在昨天的 Day 25 中，我們透過 Dify Knowledge Base（RAG）賦予了 AI 待辦助理強大的專案背景上下文記憶。然而，一個完整的待辦系統不能只停留在「任務建立」與「每日晨報」，更需要針對任務的生命週期（Task Lifecycle）進行全自動化的狀態追蹤與逾期催辦！

如果任務建立了卻長期停留在 In Progress 或 To Do 狀態且無人跟進，資料庫很快就會堆滿無效的過期卡片。今天我們將利用 n8n 建構「任務狀態監控與自動催辦管線」：自動辨識逾期任務、發送 Telegram 催辦通知，並提供一鍵式狀態更新選單，實現任務生命週期的完整閉環！

為什麼需要任務生命週期自動化管理？

1. 防止任務遺忘與停滯：針對超過截止時間（Deadline）仍未完成的任務，主動進行催辦提醒。
2. 簡化狀態更新流程：成員無需特地打開 Notion 表格將狀態手動切換為 Completed，直接在 Telegram 通知卡片上點擊按鈕即可完成狀態變更。
3. 保持資料庫乾淨：自動將已完成多日的歷史卡片歸檔（Archive），維持 Notion 看板的簡潔與檢索效率。

核心實作步驟說明

1. 配置定時巡檢與逾期任務篩選 (Schedule Trigger)

• 在 n8n 新增一個名為 [Cron] Overdue Task Checker 的排程工作流。
• Schedule Trigger：設定每天下午 17:00 執行巡檢。
• Notion 節點：查詢 AI 待辦清單表格，設定複合過濾條件（Filter）：
• Status 不等於 Completed（未完成）
• Time（截止時間）早於當前時間 {{ $now.toISO() }}

2. 透過 Telegram Inline Keyboard 打造互動式催辦卡片

• 當抓取到逾期任務時，透過 Telegram 節點 發送含有 Inline Keyboard（內嵌按鈕） 的催辦通知：

⚠️ *[任務逾期催辦提醒]*

📋 *任務*：{{ $json.name }}
⏰ *原定截止時間*：{{ $json.property_time }}
👤 *負責人*：{{ $json.property_assignee }}

📌 *請選擇處置動作*：

• 按鈕設定（Inline Buttons）：
• 按鈕 1：✅ 標記為已完成（Data: action=complete&id={{ $json.id }}）
• 按鈕 2：⏰ 展延至明天（Data: action=postpone&id={{ $json.id }}）

3. n8n 處理 Telegram Callback Query 進行狀態更新

• 新增 Telegram Callback Webhook 監聽按鈕點擊事件：
• 當點擊「標記為已完成」：n8n 呼叫 Notion 節點，將該 Page ID 的 Status 屬性更新為 Completed，並更新 Telegram 訊息為「已完成」。
• 當點擊「展延至明天」：n8n 呼叫 Notion 節點，將 Time 自動加上 24 小時，並更新行事曆時間。

4. 端到端催辦與狀態更新驗證

• 模擬逾期情境：故意建立一筆昨日截止的任務並觸發巡檢。
• 收到催辦推播：Telegram 跳出帶有按鈕的警報卡片。
• 點擊「標記為已完成」：Notion 表格內的卡片狀態即時同步變更為 Completed，閉環驗證成功！

今天我們成功實現了「逾期自動巡檢 ➔ 互動卡片催辦 ➔ 一鍵狀態回寫」的任務生命週期管理，讓整個待辦系統具備了自我維護的閉環能力。明天「Day 27」我們將進入資料分析維度——「週報與月報自動生成：利用 Dify 進行生產力數據分析與 Notion 儀表板視覺化」！