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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_26:流程9.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組在PMBOKG5「專案人資管理知識領域」並未新增加新流程,只是把流程9.1的名稱調整為「規劃人資管理」(Plan Human Resource Management)。
在PMBOKG5中,流程9.1「規劃人資管理」屬於規劃流程群組,負責辨識和記載專案角色、職責和所需技能、通報關係,並建立配員管理計畫。流程9.1「規劃人資管理」唯一的輸出項目「人資管理計畫」會流向「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)、「管理人資計畫」(流程9.4)、「估算成本」(流程7.2)和「辨識風險」(流11.2)。

在ITTO圖中,流程9.1共有4項輸入、5項工具&技術、1項輸出。黑色輸入項目——「專案管理計畫」和「活動資源需求」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「人資管理計畫」代表會流向其他流程的子計畫。

不過在PMBOKG4中,流程9.1「發展人資計畫」的輸入項目並沒有「專案管理計畫」;唯一的輸出項目「人資計畫」也沒有流向「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)和「管理人資計畫」(流程9.4),卻讓它流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);可是在PMBOKG4中,「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)和「管理人資計畫」(流程9.4)這3個流程卻都有「人資計畫」的輸入項目。

當時為了解釋這個不合理現象,筆者在《人人都可以成為PMP大師:國際專案管理師認證寶典(Ⅰ.祕笈篇, Ⅱ.關鍵詞篇, Ⅲ.題庫篇)》套書(ISBN:978-986-86326-2-2,可以到博客來網路書局購買)中,只好將流程9.1「發展人資計畫」的DFD圖做了修正:在輸出項目「人資計畫」流向流程4.2過水後,繼續讓它流向流程9.2/9.3/9.4,並稱這類輸出項目稱為「過水輸出項目」。

既然在PMBOKG5中,PMI®編修小組定出下列「專案管理計畫」規則:

  1. 在ITTO輸入欄中,如果專案管理計畫的子計畫和基準是主要的輸入項目,它必須明列
  2. 在ITTO輸出欄中,專案管理計畫的子計畫和基準是會以「專案管理計畫更新」呈現,然後在對應章節中再另加描述
  3. 在ITTO輸入欄中,會產生子計畫的規劃流程,專案管理計畫必須明列
  4. 在監控流程中,主要的輸入項目必須是「專案管理計畫」,而不是特定的子計畫和基準,輸出項目則是以「專案管理計畫更新」呈現,而不是特定子計畫的更新

因此在PMBOKG5中,就不需要「過水輸出項目」了。根據筆者在〈PMBOKG5_25:流程8.1的修訂與勘誤〉文中所提到的潛規則「子計畫可以直接流向規劃流程和執行流程,但是卻不會直接流向監控流程和結案流程(4.4/4.5/5.5/5.6/6.7/7.4/8.3/10.3/11.6/12.3/13.4/4.6/12.4)」;流程9.1「規劃人資管理」的輸出項目「人資管理計畫」直接可以流向「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)、「管理人資計畫」(流程9.4)等3個執行流程,以及「估算成本」(流程7.2)和「辨識風險」(流11.2) 等2個規劃流程。

不過新的問題是,當筆者同樣以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查流程9.1的輸出項目「人資管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「人資管理計畫」拉一條箭號到流程4.2

如此一來,流程9.1的4個輸入項目會集中在3條箭號上;流程9.1的1個輸出項目會分散在6條箭號上。這是因為流程9.1這個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程6.4的「活動資源需求」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程9.1的輸出項目「人資管理計畫」會流向下列6個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)、「管理人資計畫」(流程9.4)、「估算成本」(流程7.2)和「辨識風險」(流11.2)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程9.1的4個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「活動資源需求」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程9.1不同知識領域的流程(6.4);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程9.1的輸出項目「人資管理計畫」會流向下列6個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「籌組人資計畫」(流程9.2)、「發展人資計畫」(流程9.3)、「管理人資計畫」(流程9.4)、「估算成本」(流程7.2)和「辨識風險」(流11.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字6,就可以代表該輸出項目會流向6個流程,不過從DFD圖中可以發現這6個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字6為「3,3」,以代表該輸出項目會流向3個與流程9.1相同知識領域的流程(9.2/9.3/9.4),以及其他3個與流程9.1不同知識領域的流程(7.2/11.2/4.2)。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則之外,PMI®編修小組對流程9.1「規劃人資管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第17個流程「規劃溝通管理」(流程10.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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