圖片截取自ITPM十專獎網站

延續昨日上一篇未談完的內容...

3. 定調代表性專案與陳述的架構
   根據投獎心得, 最好建議還是要定調出一個"代表性專案"來貫穿整個論述的主題與主軸, 以我自己舉例, 我重新定義了一個大的專案主題來串連兩年內相關的十一個專案, 除了讓評審在閱讀時較易掌握主題, 不會東講一點西說一些跳來跳去的之外, 也可以清楚表達整個專案是持續改善到後續其他的專案上的, 此外, 我想很多人可能跟我有一樣的疑惑吧?或是只有我有? 就是是否要刻意再做一些資料來當佐證?因為每個人的專案的立足點高低不一定, 各面向上的資料有多有少, 但我把握的一個誠信原則是"不可生出當時沒有完備的假資料", 而只在為了清楚表達專案完整度上的說明上, 做一些補充說明的資料, 比方說, 我為了要說明十一個專案之間的承先啟後關係與時間點, 所以另外做了一份專案時間軸與專案關聯圖, 這是專門為投獎所做的補充, 因為當時在專案進行時不可能有這樣的表述, 而且沒有這樣串起來表述, 應該也沒有人能看出專案的規模與複雜度, 所以這是必要的補充, 除此之外, 我就全部是拿當初的專案紀錄與成果, 有多少就陳述佐證多少, 所以就盡量截長補短, 盡量在做得比較好的題組上多發揮.

4. 二十四題目分別論述說明
   由於二十四題是每一題分開評分的, 所以我建議是把問答題用Word的分頁功能拆成24頁, 以一頁一題的方式來說明, 也可以掌握陳述內容不會過多或過少, 我自己是就以一頁為限, 然後論述的方式我偏向採用敘事的方式, 但是到需要提出佐證資料的地方, 就用括號來表達參考資料的第幾項, 很像在寫論文那樣, 加上評審委員多是大學教授或博士級專家, 應該也較習慣論文的表達, 但是與論文不同的是, 是將佐證資料附於24題之後, 參考資料1,2,3...這樣一路列下去, 陳述中也可以交互與重複引用, 但不影響本文的閱讀, 若評審需參閱參考資料就可以照順序去參照 (至於做不做目錄, 見仁見智, 因為是PDF格式繳交, Word的目錄功能不確定在PDF上是否能用來方便跳頁), 而參考資料做法, 我是選擇附上一部份的資料就好, 可能只有網站截圖(附網址), 照片, 簡報檔用備忘錄提供縮圖(也是部分), 文件也只附上可證明的部分(如合約封面, 簽名), 所以雖然最後總共用了71項的佐證資料, 但整份審查檔案也才100多頁, 檔案也沒有太大, 轉檔成PDF之後就更小了, 不會遇到檔案過大的問題.

5. 檢查整體性的邏輯與上傳資料
   雖然上述經驗分享的好像準備得很充分, 但其實我還是趕到了截稿當日的凌晨四點半才完工(不得已的熬夜@@), 除了平日工作中只能蒐集資料與盤點思緒之外, 真的沒有太多時間統整, 不過這邊我也分享一個我的小方法, 就是我當時是把二十四題分別在Evernot上開了記事本, 這樣我隨時想到那些資料或陳述方式可以用於哪一個題目時, 我就可以隨時用手機記錄下來或是記下去找出以前的某一份資料當成佐證資料, 就這樣積少成多, 慢慢蒐集與構思整個論述的內容, 這裡也必須得說, 只有在你真的寫出第一份草稿之後, 才會真的對二十四題有深刻的認識與體會之間的關聯性, 就像專案個面向其實是環環相扣的, 所以才必須檢查整篇的邏輯論述是否都合理, 能否一氣呵成的表達出自己在專案中扮演的重要性與貢獻的價值, 而且就如同說明會中提到的, 大部分其實都會是3分(至少文件化有做到), 至於要往上到4分或5分, 就要看個人的努力與公司的制度了, 這部分我也不知道評審對我提供的佐證認同到哪裡, 總之, 建議最好提早寫出一份草稿再保留一些時間來潤飾會比較好, 最後, 記得先熟悉一下上傳的網站介面, 我猜是自建的, 沒有太直覺的UI, 但可用, 所以最好風險管理, 提早決定自填分數與上傳, 以及避免檔案過大問題.