要不要採用gmail 比較快

目前公司架設mail server並不能備份外部郵件，因為yahoo.msn在收發信件時不會通過內部mail server，若需要備份外部郵件，可能需要架設具有側錄功能的設備。目前本公司「碩琦科技-台北辦事處」有在自行研發mail server，可以參考看看!!!!!有任何有關架設上的問題都可以聯絡我們^^

您所需要的，是Content Filter的工具。
像是http://www.abtech.com.tw/msn-sniffer/content-sqr-function.html
或是Vigor部份機型http://www.ublink.org/index.php/2010-02-27-09-11-23/vigor-other/vigor-smartmonitor.html
除了能下條件管控外，還能記錄。
如果您針對個資法相關產品去查詢，還可以找到更多!!
建議您，先查查外面行情報價(未議價錢的定價)，跟老闆報告溝通一下，真的有預算再找廠商報價；這類產品大都挺貴的，讓一般中小型企業望之卻步。
若真要導入，也應考慮網路架構的整體變動，防火牆、VLAN及網路安全等，若有VPN，那讓考慮的又更多了。
不容易做，但做了，會歷鍊到不少!!
祝工作順利!!

如果只是要架台Mail-Server的話
FreeBSD + Open WebMail
這樣軟體0元

但是沒你要的多的功能
如果你老闆願意花錢的話
也可以買套Microsoft Exchange Server
這跟Outlook很配, 但我沒試過Exchange server去管外部的Mail, 所以不確定是否有這功能

我建議 Mdaemon, 他可以設定將別的信箱的信都整合到一個信箱..

http://www.altn.com/Products/MDaemon-Email-Server-Windows/

CENTOS mail符合你的需求
備份用rsync排程備份
累一點是時間設定而已，當練功夫很有用的!!
以上都是不用$$$

參考瑞鑫資訊 MX MAIL SERVER Live Key 軟體，剛起步企業，要用到的網頁、DNS、FTP、郵件，郵件備份、防毒、防垃圾信。還有儲值簡訊功能。webmail，網路硬碟。一套軟體就讓PC成為企業競爭力E化整合。重點是連系統、資料備份、備援督規劃好了。

最重要是，軟體式不需要設定，用LIVE CD開機執行
有完整管理介面，能夠查詢完整僅出郵件、系統資訊等
還可以自由移轉、備份、備援，都不需要費用

exchange 郵件一樣也可以用ahsay來作備份, 網頁有資料介紹
http://www.ahsay.com/jsp/tc/home/