Outlook 自動封存設定

outlook 自動封存

loht 2022-09-06 12:09:54 ‧ 4769 瀏覽

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在設定自動封存時遇到了一些問題想求助各位前輩:
https://ithelp.ithome.com.tw/questions/10066546

raytracy大的解釋在1,2同時勾的情況下,若有設定4則1會無效
請問如果只勾選1 其他不選是否還會執行刪除? 執行時間為何? 有預設期限嗎?
https://support.microsoft.com/zh-tw/office/%E8%AA%AA%E6%98%8E-%E8%87%AA%E5%8B%95%E5%B0%81%E5%AD%98%E8%A8%AD%E5%AE%9A-444bd6aa-06d0-4d8f-9d84-903163439114
2.每隔N天自動封存,經測試(O365,2019)上限為60天,如果每60天執行,那3的設定不是很奇怪?
那怎還會存在舊於60天前的項目? 這計算方式好奇怪還是我誤會什麼了?

窮嘶發發發 iT邦高手 1 級 ‧ 2022-09-08 09:57:55 檢舉

自動封存你必須給他一個封存檔案 ( PST )
否則選刪除就是會自動刪除舊項目
按你上面的圖的設定，
他就是 60天跑一次這個動作
去清除 99個月之前的郵件
99個月之前相當於八年又三個月

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2 個回答

hsiang11

iT邦好手 1 級 ‧ 2022-09-06 16:42:04

封存的意思並非刪除喔
以Gmail來說，點封存其實是把信件從收件夾隱藏
要找信要搜尋或者去所有資料夾內找

按樓上圖來說
應該是先幫你封存到某個預設資料夾
然後時間到會清除你封存的舊信
封存>預設資料夾>時間到刪除

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loht iT邦新手 4 級 ‧ 2022-09-06 17:01:32 檢舉

所以意思是Outlook每次的自動封存都會將PST檔中更舊的檔案給刪除嗎?

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Pankt

iT邦研究生 1 級 ‧ 2022-09-07 10:14:01

閣下設定意思如下
每隔60天封存(檢查)一次
要封存前螢幕右下角會提示封存的進度

刪除過期的[項目]:這裡指的是下面設定超過99個月的項目
[項目]是指主郵件資料夾(收信匣含全部的子目錄)裡的郵件(超過99個月的)
如果未設就結束了(只檢查、提示，其他沒了)
好像不影響任何事(我使用2007 Outlook)
如果設了，那麼在主郵件資料夾，超過99個月的郵件就會，移到內定的 archive.pst這個郵件檔，如更改了檔案名稱，封存的郵件就會往這裡存(更改前要先建這個檔名的空白檔，否則會發生錯誤)，這個封存資料夾，會複製主郵件資料夾的樹狀結構
沒設就往下走
直接刪掉主郵件資料夾超過99個月的郵件
4.跟5. 必須設一個

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loht iT邦新手 4 級 ‧ 2022-09-07 18:06:14 檢舉

感謝解釋，只是不太理解Outlook邏輯:設定每60天都會自動封存信件那怎麼可能還會有信件早於99月份的信件?

Pankt iT邦研究生 1 級 ‧ 2022-09-10 09:42:07 檢舉

閣下附的圖示的意思是60天檢查一次，刪除99個月前的信。除非你在整理信件時，將別的郵件資料夾的信移到主郵件資料夾來，否則不會出現超過99個月前的信。所以不能設成99個月!!

如果你有多個信箱，而且信件又多，這會導致主郵件資料夾過大，動不動就超過幾百封信，根本無法整理，99個月應該會超過數千封信吧。
我的作法是，在主郵件資料夾只保留不超過25～30封信，超過就移到封存資料夾，閣下看一下第31封信的日期，來決定封存的月份。
另外你可能會收到很多七七八八的可有可無的信，這些無封存價值的，應該及時刪除或移到別的郵件資料夾去。
另外你也可以建立幾個郵件資料夾，利用【規則】將特殊群組的或無封存價值的信，在收到信時由Outlook自動移到另外郵件資料夾，以減少主郵件資料夾的負擔。
另外封存這個功能，對於日期或月份的計算方式好像不是我們常規的計算方式，感覺好像會有幾天的延遲。
但是閣下對封存的設置，目的是要刪除而不是封存?

loht iT邦新手 4 級 ‧ 2022-09-12 10:20:46 檢舉

抱歉只是想了解Outlook封存的機制~~因為網路上包含官網的說明都有點不理解~~另外經測試如果要移到指定的Pst檔,似乎要Outlook掛載看到才可以成功

Pankt iT邦研究生 1 級 ‧ 2022-09-13 09:45:36 檢舉

似乎要Outlook掛載看到才可以成功
是的，一般我在開機時就載入Outlook，直到關機為止。

loht iT邦新手 4 級 ‧ 2022-09-13 12:08:15 檢舉

請問如果是Domain Emain 請問測試封存項目中的 Permanently delete old items 是否會因為Admin權限而失敗?

另外不太理解删除到期項目 (僅電子郵件資料夾) 跟永久刪除舊項目差別

微軟的解釋看不懂
https://support.microsoft.com/zh-tw/office/%E8%AA%AA%E6%98%8E-%E8%87%AA%E5%8B%95%E5%B0%81%E5%AD%98%E8%A8%AD%E5%AE%9A-444bd6aa-06d0-4d8f-9d84-903163439114

Pankt iT邦研究生 1 級 ‧ 2022-09-14 09:55:54 檢舉

删除到期項目 (僅電子郵件資料夾) 此選項預設為關閉。選取此核取方塊以在郵件的使用期限過去之後刪除郵件。(取自MIS的解釋)

刪除過期的[項目]:這裡指的是下面設定超過99個月的項目
[項目]是指主郵件資料夾(收信匣含全部的子目錄)裡的郵件(超過99個月的) (2022-09-07的回應)
主郵件資料夾：這個詞應該沒有文獻可以找到，因為是我創的，閣下要清楚，指的【主郵件資料夾】是指哪一個郵件資料夾，無論是封存還是永久刪除，只指這個【主郵件資料夾】有效，其他郵件資料夾不會有作用。
標題:删除到期項目 (僅電子郵件資料夾)，這裡的(僅電子郵件資料夾)就是指我說的【主郵件資料夾】

永久刪除舊項目此選項會刪除任何過期的專案。它們不會移動，而且不會保留任何檔案副本。選取此選項會清除選取的將舊專案移至選項。(取自MIS的解釋)
同樣這裡的【項目】，也是指【主郵件資料夾】(收信匣含全部的子目錄)裡的郵件

loht iT邦新手 4 級 ‧ 2022-09-14 11:25:08 檢舉

請問圖1跟圖2 兩者的差別?
不好意思只是卡住它這個選項(删除到期項目 (僅電子郵件資料夾) )的用意在哪?

Pankt iT邦研究生 1 級 ‧ 2022-09-16 10:11:10 檢舉

第一個，删除到期項目 (僅電子郵件資料夾)，這選項若沒打勾，【主郵件資料夾】的郵件，無論是刪除還是封存，都會被保留，也就是不會刪除，若有封存時，做COPY，而不是做Move，所以對只做刪除過期而言，這個設置是無效的。
第二個，以我對Outlook的理解，應該只做檢查，不會有其他動作。因為沒有刪除條件成立。所以這個設置也是是無效的。
另外，猜測閣下應該在糾結(删除到期項目 (僅電子郵件資料夾))，這刪除兩個字的動作，只指【主郵件資料夾】而言，無論是刪除還是封存，對【主郵件資料夾】裡的郵件來說，均是刪除。