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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_27:流程10.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組將原本PMBOKG4〈第十章 專案溝通管理〉拆分成PMBOKG5〈第十章 專案溝通管理〉和〈第十三章 專案關係人管理〉兩章,在PMBOKG5「專案溝通管理知識領域」只保留負責規劃、執行、控管溝通的三個流程,並調整流程名稱和編號如下:將「規劃溝通」(PMBOKG4流程10.2)調整為「規劃溝通管理」(流程10.1),將「散佈資訊」(PMBOKG4流程10.3)調整為「管理溝通」(流程10.2),以及將「報告績效」(PMBOKG4流程10.5)調整為「控管溝通」(流程10.3)。
在PMBOKG5中,流程10.1「規劃溝通管理」(Plan Communications Management)屬於規劃流程群組,負責收集和分析專案關係人資訊和需求,以發展專案適當的溝通方法。流程10.1「規劃溝通管理」有2個輸出項目:「溝通管理計畫」會流向「管理溝通」(流程10.2)和「管理關係人全心投入」(流程13.3);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程10.1共有4項輸入、5項工具&技術、1項輸出。黑色輸入項目——「專案管理計畫」和「關係人登記簿」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「溝通技術」、「溝通模型」、「溝通方法」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「人資管理計畫」代表會流向其他流程的子計畫。

在PMBOKG5中,由於PMI®編修小組擬定了「專案管理計畫」規則以及未明說的潛規則,因此流程10.1「規劃溝通管理」和流程9.1一樣也不需要「過水輸出項目」(細節請參考〈PMBOKG5_26:流程9.1的修訂與勘誤〉)。流程10.1「規劃溝通管理」的輸出項目「溝通管理計畫」直接可以流向「管理溝通」(流程10.2)和「管理關係人全心投入」(流程13.3)。

不過當筆者同樣以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查流程10.1的輸出項目「溝通管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「溝通管理計畫」拉一條箭號到流程4.2。

如此一來,流程10.1的4個輸入項目會集中在3條箭號上;流程10.1的2個輸出項目會分散在4條箭號上。這是因為流程10.1這個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程13.1的「關係人登記簿」」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程10.1的輸出項目「溝通管理計畫」會流向下列3個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「管理溝通」(流程10.2)和「管理關係人全心投入」(流程13.3)。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程10.1的4個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「關係人登記簿」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程10.1不同知識領域的流程(13.1);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程10.1的輸出項目「溝通管理計畫」會流向下列3個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「管理溝通」(流程10.2)和「管理關係人全心投入」(流程13.3),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字3,就可以代表該輸出項目會流向3個流程,不過從DFD圖中可以發現這3個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字3為「1,2」,以代表該輸出項目會流向1個與流程9.1相同知識領域的流程(10.2),以及其他2個與流程10.1不同知識領域的流程(13.3/4.2)。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則之外,PMI®編修小組對流程10.1「規劃溝通管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第18個流程「規劃風險管理」(流程11.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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