在科技發展的浪潮中，技術往往不是專案失敗的主因，真正讓專案崩潰的，往往是「人」與「溝通」。許多 IT 專案並非因為程式錯誤或技術選型失誤而中止，而是因為需求不明確、變更頻繁，或部門間缺乏共識。這些問題不只延誤時程、導致預算超支，甚至可能讓整個系統無法上線。

一、常見失敗導火線：需求變更多、溝通更少

1. 需求沒有共識

在專案初期，若需求收斂不充分，不同單位往往各自解讀。使用者想要「靈活」、管理者想要「控管」、開發者想要「可實作」。結果是：同一句話，在三種語言下產生三種系統。

案例舉例：

某大型企業在導入 CRM（客戶關係管理系統）時，業務部門希望能「快速查詢客戶資訊」，而 IT 團隊理解為「建立多維報表系統」。結果開發半年後，業務使用者反映系統「太複雜」、「查不到想要的資料」，專案因此被迫重寫。

2. 需求頻繁變更

需求變更本身不是問題，缺乏控管的變更才是致命傷。在敏捷開發的口號下，有些團隊誤以為「隨時能改」就代表「沒有邊界」。然而，每一次變更都會牽動時程、成本與測試範圍。

案例舉例：

一個政府資訊系統在開發過程中，因政策方向調整，十個月內修改了四次主要功能，開發團隊疲於應付、測試進度嚴重落後。最終雖然如期上線，但功能錯誤頻發，失去用戶信任。

3. 溝通機制失靈

專案管理辦公室（PMO）或 Scrum Master 若缺乏中介能力，開發團隊與業務單位之間容易形成「資訊斷層」。決策者講的是「策略語言」，開發者講的是「技術語言」，而兩者之間缺乏翻譯的人。

導致結果：

會議很多、共識很少；報告很厚、問題沒解。

二、如何避免陷入需求與溝通的泥沼？

1. 明確定義「完成」的標準

在專案初期就建立「完成」的具體定義：

什麼叫「完成一個功能」？什麼是「可驗收」？避免模糊語言，例如「好用」「方便」「自動化」。

2. 建立需求變更流程

需求不是不能改，但必須有紀錄、有審查、有影響分析。可透過 Change Request Form 或 影響矩陣（Impact Matrix）評估每次變更對時程與成本的影響，讓變更是「決策」，而非「情緒」。

3. 建立跨部門協作節奏

定期召開「雙語會議」（業務＋技術），用共同的詞彙描述功能與需求。

例如：「客戶資料整合」要明確到「哪三個系統、哪三個欄位、何時同步」。

4. 引入可視化專案管理工具

如 Jira、Trello、Miro 等工具能幫助團隊共享進度、追蹤變更。透明化的資訊流能減少誤解，也讓專案狀態一目了然。

成功的 IT 專案，不是寫出最多程式，而是讓每一行程式都符合真正的需求。技術能解決問題，但唯有清晰的需求與穩定的溝通，才能確保問題被正確定義。