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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_19:流程6.4的修訂與勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案時程管理知識領域」中新增加流程6.1「規劃時程管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程6.3「估算活動資源」(Estimate Activity Resources)在PMBOKG5中就變成流程6.4。
在PMBOKG5中,流程6.4「估算活動資源」屬於規劃流程群組,負責估算執行各項活動所需材料、人員、設備或用品的類別和數量。流程6.4「估算活動資源」有3個輸出項目,「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「活動資源需求」會流向下列4個流程:「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)、「規劃人資管理」(流程9.1)、「規劃採購管理」(流程12.1);「資源分解結構」會同時流向「估算活動工期」(流程6.5)和「發展時程」(流程6.6)。

在ITTO圖中,流程6.4共有8項輸入、5項工具&技術、3項輸出。紫色輸入項目——「時程管理計畫」代表來自其他流程的子計畫;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」、「由下而上估算」和「專案管理軟體」代表會被其他流程重複使用;3個輸出項目——「專案文件更新」會流向外部實體;「活動資源需求」和「資源分解結構」會流向其他流程。

在DFD圖中,流程6.4的8個輸入項目會集中在6條箭號上;流程6.4的3個輸出項目會分散在5條箭號上。這是因為流程6.4這8個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程6.1的「時程管理計畫」,來自流程6.2的「活動清單」和「活動屬性」,來自程7.2的「活動資源估算」,來自程11.2的「風險登記簿」,來自流程9.2和流程12.2的「資源行事曆」,另二個是來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程6.4有3個輸出項目,「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「活動資源需求」會流向流程6.5/6.6/9.1/12.1,「資源分解結構」會流向流程6.5/6.6。

上圖(摘自PMBOKG5第161頁)的輸出項目「專案文件更新」不應該流向「規劃採購管理」(流程12.1),應該修正為輸出項目「活動資源需求」流向「規劃採購管理」(流程12.1),這應該是美編排版錯誤。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程6.4的8個輸入項目中:子計畫「時程管理計畫」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程6.4相同知識領域的流程(6.1),「活動清單」和「活動屬性」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程6.4相同知識領域的流程(6.2);由於這2項來自同一流程,因此另外用一條垂直短線聯結這2條箭號;「資源行事曆」之前要加上點線箭號以及數字2,以表示該項目是來自2個與流程6.4不同知識領域的流程(9.2/12.2);「風險登記簿」和「活動成本估算」之前要加上點線箭號,以表示該項目是分別來自與流程6.4不同知識領域的流程(11.2/7.2);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程6.4的3個輸出項目:「活動資源需求」會流向流程6.5/6.6/9.1/12.1,本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字4,就可以代表該輸出項目會流向4個流程,不過從DFD圖中可以發現這4個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字4為「2,2」,以代表該輸出項目會流向2個與流程6.4相同知識領域的流程(6.5/6.6),以及其他2個與流程6.4不同知識領域的流程(9.1/12.1);「資源分解結構」會流向流程6.5/6.6,因此只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號以及數字2,代表該輸出項目會流向2個與流程6.4相同知識領域的流程(6.5/6.6),由於「活動資源需求」和「資源分解結構」都會流向流程6.5/6.6,因此另外用一條垂直短線聯結這2條實線箭號;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」,因此在該輸出項目之後,加上代表「專案文件」的符號。

整體來說,除了DFD圖的錯誤之外,PMI®編修小組對流程6.4「估算活動資源」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第10個流程「估算活動工期」(流程6.5),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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