圖片取自十專獎WiKi網站

其實從去年(2018)就開始關注十專獎的相關活動事宜, 但當時覺得專案各方面都還不算成熟, 加上看到投獎的相關高標準要求之後, 直覺就是難度太高, 無論是對公司的標竿企業獎或是個人的十專獎而言, 不過隨著時空環境的改變, 今年(2019)上半年預見歷經二年的專案即將收尾告一段落, 加上今年初開始聽了幾場線上投獎心得分享與說明會之後, 便覺得躍躍欲試, 最大的轉變其實是"想讓自己一手完成的專案留下一個美好的紀錄, 同時也想去檢視自己這幾年在專案管理上的功力, 是否具一定的水準", 而且若是錯過今年投獎, 也不確定未來何時可以再有機會從頭到尾參與這種新產品專案, 因此便積極思考該如何準備整個投獎的時間規劃~ 就如同很多得獎人分享的, 投獎過程本身就是個"專案", 你也是得先規劃好整個時程, 從(1)聽說明會, (2)蒐集資料, (3)定調架構, (4)歸納撰寫, (5)順稿上傳....等等, 還是需要有條理的安排, 這點對於參與的專案經理來說, 不應該是太困難的規劃, 若是這樣的安排就感覺困難, 那只能說要想要入選的難度也相對提高了

以下就我這次的投獎經驗, 分別說明上述的五大步驟:

1. 線上說明會一定要聽
   之所以要聽線上說明會, 除了了解十專獎的發展歷史, 名聲價值, 各種Benefit之外, 主要還是那"八大題型二十四題組"沒有經過任何說明之前, 是絕對摸不著頭緒的, 不信的話, 在聽說明會之前, 先閱讀過那二十四個問答題, 肯定會覺得不知道在問什麼?或是好幾題不都是在問一樣的事情?所以為了站在歷屆得獎前輩的成功理解與經驗上, 各種線上說明會要先聽過一輪, 就算無法即時參與線上說明會, 也可以事後看錄影, 我認為效果一樣, 多聽不同得獎者的分享之主要理由是"每個人的專案與條件都不同", 多聽不同觀點才能參考到比較適合自己公司的舉例或是論述表達方式(如講故事的寫法), 加上針對題組的分類 : (1)策略, (2)組織, (3)資源, (4)技術, (5)變動, (6)文化, (7)監控, (8)成果, 每一題組又分成三個面向來論述 : 知識(30%), 績效/執行力(45%), 個人能力(25%), 所以總共24題要回答, 聽完說明會之後才會對投獎要準備的各種資料有所底, 也才能開始蒐集資料.

2. 要提早蒐集彙整佐證資料
   由於過去做專案時不可能預先就準備齊全所有上述投獎需要的各種面向的佐證資料, 因此隨著逐步對於題組的理解之後, 有想到什麼專案資料就要開始蒐集, 因為很有可能很多專案資料是四散在各處的, 這並非代表組織流程資產管理不好, 而是本來越大型跨越很多部門的專案, 就有可能分別存檔了各別面向的資料, 舉例來說, 你想要準備一張ISO 9001的品質管理證書來證明"文件化"是公司全部專案都導入且有所規範的(喔~這樣就3分了耶), 你可能需要先跟品管部門要證書電子檔, 或是你可能需要找出一些歷史照片來說明各種專案進行過程中的"溝通, 討論, 會議, 成果"...等等, 都需要時間來逐步蒐集, 絕對不要等到最後一刻, 肯定是會來不及的

明日待續...