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簡報不要這樣做!

原來我之前的主管告訴我的簡報方式是有問題的........
要把所有的簡報全部重做嗎? 想到就很可怕.
不管是進行簡報或演說,常常會聽到有人給予這樣的建議:第一步,告訴聽眾你準備要說什麼;第二步,告訴聽眾你要說的;第三步,告訴聽眾你已經說了什麼。

溝通訓練顧問溫沙(John Windsor)表示,這個最常聽到的建議,可能也是最不好的建議。溫沙於「銷售與行銷管理雜誌」(Sales & Marketing Management Magazine)上指出,這個三步驟做法的好處是,講者從一開始就幫聽眾搭好舞台,聽眾很清楚簡報的主題和大綱,而且之後講者不斷重複簡報重點,也可以加深聽眾的印象。

但是,這個做法的壞處卻更多。因為如果講者只是不斷地告訴聽眾事情,簡報會變成單向溝通。講者一直說,不代表聽眾就會聽,也不代表他們就會思考及吸收。比較有效的簡報應該是對話式的,讓聽眾也能參與,而不只是講者想要告訴他們什麼。

另外,這個三步驟做法把講者的位置抬得太高,是講者在教導聽眾應該想什麼、做什麼。其實,簡報進行的時候,聽眾可能早已有了各式各樣的想法,甚至根本不同意講者的看法,不管講者再如何重複,也沒有效果,還不如提早邀請聽眾提問,大家一起進行討論。

既然這個三步驟做法的缺點多於優點,有沒有什麼更好的做法呢?溫沙建議了一個同樣是三步驟的替代做法。

第一步,一開始就告訴聽眾,為什麼簡報內容對他們有用,以及為什麼他們會感興趣。從簡報的第一個字與第一張投影片開始,講者就以聽眾的需求、興趣和目標為重點。相較於「今天我要花一個小時的時間,跟你們介紹我們公司,以及我們最近所推出的新產品」的開場白,「今天我要花一個小時的時間,跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」的開場白,聽眾會比較願意注意聽。

第二步,幫聽眾畫出一幅遠景。也就是,聽完簡報之後,他們的問題會如何獲得改善,或者,他們目前的情況會如何變得更好。這幅遠景越生動豐富越好。講者可以善用比喻,讓聽眾更能了解簡報重點。這樣做往往比不斷重複說明的效果更好。聽眾聽完之後,甚至可以重複說給別人聽,延伸簡報的影響力。

第三步,給予聽眾強有力的理由回應簡報內容。每個簡報都有一個希望達成的特定目標,可能是說服客戶買下公司產品,也可能是爭取老闆對提案支持。這是講者之所以要做簡報的最終目的。把最終目的講得簡單又有道理,聽眾就比較可能會照著去做。

進行簡報或演說時,盡量以雙向取代單向溝通,以故事取代一般說明。


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tgunlu
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-04 11:58:40

謝謝分享

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loripan
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-04 16:21:54

謝謝分享

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jennymsn
iT邦好手 10 級 ‧ 2008-05-04 17:49:59

感謝分享

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fanylu60
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-04 18:51:44

謝謝分享

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yce701116
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-04 19:30:19

謝謝分享

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davistai
iT邦大師 1 級 ‧ 2008-05-04 19:33:30

謝謝tecksin大的分享,對presales或向上級要求資源時,非常值得參考的資訊!!

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-04 20:44:52

在這麼多謝謝分享裡面看到Davistai的回應, 真的太感動了.

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sandra527102
iT邦新手 4 級 ‧ 2008-05-04 20:46:03

小小個人建議~
不要密密麻麻的文字,最好有圖文流程說明
這樣聽簡報的人也比較容易懂

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-04 20:50:18

其實我個人偏好用圖表的方式做簡報, 我的前老闆可以用一頁簡報講了半個小時, 這個功力我到現在還學不會.

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2008-05-04 21:02:35

「今天我要花一個小時的時間,跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」

除非你真的比客戶懂
否則講這種話只是拿石頭砸自己的腳
(客戶OS:我在這行廿幾年了, 你這個小伙子懂什麼?)

做簡報另外有兩點建議:
1.「你想講的」和「聽眾想聽的」比例的調配
2.聽眾的組成(頭頭或是技術人員)

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-04 21:15:44

謝謝 Anitjava 的補充
做簡報先了解出席人員的組成背景當然會讓簡報作的更成功.
如果都是技術人員就可以講的很深入, 如果是頭兒們在場的情況, 自然是要講他們喜歡聽的東西.

正所謂聞道有先後, 術業有專攻.
(客戶OS:我在這行廿幾年了, 你這個小伙子懂什麼?)
碰到這種客戶, 當然是要先聽他們的看法, 以及他們期望能有什麼改善, 這才是專業的表現. 劈頭就講:
「今天我要花一個小時的時間,跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」
被轟出去的機率是極高的.

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amber093100
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-04 21:32:57

謝謝分享

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plutosrita
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-05 08:09:41

真有同感,謝謝分享

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魯大
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-05 09:10:15

老鳥不爽菜鳥的事實
是永遠也不會改變的

to tecksin大
你寫的真好..

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-05 09:20:11

感謝Looney的熱情支持
尊重老鳥才能讓自己活的愉快一些

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kaiin323
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-05 09:27:59

果真是前輩經驗談阿!

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-05 09:31:31

感謝Landy的支持, 有問題請盡量的問.
Skite大大會支援妳的.

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liao1029
iT邦新手 3 級 ‧ 2008-05-05 09:51:15

謝謝分享
不過做起來好像有點難呢
二方都顧的好不容易

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john651216
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-05 10:03:26

謝謝分享

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ping
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-05 13:10:23

謝謝分享

0
skite
iT邦大師 5 級 ‧ 2008-05-05 15:39:56

to tecksin
Landy是哪位啊?怎麼又跟我有關係了? XD

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victor5168
iT邦研究生 5 級 ‧ 2008-05-05 16:25:59

「今天我要花一個小時的時間,跟你們討論你們的問題可能可以如何解決」
這句話真是受用~~

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netghost0327
iT邦新手 4 級 ‧ 2008-05-05 16:59:56

其實簡報的重點不在頁數多少,重點在於是否能在一開場就吸引所有人的目光的興趣,有效的開場將對簡報有事半功倍效果

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skite
iT邦大師 5 級 ‧ 2008-05-05 17:05:25

我覺得蘋果的Steve Jobs就是個簡報專家,他總是能用鮮明的文字加上生動的演說,讓聽眾在短時間內覺得受益無窮。

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鐵殼心
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-05-05 17:15:24

To Skite
Landy是IT邦的新人, 七年級的美眉. (kaiin323)
這樣子有關係了吧..

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lcs1206
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-05 21:20:49

多謝分享!

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xxxyyyzzz
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-06 10:40:30

簡報真的不在頁數多少.

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tom
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-05-06 19:17:19

謝謝分享

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mmm12345
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-06 20:41:19

謝謝你提供的分享

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bigbeat303
iT邦新手 2 級 ‧ 2008-05-07 00:51:04

推薦一本不錯的簡報書籍《簡報聖經》

《簡報聖經--簡報大師的致勝演說絕招》

作者:Jerry Weissman (傑瑞‧魏斯曼)
ISBN:9867594886
初版日期:2004/01/01
印刷格式:平裝
定價:320元
臺灣培生教育出版社

作者簡介:
全世界首席企業簡報教練,他的秘密訓練課程舉世聞名。魏斯曼的私人客戶都是赫赫有名的企業,包括雅虎、康柏、英特爾、英特異、思科、微軟和其他各行各業的菁英。魏斯曼的簡報技巧已經幫將近四百家企業客戶搞定IPO巡迴說明會,從股市募集了好幾千億資金,還幫其他四百家公開上市公司或準公開上市公司訓練重要的商業簡報。

內容簡介:
全世界各處每天都有無數場簡報正在上演,很多簡報都落得讓人呵欠連連的窘境。只有極少數的簡報,能和台下聽眾建立起深刻的互動與共鳴,成功取得聽眾的認同。

簡報大師魏斯曼認為,除了肢體語言、手勢、音調、目光接觸、與聽眾互動等傳統簡報技巧外,更必須懂得如何說「動人的故事」,並將媒體的敏感度帶進簡報中。

思科公司運用這套「威力簡報」技巧,在IPO巡迴說明會中讓投資人充份了解該公司複雜的網路科技及潛力,不僅獲得投資人的熱列回應,思科股價也一飛沖天;這套技巧同樣為雅虎、康柏電腦等四百家上市及未上市公司賺進了數十億資金!

不論是推銷、演講、集資說明會、新產品上市、座談會、股東大會、預算核准簡報、直銷說明會等場合,都可以運用本書中「抓住聽眾注意力」、「用視覺溝通」、「讓文字說話」、「讓數字發揮作用」、「用圖表說故事」、「讓故事活起來」的技巧,進行具說服力的簡報。

http://www.pearsoned.com.tw/chinese\_show\_title.asp?bkid=9867594886

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tyc1220
iT邦研究生 1 級 ‧ 2008-05-29 01:12:31

謝謝分享

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davistai
iT邦大師 1 級 ‧ 2008-05-30 13:03:36

喔,難得會讓Tecksin大感動耶,不過我是真的有恍然大悟原來我的簡報是有待改進的啊...但看您這麼說,小弟也挺感動地..

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jamesjan
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-07-27 10:34:47

感謝分享

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