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寫給客戶及老闆的專案報告(附範本)


同事走在地毯上的腳步聲,是平常你不會去留意的,今天辦公室的空氣異常寧靜,說不上是一種肅殺的氣氛,但你就是會下意識地將自己武裝起來,約翰平常上班的時候,偶而會跟同事開個話匣子弄點笑話來輕鬆一下,但今天一個早上不管怎麼幽默就是不好笑。我桌上的分機響起來,再平常不過的事了,怎麼會突然嚇了一跳,總之今天就是怪得令人混身不對勁。
總副:「John,你進來我辦公室一下…」
「好,馬上過去!」我就說吧!約翰向來第六感就很準。
副總表情肅穆地對我說著:「John,你負責的這個高達26億元的案子,董事長很重視,你整理一份資料給我,下週我們先跟總經理報告一下。」
我們這種征戰專案多年的老PM,約翰立刻心中有一本報告的藍圖,我很有自信地對副總說:「我會先描述一下專案的概況,然後將我安排的人力資源說明一下,包括合作廠商,然後將專案時程及成本做成統計圖表,輔以進度說明,最後再將本案的風險做重點式的報告,結束前再來個總結及例外說明,大約20頁左右,報告時間約15分鐘。」很專業對不對!約翰由不得佩服起自己過人的系統思考及組織能力,正在等候著老闆給予肯定及掌聲。
副總回應說:「John,你做專案有幾年了?」
John:「報告副總,沒有15年,至少也有10年了。」約翰繼續等待副總給我一個讚。
「John,你已經不是初階的PM了,公司處長級以上的員工,都同時肩負起公司營運及業務的任務,倘若你想讓自己更上層樓,你必須要試著調整自己的心態,那些你已經熟悉的專業就請同事幫你完成,你要報告的內容只有一頁,試著將你手邊所有的專案,目前的狀態,包括Presales、PoC、進度、成本、人力資源的使用、以及Post-sales可能的商機都說明清楚。記住!資料不要多,只要一頁就行了,報告時間只有5分鐘。」副總臉色鐵青對我說著……

此刻,約翰頭頂有很多隻怪獸、烏鴉、以及一些鳥類呼嘯而過,心中暗自想著:「是怎樣!一頁最好可以寫那麼多東西,要不然你自己來寫好了。」一開始約翰跟絕大多數PM的反應是一樣的,明明就是很複雜的專案,涉及公司內外部溝通,而且客戶的狀況又那麼多,心中的「看」聲此起彼落。
當然囉!約翰打滾職場江湖將近20年,肯定會謹遵「老闆的話永遠是對的」,並且以友善的表情,極富耐心地回應著:「好的!我回去努力看看,有問題再來請教老闆。」
離開辦公室前,老闆還不忘交待了時間:「明天早上前給我,剛好我下午要跟董事長開會,他如果問到此案,我可以先跟他報告。」

此時,約翰全身上下,所有的血液都流向五根手指頭的末梢,下意識不自覺得想要緊握雙拳………
回到座位後,約翰思索著副總交待的功課,嘴巴還是持續碎碎念,想著想著……約翰開始反省,如果我只能做教課書教過的東西,那我豈不跟一般的PM一樣?我應該要利用PMBOK的知識,做出一份可以讓老闆產生提問興趣的報告才對。

熬夜加班,爆肝血尿,已經是資訊工作從業人員的家常便飯,誰說SKII只有蕭薔才能用,約翰也是只睡一個小時,我的早餐就是服用SK II青春菁華液。到公司後立刻將思考整晚做出來的報告Email給副總(這份報告請參考隨附在本文的Excel附件檔案),我很耽心又被叫進去,免不了一頓教訓,結果,一整天老闆都沒有召見我。
不管報告做得好不好,醜媳婦終究是要見公婆的,跟總經理報告的日子終於到了。
副總臨時對著John說:「等一下你來報告,我來補充,記得話不要多,老闆有問題再回答就行了。」
「ㄜ…… 要我上台報告也不早點跟我說,現在到了會議室才陷害我,這樣應該算是上了賊船吧!」約翰心裡滴咕著。
總經理手中拿著杯子走進會議室,低沈的嗓音:「會議開始,John你先報告吧!」
約翰深深地吸了一口氣,屏氣凝神,心裡先想著「沒有什麼大不了的…」

報告開始:「總經理及各位同事早安,本計畫拆成5個子專案,目前有4個案子已經確定是我們公司拿到,仍有一個案子還在PoC中。其中C專案進度目前由於人力及設備因素,有嚴重落後的現象,大約落後31.2%;而D專案雖然規模較小且已經結案,但結算成本後超出原本預算921萬元。在人力資源方面,因為James是系統設計及架構首席顧問,必須參與每個專案,形成單一人力瓶頸,無法再承接其他專案;而嚴重落後的C專案,因使用了過多人力,預估在結案後可能超支預算7,880萬。目前努力在做跨部門協調、客戶需求確認及溝通上,期望專案順利進行,以上是我的報告。」約翰就控制在5分鐘之內說完,心藏跳得很快咧。(請注意有標示紅底白字的部分)

總經理:「專案資料整理得很清楚,你們對B專案的PoC有沒有信心啊?」
約翰回答:「一切都在掌控中,且A、B兩案有關聯,我們應該可以拿下這個案子。」

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