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成本管理是一門複雜的學問(至少對我來說是如此),卻是專案經理想要和老闆溝通不得不練就的功力。假設績效(產值)是眾老闆們最關心的重點,那麼成本絕對是排名第二的項目,好的專案非但能開源,還能節流,替公司省下大筆預算。成本管理的第一課,是要了解實獲值管理(Earned Value Management,簡稱EVM)的概念,簡單來說,就是透過計算預計成本、預計進度、實際成本、實際進度之間的關係,來釐清專案現況,並進而預測未來還需花費的時間及資源。
但今天並不深入談實獲值管理,即使它是相當重要的工具,但對於新創公司或中小企業而言,如何開源節流遠比分析現況來得重要,畢竟預算是很難追加的(或者一開始根本沒有預算可言)。老闆們在意的或許是最初的成本估算,有了初估的預算後(當然算出來也不一定代表拿得到),才能更有效評估專案的可行性。成本估算可透過幾種方式 :
類比估算
簡單來說,就是套用過去經驗來估算,但每個專案的情況不盡相同,所以這一類的算法容易有誤差,但卻也是最常被使用的方式,特別是當專案還在評估階段時,手邊的資訊經常是有限的,因此不得不利用類比估算法來作為第一次的預算粗估。
參數估算
使用歷史資料或統計關係得到一個估算值,可以想像是類比估算的數值化,例如過去執行的經驗顯示,A工作需原件100組,每組原件100元,組裝需一個月,每人薪資約3萬.... 經過計算後,可得到A工作的成本估計。
由下而上估算
配合WBS,針對一個一個已經拆分好的工作包進行估算,最後累加而得,由於估算的層面較為廣而深,因此一般來說會比較精確,且過程中還可套用類比或參數估算的方式進行。
三點估算
當過去的經驗已無法作為參考時,或專案包含太多不確定性,此時可以使用三點估算或PERT估算法,就是將成本分為"最可能"、"悲觀值"、"樂觀值"三種,也可以想像成"我覺得應該是這樣"、"但總有萬一或不幸"、"拼一點可以達成" (而通常第三項大概是普遍老闆們會想聽到的) ,再將這三項加權平均而得一個估算值。
不論使用何種方法進行估算, 最終都是希望能夠精準掌控預算,因此,對於專案所要執行的工作了解越詳細,估算也會越精確。對專案工作難易度最清楚的莫過於 more...
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