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Outlook 使用的pst檔,如何自動偵測USER已超過15G ?

原因:當USER的 Outlook信件收到電腦後,USER往往都是爆了(20G上限)才找MIS處裡。
運氣好的建立一個新的就可以使用了,運氣不好的等待修復3小時後再來看信件裡面的資料。
止於更換Outlook版本讓USER可達50G容量的限制不考慮,修復pst檔的時間會更久,那只是延後問題讓問題變的更大而已。
不知有什麼軟體,可以偵測使用中的pst檔超過15G就有警示訊息出現,無論是通知USER或MIS都好

如果是寫程式,規則如下(我不知道要用什麼東西才能寫出來)
開機久就掃描並紀錄電腦裡面所有超過15G的pst檔,一小時後在掃描一次
如檔案有變大(代表USER有在使用),則跳出警示訊息通知USER

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咖咖拉 iT邦研究生 4 級 ‧ 2019-10-29 13:57:28 檢舉
自己寫累死自己 不過是好的想法
寫程式的話都是第三方程式 也不是寫在OUTLOOK裡面
我想直接寫信給微軟才是正解

目前只想到 用批次檔 + 排程 能簡單做到你要的


之前也有遇過超過20G 只要當機或是不正常關機就要修復好久
不過好在新建一個都能解決

最後還是請使用者養成習慣刪信件吧...
play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-29 14:55:10 檢舉
冰大教一下,我有想過用批次檔去做排成,但間隔一小時的排成我想不出來怎寫
ccutmis iT邦高手 4 級 ‧ 2019-10-29 15:31:28 檢舉
用windows內建的工作排程器執行bat檔 可以設定間隔一小時執行一次
play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-29 17:43:28 檢舉
假設我批次檔這樣下得到兩個txt檔,要如何讓這兩檔案做比對啊,比對後要如何跳出警示訊息??
dir d:\mail\*.pst >d:\123.txt
slime iT邦大師 1 級 ‧ 2019-10-30 08:20:05 檢舉
1. fc 比對檔案
2. 比對後有 ERRORLEVEL 可以判斷是否一致
play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-30 15:29:13 檢舉
slime 原來還可以用fc 指令來比對資料啊,上網爬一下大概知道要怎寫。
可是判斷結果不一致的話,要如何跳出警示訊息啊??
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giulian
iT邦新手 4 級 ‧ 2019-10-30 10:40:00
最佳解答
play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-30 16:31:26 檢舉

能用AD派送,將這設定塞到USER的電腦嗎?

giulian iT邦新手 4 級 ‧ 2019-10-31 09:01:49 檢舉

AD派送的話,可以的
1.先在你的電腦上實作這個vba project然後把OTM儲存到共用資料夾
2.寫一個複製OTM的script,設定成使用者的login script,讓使用者一登入就先複製OTM

play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-31 13:38:38 檢舉

giulian你提供的方法,非常符合我的需求。雖然我不會VBA,我會好好學習的,非常感謝你提供的資訊。

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hsiang11
iT邦好手 1 級 ‧ 2019-10-29 14:30:51

其實我覺得繼續用PST最後很容易搞死IT自己
PST是早期搭配Exchange非常好放信的格式 一個檔案很方便備份
放到現在我覺得問題重重
1.除了常見的PST檔損壞之外,現代還多了勒索病毒威脅
被鎖的使用者就會跟你說我的信件非常非常的重要,但是他就是死都不願意去備份
然後死了之後哭爹去了
2.備份也是一個非常蝦的問題
有些公司會把所有人的mail歷程全部備份一份下來保留備查
但是使用者也是需要備份自己Mail 造成備份之後再備份 一直不斷的膨脹資料量
有些使用者又把PST等丟上NAS 那IT是不是也要備份NAS裡使用者的資料?
甚至使用者管理差的 又把PST複製多了好幾份
3.PST檔要使用outlook開也是很大的問題 綁定了office
造成文書需求不高的人也是要給他一個授權
4.MAC的使用者又更糟了,只能用信件夾放多的MAIL,不好好備份也是非常麻煩
不像windows拔硬碟就可以讀出裡面的PST

那在早期大家的Mail Server空間非常小 每個人一兩百MB 附件塞一下就爆了
到現在為何還在維持這種管控方式
為何不擴大公司的Mail 讓所有信件都留在Server 由IT統一備份管理
gmail的設計已經證明了用webmail的方式收發信是個很好的解決方案
GB級的空間搭配web收發方便 也好管理和搜尋自己的MAIL
為何不找尋好的解決方案而跟PST檔繼續玩下去

play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-29 14:53:37 檢舉

webmail我覺得風險太大,一個USER MAIL掛掉甚至消失,這些風險我是可以承受的,全部的信件放SERVER,
1.掛掉的風險我無法承受
2.一個USER使用10G,500個就要5000G,有些年資較長的USER電腦裡所有的所有的MAIL加起來就超過500G,其他USER pst檔超過10G的隨隨便便都2~3個,這些全部放SERVER,太恐怖了!!
在加上備份,在多的硬碟容量也不夠USER用,webmail這是有錢堆積起來的玩法,小弟的公司玩不起

froce iT邦大師 1 級 ‧ 2019-10-29 16:01:49 檢舉

要自己維護webmail不如就gmail企業版了...

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echochio
iT邦高手 1 級 ‧ 2019-10-29 18:12:48

題外話, 不知道你家老闆接不接受 企業 GMAIL
之前我就有遇過不接受GMAIL 的 ..
說啥資料放雲端不安全 ... 哈..... 加密過的文件都不能放雲端
只能請user 每過一段時間就要切割 PST 不然就是每個月切割存放
我都是用軟體(MailStore Home Portable) 轉放雲端 ....

好的說說 如何寫排程 ....
我會建議用 vbscript 寫 ... 這樣執行時 user 不會有跳出視窗 ...
然而寫在開機時 sleep 5 分鐘後執行 .
然後後每 sleep 15 分鐘判斷 user 的 pst 是否大於 15G , 有就跳出 視窗告警 ...
你家是否有 AD ?
有就將程式用 GPO 派出去 ...
沒有就要重點人員去設定安裝了

play0210 iT邦新手 5 級 ‧ 2019-10-30 09:05:17 檢舉

我們公司目前是用Exchange,企業 GMAIL這方案不錯,未來可以規劃。
至於教會幾百位USER切割 PST(還有OP),這任務太難了。

vbscript 我雖然不會寫,但至少還有方向,我相信學vbscript會比教會幾百位USER切割 PST還容易多了。

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