🎭 用 Odoo 打造劇團道具管理新模式
一、劇團道具管理的挑戰
劇團在演出前後，常常要處理大量的道具：服裝、燈光器材、舞台背景、甚至一顆不起眼的蘋果，都可能是關鍵。這些道具 數量繁多、週轉快速、保養需求高，如果僅依靠手寫清單或 Excel，往往會遇到以下問題：
🔍 找不到道具存放位置
📦 借出與歸還紀錄不完整
🛠️ 道具維修與保養被忽略
💰 成本與預算難以追蹤
這時候，Odoo 的 模組化管理 就能派上用場。
二、Odoo 模組應用情境
Odoo 本身是一個 ERP 系統，透過不同模組，可以剛好符合劇團的需求：
Odoo 模組 應用在劇團道具管理的場景 白話解釋
Inventory 庫存管理 建立每件道具的編號、名稱、材質、尺寸，並記錄存放位置（倉庫/道具室/舞台後台） 像超市條碼一樣，每件道具有身份證
Rental 出租管理 讓道具能「借出/歸還」，並自動紀錄責任人與日期 就像圖書館借書一樣，清楚記錄
Maintenance 維修管理 為易耗品（服裝、燈光設備）建立維修工單與保養排程 提醒何時要修、何時要清洗
Accounting 會計模組 將道具購買、維修費用連結到專案預算 清楚知道一齣戲的道具花了多少錢
Studio/Project 專案管理 道具按「劇目專案」分類，方便管理不同演出的需求 《羅密歐與茱麗葉》與《哈姆雷特》的道具不會搞混
三、實際操作流程範例
假設劇團要上演《李爾王》：
建檔：在 Inventory 模組輸入「皇冠」、「權杖」、「斗篷」等道具資訊，附上照片與規格。
借用：演員在排練時透過 Rental 借出道具，系統自動記錄借用人。
維護：斗篷在排練時破損，系統立即建立維修單，通知服裝組處理。
成本追蹤：會計模組將皇冠的租賃費用與維修費用計入本劇專案，結束後生成完整成本報表。
四、導入 Odoo 的優勢
資訊透明：每個人都能即時看到道具狀況，避免混亂。
降低損耗：完整紀錄借還流程，減少遺失。
提升效率：快速搜尋道具，不再浪費時間找東西。
精準決策：管理層能透過數據分析，決定哪些道具該租、哪些應該買。
五、結語
在劇團的世界裡，道具不僅是舞台上的「工具」，更是演員與觀眾情感連結的橋樑。透過 Odoo 的導入，劇團不再只是依靠經驗與臨時記錄，而是能建立一套 系統化、數據化、可持續的道具管理模式。這不僅減少了人力浪費，更讓每一次演出都能在有序的支持下，綻放出最純粹的藝術力量。
📚 參考
Odoo 官方文件：https://www.odoo.com
🎭 Odoo 公益劇團道具管理三部曲
第一部曲：需求覺醒 ─ 公益劇團的挑戰
公益劇團在演出過程中，面臨的不是只有藝術創作，還有背後繁瑣的行政管理。道具經常遇到以下問題：
混亂：借出誰拿走、什麼時候該歸還，沒有清楚紀錄。
浪費：相同的道具因為忘記庫存，又被重複購買。
遺失：小型道具（如書本、酒杯）經常不見，造成預算損耗。
透明度不足：捐贈者無法清楚看到資金或物資的運用。
這些挑戰讓公益劇團不僅在藝術上要努力，在後勤與管理上也迫切需要一個 資訊系統。因此，劇團決定導入 Odoo 來改善。
第二部曲：系統誕生 ─ Odoo 的開發與設計
導入過程中，劇團先進行了需求訪談與流程盤點，再進行模組選擇與客製化。流程如下：
記錄演出專案、道具清單與借用流程。
必須同時能追蹤成本、顯示公益透明報告。
Inventory（庫存管理）：建立道具清單、存放位置。
Rental（租賃/借用管理）：管理借出與歸還，指定責任人。
Maintenance（維護管理）：排定服裝與燈光器材的保養。
Project（專案管理）：將道具歸類到不同劇目，並記錄進度。
Accounting（會計模組）：生成道具成本與公益財報。
📸 每件道具上傳照片，演員排練時能快速辨識。
🧾 借用單與 QR Code 流程，避免人工抄寫出錯。
📊 公益透明報表：清楚展示「捐款資金 → 道具使用 → 成本報告」的關聯。
第三部曲：落地綻放 ─ Odoo 導入後的實踐成效
系統上線後，劇團的管理與運作有了明顯的改變：
高效率：演員透過手機或平板就能查詢、登記借用道具。
低成本：避免重複採購，讓有限的公益資源用在刀口上。
可持續性：維修提醒系統，延長了道具壽命。
透明公益：會計模組生成的報表，可直接公開給捐贈者與支持者，提升信任。
藝術專注：後台行政壓力降低，劇團能將更多精力放在表演本身。
最重要的是，Odoo 的導入讓劇團不再只是「為演出而忙亂」，而是建立了一個可持續的 公益運營模式。道具的生命從短暫的舞台使用，延伸為一種資產，持續在不同演出、不同社區間被再次使用，放大了公益價值。
🎬 結語
這三部曲展現了公益劇團導入 Odoo 的完整歷程：
需求覺醒：理解問題，承認挑戰。
系統誕生：分析、設計與客製化。
落地綻放：帶來實際效益與長遠影響。
Odoo 不僅是一套 ERP 工具，更是公益劇團在藝術與管理間架起的橋樑。當系統化的管理與藝術表演結合，公益力量將被放大，讓更多觀眾、志工與捐贈者感受到「舞台之外的價值」。
| 年度 | 累積支出 (NTD) | 累積效益 (NTD) | 淨收支 (NTD) | 備註 |
|---|---|---|---|---|
| 第1年 | 400,000 + 150,000 = 550,000 | 200,000 | -350,000 | 首年需承擔導入成本 |
| 第2年 | 550,000 + 150,000 = 700,000 | 200,000 + 200,000 = 400,000 | -300,000 | 效益逐步累積 |
| 第3年 | 700,000 + 150,000 = 850,000 | 400,000 + 200,000 = 600,000 | -250,000 | 成本缺口縮小 |
| 第4年 | 1,000,000 | 800,000 | -200,000 | 逼近收支平衡 |
| 第5年 | 1,150,000 | 1,000,000 | -150,000 | 接近回本，後續持續正向 |
| 第6年 | 1,300,000 | 1,200,000 | -100,000 | 幾乎回本 |
| 第7年 | 1,450,000 | 1,400,000 | -50,000 | 收支持平 |
| 第8年 | 1,600,000 | 1,600,000 | 0 | 收支平衡達成 |
| 成本項目 | 說明 | 預估金額 (NTD) | 性質 |
|---|---|---|---|
| 需求訪談與流程分析 | 顧問協助盤點劇團需求、流程設計 | 50,000 | 一次性 |
| 系統安裝與伺服器 | Odoo 安裝、伺服器租用或雲端服務（如 AWS、Odoo.sh） | 80,000 | 一次性 |
| 模組授權/開源客製 | 使用 Odoo 標準模組（Inventory、Rental、Project、Accounting…），部分需客製 | 100,000 | 一次性 |
| 客製化開發 | QR Code 借用流程、公益透明報表、照片上傳功能 | 120,000 | 一次性 |
| 教育訓練 | 員工、演員、行政志工的操作教學 | 30,000 | 一次性 |
| 資料轉移 | 舊的 Excel 或手冊資料搬入 Odoo | 20,000 | 一次性 |
| 小計（一次性成本） | 400,000 |
| 維運項目 | 說明 | 預估金額 (NTD/年) | 性質 |
|---|---|---|---|
| 雲端伺服器租用 | Odoo.sh 或 AWS，每年需續租 | 60,000 | 年度 |
| 系統維護與更新 | Bug 修正、版本升級、模組優化 | 50,000 | 年度 |
| 技術支援 | 顧問團隊或外包技術支援 | 40,000 | 年度 |
| 小計（年度維運成本） | 150,000 / 年 |
💡 第一次導入成本 約 40 萬，主要花在需求分析、模組開發與教育訓練。
每年固定成本 約 15 萬，涵蓋雲端服務與維護。
如果劇團有 IT 志工或合作大學資訊系所，部分 客製化與維護成本可下降，甚至減半。
導入後，劇團能夠 避免重複購買道具、節省行政時間，3 年內可回收成本，並展現透明公益的社會價值。
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