很高興入圍了十專獎的複賽, 安排週日下午在台北的中華電信公司的會議室與舉行第二階段的面試, 要準備八分鐘的簡報內容, 以及十二分鐘的統問統答, 共20分鐘的複賽, 這種經驗是準備過才能體會的, 心得分享如下:

1. 八分鐘的簡報

八分鐘, 你覺得要幾張簡報才夠? 其實八分鐘很快就過去, 建議大家不要太貪心, 以前念研究所時就有訓練一張簡報約一分鐘, 所以八分鐘最多給你八張簡報, 但光問題就有八大題組, 所以我實際上只準備了14頁 (封面(1), 大綱(1), 自我介紹(1), 公司介紹(1), 八大題組(8), 結語(1), 封底(1)), 保留大多數時間在八大題組的"加強說明", 什麼叫加強說明? 就是看每個人可能在第一階段備審資料時, 有所遺漏, 或說明不清想要再次補充的地方, 而我自己的策略是"加強說明4~5分的地方", 因為時間有限, 就要用在最有價值的地方, 如同之前兩篇心得所提到的, 我認為基本門檻是3分, 就是全面的文件化, 但是要到4分的衡量機制或是5分的持續改善, 其實除了專案經理本身的作為之外, 也需要公司制度上的配合, 因此難度較高, 或是可能只會做到某個部分或程度, 所以我就強化說明了在八大題組上, 可以補充用於4分或5分的地方, 當然由於每個人所面臨的專案立足點不同, 我還是得再次強調這點, 因為從聽說明會內容時, 你就發現各行各業的專案情況差異頗大, 所以每個人強調的點會不一樣, 或是用來陳述每個題組的素材也不同, 所以細節上無法提供太多個人化的內容, 一方面是這樣刻板化之後也不見得有利於每個人, 另一方面這也沒有絕對的答案, 但是做為一份簡報或好的presentation, 我覺得"連貫"與"一氣呵成"是簡報力的關鍵, 所以"練習, 練習, 練習"很重要, 所以要說三次, 因為八分鐘實在太短了, 沒有多練習幾次, 只要一有卡頓, 肯定超過時間, 我至少演練了十次, 其實也才花一個多小時把它講順不卡頓就好了, 另外, 可能有人或想說在簡報後加一些補充頁面或資料, 我原本也這樣想, 但剛好沒時間準備, 實際情況也用不到, 所以無須準備太多資料, 因為真的時間非常有限, 鈴響就結束!

2. "統問統答"需要臨場反應

實際上場時, 因為有練習過, 所以完全沒有卡頓, 甚至還有點講太快, 想說第七分鐘的通知鈴怎麼還沒響? 因為我都快要講到第八題了, 所以只好稍微放慢一點, 或是稍微補充說明多一點, 但至少順利在第一個八分鐘時段裡順利完成簡報, 沒有問題~ 之後就進入了刺激的"統問統答", 因為是六位評審委員依序提問, 所以你必須訓練能邊聽問題, 邊理解問題, 邊記錄下問題的Note, 幫助自己記得等一下該怎麼回答, 我也不確定我被問的問題是不是最多的? 因為我總共被問了11題 (聽說別人只有4~5題@@), 而且問題幾乎都不是簡報上的, 都是從備審資料來的, 所以事後想一想, 若是整個時間是固定的話, 那我用來回答的時間一定是比別人少的, 或至少分配在每個問題上能回答的時間是更有限的, 幾乎聽到的都是沒辦法回答完全部的題目, 我至少也回答到第10題才鈴響, 但事後回想起整個過程, 若再一次, 我可能會採取下列的策略, 來改善整個統問統答的技巧與經驗, 但這其實需要平時的練習與臨場反應:

(1) 訓練快速紀錄提問重點與心中第一個浮現的答案, 因為沒有時間讓你思考問題太久, 否則會無法專心聽下一題的問題, 所以往往心中聽到問題的第一個念頭就只能是答案, 感覺跟去考英文聽力很像, 就是要快速決定, 不能遲疑太久

(2) 其實評審提問的內容有可能是類似的問題與答案, 這時因為也沒有規定要照順序回答 (這點很重要, 沒有規定, 但普遍會選擇這麼做) 但我認為你可以快速將類似的數題問題打包, 統一做一次性的回答, 除了節省時間做更完整的陳述之外, 也可避免浪費說"這題如剛剛說明的那樣...這其實沒有實質意義的說明" 將時間精準的用在論述上

(3) 因為提問也有分簡單與困難的問題, 因此你必須在最短的時間內, 選擇從簡單, 或是上述的包裹式的優先回答 (簡單的問題可能只是位評審沒看懂你的備審資料上的論點, 或是對於整個專案的價值延伸出來的問題), 甚至選擇放棄非常困難的提問, 像是從專案管理方法論出來的問題, 就像有一題我印象深刻, 我被問了怎麼做scrum of scrum...我有點傻眼@@ 因為我們完全不到大型scrum的level @@" 沒有經驗啊~~~

(4) 不建議再找簡報上的內容來回答問題, 因為時間非常有限, 不過還是看問題本身判斷, 但找簡報上的資料是相對花時間的, 還不如直接回答就好

最後, 其實我也不知道到底評審們是期待問題被怎樣的回應, 畢竟每個人大多數的經驗應該都是被訓練成要完整回答問題的, 但在這種規則下, 唯有採取上述歸納的經驗, 才可能將"統問統答"做比較好的表現, 但這真的得靠臨場反應, 因為很多事情的決定都只在一瞬間, 沒有辦法讓你考慮太久, 這大概是最大的挑戰, 可以想像新聞上的那些發言人, 如何即席應對記者提問又不能說錯話, 確實有難度!