在 kintone 上，如果權限是綁在個別使用者身上，那麼每次有人到職、離職或調動，就得一支一支打開 App，逐筆修改權限與簽核對象，App 一多很容易漏掉。

這篇用一套出勤管理模板組（員工名簿、上下班打卡、休假申請三支 App）為例，整理三個設計重點：

1. 盡量用 kintone 原生功能（Lookup、計算欄位、流程管理），不寫程式也能做到相當完整。
2. 原生做不到的小地方，用 官方免費外掛 補，先別急著客製開發。
3. 用 cybozu.com 共通管理的 群組（角色） 管權限，讓人員異動時權限自動跟著走。

三點中又以第 3 點（用群組管權限）最關鍵。

模板組總覽

三支 App 放在同一個 space，彼此用 Lookup 串接：

員工名簿是源頭，另外兩支都向它 Lookup 取資料。它的欄位如下：

注意最後三個欄位：所屬部門用「組織選擇」，部門主管與所屬身份用「群組選擇」。這個區分在第三節會用到。

設計一：盡量用原生功能

kintone 的原生功能可以涵蓋多數場景，而且不用授權費、不用維護、官方升級保證相容。這套模板組三支 App 加起來十幾個計算欄位、一條多關卡流程，沒有寫 JavaScript。

Lookup：資料只輸入一次

員工的編號、姓名、部門只在員工名簿維護一次，打卡與請假時即可透過 Lookup 一鍵帶入最新資料。

LOGINUSER()：每個人預設只看到自己

打卡與請假的 Lookup 都加了一條「取得記錄的條件」：

員工 in (LOGINUSER())

員工按 Lookup 的「選取」時，預設只篩出登入者本人那一筆，不必在名單裡找自己，也不會誤選到同事。這是在表單行為層做自助化，不需要另外設記錄權限。

計算欄位：工時、加班時數、休假日數自動算

時數相關的欄位全部用原生計算公式：

• 工作時數 ＝ 下班時間 − 上班時間 − 休息時間（計算欄位）。
• 加班時數 依勞基法加班倍率級距，分攤到「加班時數 1.0／1.34／1.67／2.0／2.67」幾個欄位。這些欄位存的是各倍率對應的加班分鐘數，不是金額；要算加班費還得再乘時薪，本模板沒做到那一步。
• 星期 也用計算欄位推算（輸出星期字串），供人工選填「出勤區分（工作日／休息日／例假日／休假日）」時參考；出勤區分本身是下拉欄位，不會自動判定。

休假申請的日數換算：

休假日數   ＝ 休假時數(小時) / 8     （每筆休假明細）
休假總日數 ＝ SUM(休假日數)          （子表格彙總）

ℹ️ 子表格內另有「休假時數(分)＝休假時數×60」供其他用途，但日數換算用的是小時欄位。

流程管理：簽核不用客製

休假申請的簽核用 kintone 內建的流程管理：

未處理 →〔送出申請〕→ 部門主管審核中 →〔核准〕→ 已核准
        →〔已休假〕→ 人事確認中 →〔完成〕→ 已完成
分支：部門主管審核中〔駁回〕→ 已駁回；已核准〔取消〕→ 已取消

狀態、動作、分支、誰能在哪一關動作，都在流程管理設定裡完成，不用寫程式。

設計二：原生做不到的，用官方免費外掛補

不過仍有少數地方原生做不到。處理順序建議是：

能用原生就原生 → 原生做不到用官方免費外掛 → 需要支援保固再上第三方商用外掛 → 都不行才客製開發。

每往後一步，成本與維護負擔就高一級：

台灣 Cybozu 官方提供了一系列免費外掛，能補上不少原生差一步的功能。這套模板組裡，原生做不到的有三處。

ℹ️ 台灣 Cybozu 官方提供之免費外掛僅供台灣簽約客戶申請使用，如有需求，請與您的業務專員聯繫。

自動產生休假申請編號

「休假申請編號」需要唯一值。原生可以設「值為唯一」，但無法自動產生有格式的編號。可搭配官方免費的〖自動編號擴充外掛〗，依「固定文字＋日期＋序號」規則在建立記錄時自動編號。

ℹ️ 本模板目前的編號欄位是「唯一、可手填」，尚未掛上此外掛，強烈建議搭配。

按「下班打卡」自動寫入當下時間

希望員工按下〔下班打卡〕動作時，系統把當下時間 NOW() 寫進「下班時間」。原生時間欄位無法一鍵填入當下時間（僅有建立記錄時可選預設值帶入當下時間），下班打卡時要手動輸入時間，較不方便。這裡用官方免費的〖條件計算外掛〗達成，設定為：

• 觸發條件：執行〔下班打卡〕動作（未處理 → 完成）時
• 寫入欄位：下班時間
• 值：NOW()

💡 〖條件計算外掛〗是把計算結果寫入欄位；另一支名字相近的〖條件格式外掛〗只改欄位的字色／底色，不寫值，別選錯。

在打卡記錄上顯示當天的請假申請

員工看某天的打卡記錄時，常想順帶確認那天有沒有自己的請假。但打卡與請假是兩支 App，原生的「關聯記錄一覽」比對的是頂層欄位，無法對「本人」與「子表格裡的休假日期」做篩選，做不到這個需求。這裡用官方免費的〖進階關聯記錄清單外掛〗，在打卡記錄上嵌入一份請假申請清單，篩選條件為：

• 只顯示登入者本人的請假申請
• 且休假表格（子表格）的休假日期，對應到這筆打卡的日期

員工不必切到休假申請 App，就能在當天的打卡記錄上看到自己當天的請假狀況。

輕量版的替代做法

kintone 簡易版（輕量版）不能使用外掛、API 與 JavaScript。遇到輕量版客戶，上面兩處改用原生替代：

設計三：用群組（角色）管權限

人員一異動就得逐支 App 改權限，根源在於把權限綁在「某個人」身上。改善的做法是綁在「群組（角色）」上。

組織與群組的差別

cybozu.com 共通管理裡有兩套互相獨立的使用者分類：

一位使用者可以同時屬於多個組織與多個群組。這也是員工名簿欄位的設計依據：所屬部門用「組織選擇」記位置，所屬部門主管、所屬身份用「群組選擇」記角色。

權限綁「人」與綁「群組」的差別

kintone 的存取權限（App／記錄／欄位）與流程管理的執行者，指派對象都可以是使用者、組織或群組。綁的對象不同，維護成本差很多：

關鍵在於 kintone 判定權限時是即時展開群組的當前成員。所以在共通管理改一處群組成員，所有引用該群組的 App 權限與流程執行者就同步生效，App 端不用動。

本模板：流程審核者用群組欄位指派

休假申請每一關的執行者都不是寫死某個人，而是用欄位指派：

把「群組選擇」欄位指定為執行者時，該群組所有成員都是這一關的執行者，可設為「任一人執行即推進」。所以「部門主管審核中」是該主管群組裡任一位核准就往前走，主管請假也不卡。

而「部門主管」這個群組欄位的值，是建立休假申請時從員工名簿 Lookup 帶進來的：

員工名簿（所屬部門主管：群組欄位）
  → Lookup 帶入 → 休假申請（部門主管：群組欄位）
  → 指定為流程執行者 → 「部門主管審核中」該群組成員任一人可審核

當某部門換主管，只要在共通管理把新主管加進該群組、舊主管移出，三支 App 的權限與所有在途簽核都會指向新主管，不用打開任何一支 App。

ℹ️ 在共通管理新增／維護群組需要 cybozu.com 管理員權限。

把這些群組欄位收進一個區塊，並用預設值與欄位權限固定

「部門主管」「人事」這些群組選擇欄位，是記錄權限與流程執行者的指派依據。為了集中管理、也避免被誤改，這套模板把它們放進表單上的一個「群組」區塊——上下班打卡叫「權限管理」、休假申請叫「審核流程」——並搭配兩個設定：

• 預設值帶入：先在 cybozu.com 共通管理建好「人事」群組，設為「人事」欄位的預設值，新增記錄時自動帶入，不必每次手選。（「部門主管」則如前述，由 Lookup 自員工名簿帶入。）
• 欄位權限鎖定：把這些欄位設為一般使用者不可編輯，避免有人改掉審核者或人事，讓流程或權限跑到錯的人身上。

於是「誰審核、誰是人事」在建 App 時就由群組固定好，員工填單時看得到、但改不動；要調整時只改共通管理的群組成員即可，表單不用動。

動態群組

若某個角色的成員常變動，可以用動態群組——依條件（職務、所屬組織等）自動納入符合的使用者。例如設定「職務 包含 課長」者自動歸入「各課主管」群組，成員變動時不需手動維護。

兩個常見的雷

1. 上方列優先：存取權限設多列時，使用者同時命中多列（因為屬於多個組織／群組）會以最上面那列為準。若「全體員工（唯讀）」排在「人事（可編輯）」上面，人事會被判成唯讀。群組列的上下順序要排好。
2. 少用個別使用者列：權限列混入大量人名會讓上述順序更難維護，盡量以少數群組列組織權限。

結語

這篇用一套出勤管理模板組，走過三條設計思路：

1. 原生功能用到順手、資料與權限好維護
2. 原生差一步的地方用官方免費外掛補
3. 權限與簽核綁在群組（角色），人員異動只改共通管理一處

模板裡也做了不少現成的東西，例如依勞基法各倍率拆算的加班時數計算欄位，下載後打開就能參考公式。

⚠️ 本範例模板之加班時數倍率計算邏輯，係依 2026年3月現行台灣《勞動基準法》及勞動部相關加班費計算說明設計。勞基法第 24 條就平日延長工時、休息日出勤等加班費加給標準有明文規定，勞動部亦提供對應的計算說明與試算資訊。
※模板僅供出勤與薪資試算參考，實際核薪、加班認定、給付方式及合法性，仍應依公司制度、勞動契約、適用法令及最新主管機關解釋為準。請於使用前自行確認資料正確性與法令適用性。

要自己動手，建議的順序是：

1. 先盤點角色（人事、各部門主管、一般員工），每個角色建一個群組。
2. 員工名簿用「組織選擇」記位置、「群組選擇」記角色。
3. 流程執行者一律指向群組欄位，視情況設「任一人執行即推進」。
4. 權限列以群組為主、排好上下順序，少用個別人名。
5. 功能不足時，依「原生 → 官方免費外掛 → 第三方 → 客製」的順序補。

同樣的設計搬到請購、報修、合約簽核等「審核流程＋權限管理」的場景一樣適用，歡迎下載試用。

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