、單位，以及為甚麼寫這封信。
  • 敘述內容：如果有多項訊息需要告知時，可以適時用列點表示。
  • 後續發展：讓收件人知道，後續他應該做什麼，以及你會做什麼。
  • 感謝詞：感謝對方的閱讀與協助。
  • 問候語：中英文皆可，如「祝 順心」、「Best regards, 」等等。
  • 簽名檔：寫上你的姓名與聯絡資訊，至少要有 Email。

範例：

寄件人：清大資工系 XX 研究生 (xx@gapp.nthu.edu.tw)
收件人：台大資工系 A 教授 (a@csie.ntu.edu.tw)、陽交大資工系 B 教授 (b@cs.nycu.edu.tw)、台科大資管系 C 教授 (c@mail.ntust.edu.tw)
副本：清大資工系 指導教授 D (d@dcs.nthu.edu.tw)、清大資工系 YY 研究生 (yy@gapp.nthu.edu.tw)
主旨：[論文初稿與口試通知] 清華大學資工系 D 老師實驗室
內文：

各位口試委員您好：

我是清華大學資工系 D 老師「軟體工程實驗室」的碩士班指導學生 XX，附件為本次口試兩位學生 XX、YY 的論文初稿電子檔與比對報告，再麻煩教授查收。

另外本次的口試時間與地點如下；

• 時間：2025/06/30 (一) 14:00 - 17:00
• 地點：清華大學資工系館 3 樓 325 會議室

您可於抵達學校時，與我聯繫（手機：0912-345678），由學生引導您至口試地點。
再次感謝您撥冗替學生口試，若有任何需要學生事前準備或協助之處，再麻煩您隨時告知我。

感謝您～

Best regards,

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學生 XX
xx@gapp.nthu.edu.tw
0912-345678