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第 11 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 10
7
Modern Web

菜鳥工程師必修的 30 堂溝通課系列 第 10

奪回你的辦公時間,降低溝通頻率的各種技巧

當進入公司時,每一個窗口都會想要瓜分你的時間,PM 會想找你討論網站架構,UI 會拉著你問說他這樣介面可不可行?工程師會找你討論系統穩定度。

你會發現到最後,自己的時間所剩無幾,嚴重的話也會導致自己的進度嚴重落後,那麼該如何奪回時間的掌握權呢,以下提供一些方法給各位。

優先做會卡在自己身上的任務

我以前都會做自己負責的事情,就是專心寫 CODE,當 PM 交辦我一些事情時,非 CODE 的事情都會先擺在後邊,以致於 PM 一直在抓殺我,例如說:

「洧杰,我三天前跟你說要幫我確認的東西好了沒?你確認好我才能跟客戶確認啊!」
「你怎麼還沒跟後端溝通這個功能?這樣後端就沒辦法幫你開 API 了!」
「UI 說你還沒跟他討論動畫設計的可行性,這樣我沒辦法報人力天去報價,你到底要拖多久,我已經講第三遍了!」

有沒有發現上面的共通性?就是這個任務流水線卡在你身上,以致於專案無法持續推進。所以窗口們自然就會瘋狂追殺你,你被打擾的頻率當然也會變得超級高。

以前我都以為是大家找我麻煩,後來才學到,必須優先做會卡到別人進度的任務,這樣那些窗口才不會屢次跟你要進度。

在以前我很少跟窗口壓時間,例如某某時間內給他進度回報,現在有這觀念就都會主動先跟窗口壓時間,這樣好處在於窗口知道何時可以獲得我這邊的進度,自然不會屢次來打擾我,自然就可以達到我寫這篇文的目的,那就是降低溝通頻率

刻意營造專注環境

當你在比較大的軟體公司時,你能專注寫程式的時間有「整整兩小時不被打斷」是非常奢侈且稀有的一件事,因為任何窗口都想找你討論事情。

但是有些程式邏輯很複雜,一被打斷很難恢復到狀態上,所以這個環境你必須刻意去營造才有辦法,怎麼做呢?我分享我的經驗給各位。

和同事說過一段時間會主動去找他

當有同事找你時,但你剛好在解一個很難的邏輯程式時,你可以試著和他說:「我這個快寫完了,大概下午三點前我去找你好嗎?這樣剛好可以交付你昨天提的功能」、「可以等我 15 分鐘嗎?我正在部署重要的東西,好了後就去找你。」

這樣的好處在於,對方知道你在用重要的東西,然後他也認為你有尊重他的工作任務。

讓同事知道你目前正在專注狀態

我以前看文章有看到一間軟體公司,PM 會看工程師耳機的燈號來了解是否要去打擾,如果是紅燈就是表示先不要打擾,有事可以先在 slack 留訊,綠燈就表示可以問任何問題。

或者是在自己的座位放上一個小白板,並指向你的狀態是在專注中也 ok,你也可以試著讓同事知道你的專注狀態,好讓他們尊重你的時間。

與同事討論溝通頻率

在以前我就是一個會持續盧後端的工程師,盧到嚴重影響拖延到他的工作,於是他就和我說:「這樣也不是辦法,你每十五分鐘就來找我一次,我真的沒辦法寫程式,你能不能試著將問題整理起來,然後再一次解決,溝通品質和效率才比較好?」。

我才意識到原來還有這種溝通法,為了不過度影響同事的時間,出現問題時我會先習慣整理起來,然後再約個時間一次問。原本我是一天敲後端十次以後,到後來就慢慢得變成一天五次、三次,甚至是兩三天只需要溝通一次,其他都透過線上 slack 討論即可,溝通頻率也大大降低。

在公司建立信賴帳戶

這信賴帳戶是什麼意思呢?像是上面有提到你為了要做專注的工作需要開發時間,以致於你請同事等你一下,你會再過去找他。

但以前的我也曾經用這招來唬同事們,最後也沒去找他們,結果我的信賴帳戶也因此破產,同事再也因此不信任我。
或者是我跟對方講說:「我一定會在週五前給你東西,今天先讓我專心寫程式。」結果最後還是無法如期給他,也導致之後那半年他還是會頻繁追殺我,跟我要進度。

所以當你希望同事不要屢次打擾你的大前提是,必須讓同事信任你會「言出必行」,而不是放狼的孩子,這樣他們才會安心地讓你去管控時間,而非必須盯著你做事,一起共勉之 :D


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菜鳥工程師必修的 30 堂溝通課30

2 則留言

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心原一馬
iT邦研究生 5 級 ‧ 2019-09-11 06:55:42

你好:
覺得看了你的文章不僅可以學到職場溝通,
還能夠學到時間管理呢,
寫的很棒哦,期待後續能夠學到更多實用技巧呢。

1
阿展展展
iT邦好手 1 級 ‧ 2019-09-16 10:58:58

信賴帳戶這名詞感覺很棒!!!

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