iT邦幫忙

3

PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_15:流程5.4的修訂與勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案範圍管理知識領域」中新增加流程5.1「規劃範圍管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程5.3「產生WBS」(Create WBS)在PMBOKG5中就變成流程5.4。
在PMBOKG5中,流程5.4「產生WBS」屬於規劃流程群組,負責將專案交付項目和專案工作再進一步細分為較小、較容易管理的組件。流程5.4「產生WBS」有2個輸出項目,其中一項「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;另外一項「範圍基準」會流向下列7個流程:「確認範圍」(流程5.5)、「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「界定活動」(流程6.2)、「估算成本」(流程7.2)、「決定預算」(流程7.3)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)。

在ITTO圖中,流程5.4共有5項輸入、2項工具&技術、2項輸出。1個紫色輸入項目——「範圍管理計畫」代表來自其他流程的子計畫;2個黑色輸入項目——「專案範圍說明」和「需求文件檔」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「分解法」和「專家判斷」代表會被其他流程重複使用;2個輸出項目——「專案文件更新」會流向外部實體;「範圍基準」會流向其他流程。

在DFD圖中,流程5.4的5個輸入項目只會集中在4條箭號上;流程5.4的2個輸出項目會分散在8條箭號上。這是因為流程5.4這5個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:一是來自流程5.1的「範圍管理計畫」,一是來自流程5.3的「專案範圍說明」,一是來自流程5.2的「需求文件檔」,另二個是來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程5.4的輸出項目有2個輸出項目,其中一項「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;另外一項「範圍基準」會流向下列7個流程:「確認範圍」(流程5.5)、「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「界定活動」(流程6.2)、「估算成本」(流程7.2)、「決定預算」(流程7.3)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程5.4的5個輸入項目中有1項是來自其他流程的子計畫「範圍管理計畫」(此處特別用紫色字體做區別,若是來自流程則保持黑色字體)之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程5.4相同知識領域的流程(5.1),1項是來自流程5.1的「範圍管理計畫」,1項是來自流程5.3的「專案範圍說明」,這2項之前都要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程5.4相同知識領域的流程(5.1/5.3),另有2項不是來自其他流程(此處特別用藍色字體做區別),因此在這2項輸入項目之前要加上天線,以表示該2個項目不是來自其他流程。

至於流程5.4的2個輸出項目,其中一個輸出項目「範圍基準」會流向下列7個流程:「確認範圍」(流程5.5)、「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「界定活動」(流程6.2)、「估算成本」(流程7.2)、「決定預算」(流程7.3)、「辨識風險」(流程11.2)、「執行定性風險分析」(流程11.3)。本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字7,就可以代表該輸出項目會流向7個流程,不過從DFD圖中可以發現這7個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字7改為「1,6」,以代表該輸出項目會流向1個與流程5.4相同知識領域的流程(5.5),以及其他6個與流程5.4不同知識領域的流程(4.2/6.2/7.2/7.3/11.2/11.3);另外一項「專案文件更新」則會流向外部實體「專案文件」,因此在該輸出項目之後,加上代表「專案文件」的符號。

眼明的讀者會注意到流程5.4的輸出項目「範圍基準」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。為什麼?讓我們重新檢視流程4.2的DFD圖的輸入項目「其他流程的輸出」:

讀者發現不只是流程5.4的輸出項目「範圍基準」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),其他所有包含在「其他流程的輸出」的基準和子計畫都應該如此。因此在重新審查流程5.1「規劃範圍管理」的DFD圖之後,筆者發現了一個缺乏一致性的錯誤:

在流程5.1「規劃範圍管理」DFD圖中2個輸出項目「需求管理計畫」和「範圍管理計畫」都未流向「發展專案管理計畫」(流程4.2),因此必須從這2個輸出項目各拉一條箭號到流程4.2。如此一來,流程5.1「規劃範圍管理」的解碼圖就必須修正為:

流程5.1的2個輸出項目,「需求管理計畫」會流向「收集需求」(流程5.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號以及數字2,就可以代表該輸出項目會流向2個流程,不過由於這2個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,並將數字2改為「1,1」,以代表該輸出項目會流向1個與流程5.1相同知識領域的流程(5.2),以及其他1個與流程5.1不同知識領域的流程(4.2)。另外一個輸出項目「範圍管理計畫」會流向「收集需求」(流程5.2)、「界定範圍」(流程5.3)、「產生WBS」(流程5.4)和「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號以及數字4,就可以代表該輸出項目會流向4個流程,不過由於這4個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,並將數字4改為「3,1」,以代表該輸出項目會流向3個與流程5.1相同知識領域的流程(5.2/5.3/5.4),以及其他1個與流程5.1不同知識領域的流程(4.2)。

整體來說,PMI®編修小組對流程5.4「產生WBS」的修正是OK的。下一篇將會運用『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查規劃流程群組第6個流程「收集需求」(流程6.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

上一篇:PMBOKG5_14:流程5.3的修訂與勘誤
下一篇:PMBOKG5_16:流程6.1的修訂與勘誤


尚未有邦友留言

立即登入留言