提到企業檔案分享管理，可以先從宏觀的角度來看檔案產出與使用行為的關係，早期檔案管理強調的是內容儲存，不論是透過個人電腦、伺服器共用空間或外接硬碟空間作為儲存媒介。但強調內容儲存的管理方式，相對缺乏存取彈性與管理機制，因此有一段時間文管系統開始成為主流，檔案管理都要上傳到文管系統進行檔案紀錄與行為控制。但使用傳統文管系統也會遇到管理問題，例如，操作過於複雜或員工僅願意將少數檔案上傳至管理系統中。
隨企業應用系統越來越多，檔案已經不再專屬一套系統管理運用，因此開始進入端點安全管理，針對不同套資訊系統，制定一致性的檔案安全存取規範。雖然端點管理是多數企業選擇的安全管理方式，但就會衍生出備份跟儲存問題，資訊系統採 Files 或 Database 的儲存方式各有不同儲存管理設定，甚至要搭配 NAS、SAN 架構來分散式管理，產生查找困難、甚至資料丟失的困擾。
因應新的雲端時代，觀察未來的檔案管理與分享將從 EFSS (Enterprise File Synchronization and Sharing) 轉型成內容協作平台 CCP (CCP, Content Collaboration Platforms)這裡重要差異點在於檔案的產生已不在由端點發起，而是統一由雲端為入口產生檔案後，再決定檔案要跟哪一套資訊系統或儲存系統介接，而企業檔案資訊安全的第一線控制，要先從雲端安全開始。
綜合上述的觀察，未來企業導入雲端服務來進行檔案分享管理將從面臨以下幾個面向的需求
1. 儲存管理
雖然雲端來進行檔案管理是趨勢，但實務上雲端檔案管理與端點管理共存，因此規劃資料同步與版本管理會是使用者操作上的面臨的問題，另外雲端檔案儲存與內部備份系統整合也是需要納入評估。
2. 分享管理
過去分享的困擾在於面臨到開放給非公司外部成員存取問題，包含身分驗證、存取權限的設定跟時效性，這些問題雖然可以透過雲端檔案管理系統來解決，但是企業會要面臨內部系統與雲端系統權限不一致的問題。
3. 替換升級
將內部老舊系統汰換，節省管理與資安維護成本這件事情，一直是管理者想要做的，但雲端轉雲端或跟內部檔案系統資料轉換，現階段沒有一致性的標準機制或規範，因此要仰賴第三方廠商的工具或服務才有可能實現。
4. 資安彈性
觀察市場上提供給企業使用的檔案管理雲端服務，多半具備安全機制，但這些安全機制是否符合組織需要或者可以結合組織現行的資安政策，例如檔案不落地或浮水印，提供桌面與行動的資安功能設計。
根據 iThome 的調查，預估 2020 年將有 67% 企業檔案存除以雲端檔案儲存分享為主。原本企業在檔案管理已經是相當複雜的問題，加上檔案分享的問題要處理，不論是企業雲端硬碟、其他端點如隨身碟 (HD)、郵件歸檔 (Email Archive)、網芳或 FTP 分享，都會面臨資料安全上傳、授權、安全存取、紀錄追蹤等問題。
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