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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_25:流程8.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組在PMBOKG5「專案品質管理知識領域」並未新增加新流程,只是把3個流程名稱調整為「規劃品質管理」(Plan Quality Management)、「執行品質保證」(Perform Quality Assurance)和「控管品質」(Control Quality)。
在PMBOKG4中,流程8.1「規劃品質」的輸入項目包含「範圍基準」、「時程基準」、「成本績效基準」,在PMBOKG5中,PMI®編修小組把這3個基準都隱含在流程8.1「規劃品質管理」的「專案管理計畫」輸入項目中:除此之外,PMI®編修小組還在流程8.1「規劃品質管理」中增加「需求文件檔」這個輸入項目。

在PMBOKG5中,流程8.1「規劃品質管理」屬於規劃流程群組,負責辨識專案和其交付項目的品質需求和/或標準,並記載專案將如何證明符合品質要求。流程8.1「規劃品質管理」有5個輸出項目:「品質管理計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2)、「控管品質」(流程8.3)和「辨識風險」(流程11.2);「流程改善計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2);「品質度量指標」會流向「執行品質保證」(流程8.2)和「控管品質」(流程8.3);「品質查核表」會流向「控管品質」(流程8.3);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程8.1共有6項輸入、8項工具&技術、5項輸出。4個黑色輸入項目——「專案管理計畫」、「關係人登記簿」、「風險登記簿」和「需求文件檔」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「品質成本」、「品質七手法」、「標竿法」、「統計抽樣」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「品質管理計畫」和「流程改善計畫」代表會流向其他流程的子計畫。

筆者在審查PMBOKG5過程中,發現另外一個一致性的問題,雖然PMI®編修小組在PMBOKG5中已經訂定許多規則,可是還有一些沒有明說的「潛規則」,諸如:

  1. 所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)
  2. 子計畫可以直接流向規劃流程和執行流程,但是卻不會直接流向監控流程和結案流程(4.4/4.5/5.5/5.6/6.7/7.4/8.3/10.3/11.6/12.3/13.4/4.6/12.4)

就以筆者已經審查過的三個會產生子計畫的流程(5.1/6.1/7.1)為例:

  1. 流程5.1「規劃範圍管理」的輸出項目「範圍管理計畫」只會流向規劃流程(5.2/5.3/5.4),但是並不會流向監控流程(5.5/5.6);
  2. 流程6.1「規劃時程管理」的輸出項目「時程管理計畫」只會流向規劃流程(6.2/6.3/6.4/6.5/6.6),但是並不會流向監控流程(6.7);
  3. 流程7.1「規劃成本管理」的輸出項目「成本管理計畫」只會流向規劃流程(7.2/7.3),但是並不會流向監控流程(7.4);

同理,流程8.1「規劃品質管理」的輸出項目「品質管理計畫」和「流程改善管理計畫」應該只會流向執行流程(8.2),但是不應該流向監控流程(8.3);上圖(摘自PMBOKG5第232頁)的輸出項目「品質管理計畫」流向「執行品質保證」(流程8.2)、「控管品質」(流程8.3)和「辨識風險」(流程11.2)有誤;正確的畫法應該將流向「控管品質」(流程8.3)的箭號去除,以符合一致性。

同樣以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的潛規則來審查流程8.1的輸出項目「成本管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「品質管理計畫」和「流程改善計畫」各拉一條箭號到流程4.2。

如此一來,流程8.1的6個輸入項目會集中在5條箭號上;流程8.1的5個輸出項目會分散在8條箭號上。這是因為流程8.1這6個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程13.1的「關係人登記簿」,來自流程11.2的「風險登記簿」,來自流程5.2的「需求文件檔」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程8.1有5個輸出項目:「品質管理計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2)、「辨識風險」(流程11.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2);「流程改善計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2);「品質度量指標」會流向「執行品質保證」(流程8.2)和「控管品質」(流程8.3);「品質查核表」會流向「控管品質」(流程8.3);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程8.1的6個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「關係人登記簿」、「風險登記簿」和「需求文件檔」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程8.1不同知識領域的流程(13.1/11.2/5.2);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程8.1的5個輸出項目:「品質管理計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2)、「辨識風險」(流程11.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字3,就可以代表該輸出項目會流向3個流程,不過從DFD圖中可以發現這3個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字3為「1,2」,以代表該輸出項目會流向1個與流程8.1相同知識領域的流程(8.2),以及其他2個與流程8.1不同知識領域的流程(11.2/4.2);「流程改善計畫」會流向「執行品質保證」(流程8.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字2,就可以代表該輸出項目會流向2個流程,不過從DFD圖中可以發現這2個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字2為「1,1」,以代表該輸出項目會流向1個與流程8.1相同知識領域的流程(8.2),以及其他1個與流程8.1不同知識領域的流程(4.2);「品質度量指標」會流向「執行品質保證」(流程8.2)和「控管品質」(流程8.3),因此只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號以及數字2;「品質查核表」會流向「控管品質」(流程8.3),因此只要在該輸出項目之後,加上一條實線箭號;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」,因此在該輸出項目之後,加上代表「專案文件」的符號。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』和『子計畫是不會直接流向監控流程和結案流程』2個一致性潛規則之外,PMI®編修小組對流程8.1「規劃品質管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第16個流程「規劃人資管理」(流程9.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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