如果設定保留天數呢? 總是不能全部保留吧!
時間到了,信箱滿了,你也還是要刪,不是嗎?

嗯 樓上說的對 一般我會設一個保留天數 這樣確保留在SERVER的EMAIL會有機會被刪除

最簡單的方法
用Gmail收你那個帳號的信就好啦~

如果Gmail都會用到爆掉

那你的量真的有多...XD

如果POP3 SERVER有支援的話，可以利用信件轉送功能，將sales@xxx.com所收到的信，轉送一份到其他人信箱就可以了。
（當然，轉送後要不要保留郵件請自己決定，並搭配定期刪除應該就OK了）
這樣sales@xxx.com就不可能會爆了！

Outlook Express 設定 [在伺服器保留郵件備份] 的地方

可以勾選設定 [移除 X 天後的郵件], 可以自動刪除 N 天以前的信件

Outlook 應該也可以設定自動刪除舊信件, 就不會爆了

解決方式有兩種：

1. 如果您無法管理 Mail Server 的情況時：
   所有收該信箱的用戶均設定信件保留天數為 xx 天，xx 天要依據信件量來決定。
2. 如果您可以管理 Mail Server 的情況時：
   建議將該帳號設定成虛擬帳號，透過 Mail Server 信件自動轉送機制，自動在該帳號收到信件時，將信件自動轉送給所有要收這帳號的所有使用者。這種方式比較一勞永逸，對 Mail Server 負擔也比較輕。

一般的mail server都有提供Mail Alias的功能，如果這部mail server是向業者租用的信箱也會提供群組這種類型的功能。

只要設定一個群組，然後把使用者加入這個群組，往後只要信一寄到sales這個帳號時，就會自動發給其他的成員，而sales這個帳號本身不會有保留信件的問題，這樣可能才能實際解決問題。

也許改變一下，用 WEB 去收發 mail，先看的人可將 mail 從新信匣移到收件匣(不要的就刪除...但這點需規範一下)，似乎就不佔 POP3 的容量啦，後看的人再去收件匣看就好啦。這樣也不會因 mail 越來越多造成 Outlook 或 Outlook Express 速度越來越慢。

PS:
1.若真的有人非得用 Outlook 或 Outlook Express ，搬移的動作改成複製即可，或日後再將收件匣的 mail 複製到新信匣即可。

2.收件匣與新信匣在 WEBMAIL 是不同的路徑，重灌 mail server 前記得這兩個地方都要備份哦。

如果你沒時間管理伺服器郵件
在你自己的電腦帳戶裡,
設定"進階"→"在伺服器保留郵件備份"→並且勾選"從刪除的郵件資料匣刪除後,就從伺服器刪除
不需要再登入登出WEBMAIL~你想刪就直接刪

用Google應用服務幫你帶收E-mail
從這邊上去申請就可以了，完全免費
可以使用你自己的網址，例如：abc.com.tw

http://www.google.com/a/help/intl/zh-TW/admins/editions.html
http://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=zh_TW

直接透過Google幫你收信的好處是
信箱真的很難爆掉，多人共用同一個帳號也沒什麼問題..!!!!..
從此就可以把OutLook丟了..!!!
一般小公司，直接用Google的郵件服務，可以省下 Mail Server的費用，也不用花錢另外裝機器
總之，試看看吧！
我們公司是用Google的..!!!