這些是可以做到的:

1. 使用資料逸失預防(Data Loss Prevention)技術, ˊ如關鍵字, 特定檔名及副檔名, 等等.
2. 禁止某些Email帳號外寄郵件.
3. 拷貝所有或選定的外寄Email.
4. 拷貝bcc的Email.
5. 限制使用Email的時間.
6. 加密.
7. 限制Email大小.
8. 追蹤附件的存取.
9. 客製.

如果是exchange2010的話
可以設定仲裁功能
就是透過某一特定人員進行允許郵件發送功能
至於其他的郵件服務 小弟就無法給予建議
因為要另外花錢買第三方加密軟體才行

郵件的稽核
可以分為郵件前稽核跟郵件後稽核
事前稽核比較困難
最好由法務人員訂定稽核政策
然後有一套郵件歸檔系統去執行政策
事後稽核就比較容易一點
只要將進出的郵件備份一份去查詢就可以

andy5562提到：
目前一般公司比較普遍的作法是什麼?

進出郵件自動以"密件副本"方式留存或轉寄給公司主管

此法僅限公司網域電子郵箱 <- 公務使用
否則會侵犯隱私或觸犯個資法

真的建置以後
難怪某些高階主管不會懷疑你偷看他們的信件

機密資料對內部信箱控管，沒多大意義；要偷機密資料的人，不會笨到用公司信箱寄
鎖公司內部網路也沒意義，幾乎人人都有3G手機可以傳
對機密檔案加密可以稍微預防一點，但也不是絕對
對關係人簽保密協同也可以增加點預防性

一套完整的mail系統，又可以完全進行備份備援含虛擬化，剛剛樓上說的各項功能都有，且更加完整。
郵件進出可以都可以備份、稽核、審閱、可以控管帳號進出限制與條件
可以設定多重迴圈條件外，可以進行警示、延遲，通知等等動作
最重要的是，還有其他很多附加功能~
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